Nettverks-e-postmal
Forbedre dine nettverksferdigheter med LiveAgents e-postmaler og tips. Lær å skrive overbevisende emnelinjer og meldinger for effektiv kommunikasjon og relasjon...
14 min lesing
LiveAgent
Email Templates
+1
E-postkommunikasjon startet i 1971 da Ray Tomlinson sendte den første e-posten til seg selv. Selv om denne teknologien allerede er over 50 år gammel, sendes milliarder av e-poster hver dag. Noen ganger leser og sender vi daglig flere e-poster enn vi møter ekte mennesker. Likevel begår vi de samme feilene i e-postkommunikasjon som vi bør unngå for vår egen skyld. Så hvordan forbedrer vi e-postene våre?
Nedenfor er 10 tips for effektiv e-postkommunikasjon:
1. Vær klar og kortfattet
De fleste mennesker har for lite tid på dagen til å lese og svare på e-poster. Brødteksten i e-posten bør være informativ og direkte. Selv om du bruker andre alternativer til e-post, vil mottakeren din sette pris på korte og klare meldinger. Vurder å bruke punktlister eller skrive en separat e-post for hvert emne du trenger å kommunisere med noen om.
Husk: Lange e-poster suger livet ut av mennesker.
2. Vær høflig
Med mindre du er på god fot med noen, unngå uformelt språk, fagterminologi, slang og upassende forkortelser. Tenk på hvordan e-posten din “føles” emosjonelt. Hvis følelsene dine kan bli misforstått, finn en annen måte å formulere ordene dine på. Vær vennlig, respektfull og takknemlig.
Vil du vite når du skal bruke en uformell, formell, alvorlig eller vennlig tone?
3. Bruk en tydelig emnelinje
På grunnlag av en emnelinje bestemmer mennesker seg for om de skal åpne en e-post eller ikke. Mange mennesker mottar en enorm mengde e-poster, det er viktig å beskrive hva leseren vil finne inni. Mottakerens innboks gjør den første oppryddingen for dem. Og meldinger uten emnelinje anses som dårlige e-poster og blir derfor videresendt til spam.
4. Vær oppmerksom på stavelse og grammatikk
Dette er en enkel måte å vise at du bryr deg. Prøv å lese meldingen din høyt for å hjelpe deg med å fange opp eventuelle grammatikkfeil eller ubehjelpelig formulering som du ellers kan gå glipp av.
5. Husk at e-post aldri er privat
Meldingen din kan bli videresendt til andre mennesker uten din viten. Hvis informasjonen din er svært konfidensiell, sørg for at den kommer til riktig person.
6. Sett hovedpunktet ditt i begynnelsen
Hvis du svarer på et spørsmål i noen sin e-post, sett svaret nær begynnelsen. De fleste mennesker liker ikke å lese lange avsnitt for å få hovedpunktet på slutten av meldingen.
7. Bruk SVART-tasten
Inkluder den forrige meldingen når du svarer på en e-post. Ikke start en ny e-post. Denne praksisen sparer tiden din og tiden til mottakeren din.
8. Vær miljøvennlig
Unngå å skrive ut e-poster når det er mulig. Du vil kunne holde kommunikasjonen din bedre organisert og dessuten spare trær.
9. Unngå Å SKRIKE
Ikke bruk alle store bokstaver, det innebærer skriking. Det er også VANSKELIGERE Å LESE skrevne bokstaver som er av samme størrelse, så gi leserne dine en pause.
10. Inkluder signaturen din
Ikke gjemme deg bak en e-post og inkluder navnet ditt. Avslutt meldingen din med “Med vennlig hilsen”, “, “Med hilsen”, " eller “Alt det beste”, " avhengig av situasjonen. Ikke glem å skrive navnet på et selskap under navnet ditt eller dele det digitale visittkortene ditt.
Avsluttende tanker
Innse at når meldingen din er sendt, er det umulig å tilbakekalle den. Ved å sende feil melding til noen kan du skade og ødelegge virksomheten eller karrieren din. Alltid dobbeltsjekk meldingen din og mottakerlinja før du sender noen e-post. Det er også en god idé å opprette en ny e-postkonto dedikert til utrekkinger og klientkommunikasjon.
