Hvorfor bør du integrere programvare?

I dag er det normalt å ha og bruke minst ett programvareprogram i en bedrift, ikke sant? For et par år siden var dette ikke så åpenbart; nå er det obligatorisk. Selv tidligere tok bedrifter som hadde kraftig programvare det som en konkurransefordel; i dag er det ikke lenger en fordel; det er en nødvendighet. Dessuten, integrasjon av programvare er nødvendigheten i dag.

Det er verdt å nevne at 17% av selgere navngir mangelen på integrasjon med andre verktøy som den største utfordringen i jobben deres. Denne statistikken understreker den kritiske betydningen av programvareintegrasjon i moderne forretningsdrift.

Programvare og maskinvare

For noen tid siden var det nødvendig å ha dine egne servere, hvor du oppbevarte systemene dine, informasjonen din og dataene dine. På denne måten var du “sikker” på at alt var under din kontroll, på et sted du eier.

Denne praksisen var den mest vanlige. Det var velkjente installerbar programvare tilgjengelig på PC-er bare. Selv til i dag fortsetter mange bedrifter (av alle størrelser) å bruke installerbar, on-premise-programvare på grunn av interne sikkerhetspolicyer, eller for det enkle faktum at endring av denne typen systemer i store og byråkratiske strukturer er noe kompleks og tidkrevende.

Bruk av on-premise-programvare installert lokalt krever MASKINVARE. Og maskinvare (bortsett fra programvare) er også en investering. Du må huske at utstyret du bruker i dag vil bli foreldet, og du vil bli tvunget til å oppgradere det.

Den nye epoken

I dag, takket være de berømte skybaserte kommunikasjonsplattformene eller programvare som en tjeneste (SaaS) løsninger, vil du aldri, aldri måtte bekymre deg for å holde maskinvarerekken din oppdatert med dyre servere, og enda bedre, du trenger ikke å bekymre deg for sikkerhet.

Hvordan er dette mulig? Vel, for å gjøre det veldig enkelt, tilbyr noen bedrifter tjenesten med å fungere som serveren din, men i skyen (via internett). Så i stedet for å bekymre deg om maskinvaren, gir du dem ansvaret for det; og for sikkerhet også, ved å bruke HØYT anerkjente sertifikater. I de fleste tilfeller er disse bedriftene Google Cloud og Amazon Web Services.

Hva er programvareintegrasjon i utgangspunktet?

Så, i det øyeblikket du bestemmer deg for å flytte operasjonene dine til et skybasert programvaremiljø, er det mange systemer du kan velge mellom. Og mange nye muligheter er tilgjengelige foran deg. En av disse mulighetene kalles programvareintegrasjon.

Det gjør det mulig for deg å koble sammen verktøy og systemer som du normalt ville brukt separat, til en plattform. Takket være å koble dem sammen, tillater du ulike løsninger og applikasjoner å utveksle data og kommunisere med hverandre. Alle data lagres på ett sted; teamet ditt trenger ikke å logge inn på ulike systemer for å gjøre samme jobb eller finne informasjonen de trenger.

Mange manuelle eller kjedelige oppgaver blir automatisert, og forretningsprosesser enhetliggjort. Du kan få det beste ut av programvaren din og utnytte kraften i synergi ved å kombinere deres beste funksjoner.

Hvordan kommuniserer systemer?

Okay, så hvordan kan disse systemene kommunisere med hverandre? Dette er hovedutfordringen ved å ha flere programvarebiter. Og det er her den virkelige bruken av APIer (Application Programming Interfaces) kommer inn.

APIer er definert som sett med prosedyrer og funksjoner som tillater ulike systemer og applikasjoner å få tilgang til data eller funksjoner i annen programvare eller løsning. API er en programmerbar forbindelse mellom mange verktøy som spesifiserer hvilke data som kan flyttes fra en enhet til en annen. På denne måten og takket være teknologien kan du automatisere mange, mange prosesser som du utfører i organisasjonene dine ved hjelp av ulike løsninger.

La oss se på noen eksempler:

• Når en prospekt blir en kunde (dette skjer i en CRM), vil du at systemet skal utløse handling i ERP, forberede en elektronisk faktura og sende den til den nye kundens e-post.
• Hver gang du legger til et nytt produkt i ERP-en din og lageret er større enn 0, vil du at systemet skal legge det til på eBay og Amazon til samme pris, og hver prisendring skal skje automatisk.
• Når noen fullfører en oppgave, bør prosjektledelsessystemet la neste ansvarlige person vite at de må starte med den påfølgende oppgaven. På slutten av denne prosessen bør systemet sende deg en automatisk e-post med en PDF av sammendraget av hva som ble gjort og tiden brukt av hver av personene med oppgavene deres.

Og det er tusenvis og tusenvis av andre eksempler.

Hvilke typer programvare eller systemer kan du integrere?

Som nevnt ovenfor, innser bedrifter gradvis at de trenger skybasert programvare. Men vanligvis trenger de flere programvaretyper, hver med ett hovedformål. Programvare som gjør alt du trenger, eksisterer sannsynligvis ikke. Og hvis det finnes en, er det ikke en god.

Hvis du driver en liten bedrift, kan du finne programvare som tilbyr alle funksjonene du trenger. Men det jeg mener er at en global programvare som dekker alt de fleste bedrifter trenger, eksisterer ikke. Du må integrere den med andre verktøy for å utvide funksjonene og mulighetene.

Dette er hovedtypene av systemer som brukes i bedrifter av alle størrelser:

ERP (Enterprise Resource Planning)

Det er hovedaktøren i hver organisasjon som bruker det. Bedrifter bruker ERP til å lagre data fra mange forretningsaktiviteter, hvor du også har den generelle styringen av kostnader, utgifter, betalinger, innkrevinger, utgiftsstyring, blant annet ting som produksjon, logistikk, osv.

Help Desk-programvare

Help Desk-programvare er en løsning som gjør det mulig for deg å gi kundene dine alle typer støtte gjennom ulike kanaler. Den bør inkludere e-postkommunikasjon, call center, live chat og muligheten til å administrere sosiale medier-interaksjoner. Alt samlet under ett tak og tilgjengelig i en delt innboks.

CRM (Customer Relationship Management)

Det er en programvare som lar deg etablere relasjoner med prospektene dine før de blir klienter, og mens de er kundene dine. Den kan også brukes av selgerne dine til å administrere salgsprosesser. (Eksempel: HubSpot).

BPM (Business Process Management)

Programvare designet for å hjelpe til med automatisering av interne forretningsprosesser og arbeidsflyter. BPM-programvare brukes vanligvis av mellomstore til store bedrifter. Disse systemene har en tendens til å fokusere på langsiktig, pågående analyse og forbedring og lar brukere kontrollere klarheten i prosesser og være stadig mer produktive. (Eksempel: KiSSFLOW).

CMS (Content Management Software)

Et CMS-system som lar oss lage og administrere innholdet på nettstedet vårt, bloggen, landingssidene.

HRS (Human Resources System)

System designet hovedsakelig for å administrere de nødvendige menneskelige ressursprosessene i en organisasjon, dokumentere avtalene med hver av de ansatte, organisere ferier og mer. Kunne også være annen HR-programvare, som Toggl eller Sparkbay.

Dette er bare noen få eksempler på programvaretyper som brukes av bedrifter. De er oppført hovedsakelig for å understreke hvor mange ulike løsninger som er tilgjengelige der ute og hvor ulike formål de tjener. Hver av disse systemene kan være veldig kompleks i seg selv, og de vil fortsatt kreve noen tillegg eller utvidelser.

Hva er fordelene med programvareintegrasjoner

1. Datatilgjengelighet og synkronisering

Alle data fra integrerte systemer blir automatisk logget inn på en valgt plattform, og danner dermed en sammenhengende og ren database. Det skjer i sanntid. All nødvendig informasjon er tilgjengelig ved dine fingertips.

2. Reduserte kostnader og tidsbesparelser

Måler du hvor mye tid de ansatte dine bruker på manuelle oppgaver som å ta notater etter en samtale, fylle ut skjemaer i CRM-en din, kopiere avtaler gjort via e-post til BPM-en din? Hvor mye tid trenger de for å finne dataene de trenger?

Hvis du introduserer riktige programvareintegrasjoner, vil kundeserviceagentene eller salgsmennene dine ha tid til å fokusere på mer viktige oppgaver som genererer inntekter (lukke avtaler, krysssalg). Arbeidet deres vil være mer effektivt.

Data viser at ansatte bruker 19% av tiden sin på å finne ressurser, dokumenter og informasjon som er nødvendig for å gjøre jobben sin.

3. Samhandling mellom ulike deler av virksomheten

Programvareintegrasjoner letter synligheten av aktiviteter og interaksjoner mellom ulike avdelinger og team i bedriften. Alle er bedre informert da data er tilgjengelig for alle.

4. Historisk analyse fra ett sted

Data samlet over tid på ulike integrerte plattformer kan analyseres fra ett sted.

5. Definisjon og gjennomføring av nye KPIer

Ved å ha tilgang til mer data og informasjon, kan du sette nye mål basert på nye indikatorer som er relevante for bedriften.

6. Beslutningstaking basert på brukeratferd

Integrasjonen mellom plattformer lar deg fokusere på brukere og deres atferd, da alle data om kundene og prospektene dine er tilgjengelig på ett sted. Du kan gi skreddersydd støtte til riktig mennesker, på riktig tid, personalisere kommunikasjonen eller kampanjene dine. Det er ingen bedre måte å tilby en omnichannel-kundeopplevelse.

7. Bestemmelse av lønnsomheten av kampanjer utført i ulike medier

Siden beregningen av lønnsomheten av de utførte kampanjene er integrert, er det lettere å forkaste det som ikke fungerer og optimalisere det som er nyttig på en rask og effektiv måte.

8. Færre feil

Manuelt arbeid er utsatt for feil; mange feil kan oppstå mens ansatte flytter data frem og tilbake gjennom ulike plattformer. Programvareintegrasjon reduserer mengden spredt og overlappende data. Det gjør det tryggere å ta datadrevne beslutninger.

Koble LiveAgent med dine favorittverktøy og løsninger

LiveAgent tilbyr integrasjoner med mer enn 30 verktøy og programvaretyper slik at du kan tilby kundene dine utmerket kundeservice. Integrer LiveAgent-hjelpebordet ditt end-to-end med CRM-en din, CMS, favoritt-e-handelsplattformer, e-postmarkedsføringsverktøy, fakturering og prosjektledelsesløsninger.