Sjekklisten for onboarding av nye klienter fra LiveAgent hjelper bedrifter med å effektivere onboarding ved å tildele salgs- og kundeservicerepresentanter, validere kontrakter, planlegge møter og sette mål. Det sikrer effektiv onboarding, som forbedrer klienttilfredshet og oppbevaring.
Sjekkliste for onboarding av nye klienter
Innhold
0/0
Er du en bedriftseier som leter etter måter å forbedre klientonboarding-prosessen din? I så fall er du på rett sted – dette innlegget vil gi deg en sjekkliste-mal for onboarding av nye klienter for å gjøre prosessen jevnere og mindre stressende for både deg og dine klienter. Les videre for mer informasjon.
Viktigheten av en sjekkliste for onboarding av nye klienter
Som bedriftseier er det viktig å ha en sjekkliste for onboarding av nye klienter på plass for å sikre at folk har den beste mulige kundeopplevelsen med selskapet ditt. Ved å ha en sjekkliste å følge, kan du fremskynde kundeonboarding-prosessen og gjøre den mer effektiv.
Hvem kan dra nytte av en sjekkliste for onboarding av nye klienter?
Bedriftseiere
En sjekkliste for onboarding av nye klienter kan hjelpe deg med å effektivere prosessen din og sikre at du gir den beste mulige tjenesten til kundene dine. Ved å følge en sjekkliste, kan du være sikker på at alle nødvendige trinn blir tatt hånd om slik at klientene dine er fornøyd med opplevelsen deres.
Ledere
Ledere er ofte ansvarlige for klientonboarding-opplevelsen, og det er derfor de bør få en slik sjekkliste. Det hjelper dem med å unngå å overse noe viktig, sikre at alle nødvendige trinn blir tatt, og forbedre effektiviteten ved å unngå duplisering.
Kundeservicerepresentanter
En sjekkliste for onboarding av nye klienter lar kundeserviceagenter raskt og enkelt få en ny kunde satt opp med selskapet ditt og dets produkter eller tjenester. Det kan også hjelpe til med å unngå feil og levere en positiv klientopplevelse fra starten.
Kunder
Kunder drar også nytte av en sjekkliste for onboarding av nye klienter. Ved å ha all nødvendig informasjon og dokumenter på ett sted, vil de vite hva de kan forvente og dermed unngå frustrasjon. En god kundeonboarding-opplevelse kan føre til at de gjør gjentatt forretninger med selskapet ditt og etterlater positive nettanmeldelser.
Utforsk sjekklisten vår for onboarding av nye klienter
Sjekkliste for onboarding av nye klienter
Denne personen vil være ansvarlig for å opprettholde kontakt med klienten, samt gi dem informasjon om selskapet ditt og dets produkter eller tjenester.
Hvorfor er det viktig å tildele en salgsrepresentant?
En salgsrepresentant er nøkkelkontakten mellom en kunde og selskapet de gjør forretninger med. Den utpekte personen vil være ansvarlig for å bygge relasjoner og sikre at kunden har en positiv opplevelse. Klientens salgsrepresentant bør derfor være noen som kan stoles på for svar på eventuelle nøkelspørsmål eller bekymringer.
Hvordan tildeler man en salgsrepresentant?
Lederen som er ansvarlig for klientonboarding-prosessen bør tildele en salgsrepresentant. Lederen vil ta hensyn til kundens behov og krav, samt selskapets produkter eller tjenester, for å bestemme hvem som ville være den beste personen å tildele til hver enkelt klient.
Hvilke verktøy skal brukes for å tildele en salgsrepresentant?
Customer relationship management (CRM) system – for å holde styr på interaksjoner og kontostatus
Selskapskatalog – for å finne kontaktinformasjon for ansatte
E-postklient – for å kommunisere med salgsrepresentanten som er tildelt kunden
Den tildelte personen i dette tilfellet vil være ansvarlig for å støtte kunden og svare på eventuelle spørsmål de måtte ha.
Hvorfor er det viktig å tildele en kundeservicerepresentant?
Når klienten har et spørsmål eller møter et problem, må de kunne stole på noen som kan gi dem svar og løse problemet i tide.
Hvordan tildeler man en kundeservicerepresentant?
En kundeservicerepresentant kan tildeles på samme måte som en salgsrepresentant, av lederen som er ansvarlig for klientonboarding-prosessen. De vil derfor følge en lignende prosess som forrige trinn for å tildele noen som de mener ville være den beste passformen for en bestemt klient.
Hvilke verktøy skal brukes for å tildele en kundeservicerepresentant?
Customer relationship management (CRM) system – for å holde styr på interaksjoner og kontostatus
Selskapskatalog – for å finne kontaktinformasjon for ansatte
E-postklient – for å kommunisere med kundeservicerepresentanten som er tildelt kunden
Kontrakten er et nøkkeldokument som vil skissere vilkårene for avtalen mellom selskapet ditt og klienten.
Hvorfor er det viktig å validere kontrakten?
En kontrakt er et juridisk bindende dokument som skisserer vilkårene for en avtale mellom to eller flere parter. Det er viktig å validere kontrakten for å sikre at vilkårene er rettferdige og rimelige, alle detaljer er korrekte, og begge parter er fornøyd med salgsprosessavtalen før du fortsetter.
Hvordan validerer man en kontrakt?
Lederen som er ansvarlig for klientonboarding-prosessen vil gjennomgå kontrakten og sikre at alle vilkår er klare og konsise. De vil også kontrollere at alle detaljer er nøyaktige og at begge parter er fornøyd med avtalen.
Hvilke verktøy skal brukes for å validere en kontrakt?
Selskapskatalog – for å finne kontaktinformasjon for klienten
E-postklient – for å kommunisere med klienten om kontrakten
Kontraktmal – for å lage et utkast til avtalen
Å hilse på den nye klienten din er en fin måte å starte onboarding-prosessen på.
Hvorfor er det viktig å sende en velkomst-e-post?
En velkomst-e-post er en høflig gest som bidrar til å skape et godt første inntrykk. Det gir også en mulighet til å introdusere selskapet og dets produkter eller tjenester, samt forklare hva klienten kan forvente fra onboarding-prosessen.
Hvordan skriver man en velkomst-e-post?
Det er en av pliktene til den tidligere tildelte salgsrepresentanten, som vil introdusere seg selv i prosessen, å sende en velkomst-e-post til klienten. Denne meldingen bør også inneholde en oversikt over hva klienten kan forvente under onboarding, kontaktdetaljer (f.eks. e-postadresse) for kundeservicerepresentanten deres, en vedlagt kopi av kontrakten, og annen relevant informasjon.
Hvilke verktøy skal brukes for å sende en velkomst-e-post?
E-postklient – for å komponere og sende velkomst-e-posten
Selskapskatalog – for å finne klientdetaljer inkludert kontaktinformasjon
Kontraktmal – for å vedlegge en kopi av avtalen til e-posten
For å fortsette med kundeonboarding-prosessen, bør du arrangere et møte med dem enten personlig eller online.
Hvorfor er det viktig å planlegge et møte med klienten?
Dette er den beste muligheten til å gå gjennom alle detaljer i kontrakten, svare på eventuelle spørsmål de har, og sikre at de forstår avtalen. Dette møtet gir deg også sjansen til å forklare hva klienten kan forvente fra resten av onboarding-prosessen.
Hvordan planlegger man et møte med klienten?
Salgsrepresentanten som er ansvarlig for klienten vil arrangere et tidspunkt som fungerer for begge parter, og de vil også velge det beste formatet for møtet (personlig eller online). Merk at dette kan initieres som en del av velkomst-e-posten i forrige trinn.
Hvilke verktøy skal brukes for å planlegge et møte med klienten?
Møteplanlægger – for å finne et tidspunkt som fungerer for begge parter
Videokonferanseprogramvare – for å holde et online møte (hvis aktuelt)
Under møtet vil klienten sannsynligvis ha nøkelspørsmål og noen bekymringer om onboarding-prosessen, kontrakten og/eller det fremtidige forholdet ditt.
Hvorfor er det viktig å liste opp alle klientens spørsmål og bekymringer?
Å gjøre det vil tillate deg å adressere alle dem under møtet. Dette vil bidra til å sikre at klienten føler seg hørt og at bekymringene deres blir tatt alvorlig, samt identifisere områder der klienten kan trenge mer avklaring.
Hvordan lister man opp alle klientens spørsmål og bekymringer?
Den tildelte salgsrepresentanten bør ta notater om eventuelle problemer klienten reiser under møtet. Alternativt kan de spørre klienten om det ville være greit å ta opp samtalen slik at de kan gå tilbake og gjennomgå detaljene senere.
Hvilke verktøy skal brukes for å liste opp alle klientens spørsmål og bekymringer?
Notisblokk (fysisk eller programvare) – for å skrive ned alle spørsmål og bekymringer
Stemmeopptaker – for å ta opp møtet (hvis aktuelt)
Videokonferanseprogramvare – for å ta opp online møtet (hvis aktuelt)
Når du går gjennom spørsmålene og bekymringene som klienten reiste, kan du identifisere noen potensielle hindringer.
Hvorfor er det viktig å katalogisere eventuelle røde flagg eller problemer klienten har?
Dette er en mulighet til å adressere dem direkte og få klienten til å føle seg komfortabel med å gå videre med onboarding-prosessen. Det vil også tillate dem å indikere områder der selskapet kan trenge å gjøre noen endringer.
Hvordan katalogiserer man eventuelle røde flagg eller problemer klienten har?
Ta notater om eventuelle røde flagg eller problemer som blir reist av klienten. Salgsrepresentanten som er ansvarlig for klienten kan enten skrive dem ned eller ta opp dem.
Hvilke verktøy skal brukes for å katalogisere eventuelle røde flagg eller problemer klienten har?
Ordbehandler – for å notere røde flagg eller problemer
Regneark – for å katalogisere røde flagg eller problemer og deres status
Etter at alle spørsmål og bekymringer har blitt adressert, er det på tide å finne ut nøyaktig hva klienten håper å få ut av å gjøre forretninger med selskapet ditt.
Hvorfor er det viktig å definere klientens forventninger?
Det betyr at begge parter vil være på samme side fremover og at det ikke er overraskelser senere. Det er også en mulighet til å sette realistiske mål for hva selskapet kan og ikke kan tilby.
Hvordan identifiserer man klientens forventninger?
Under møtet bør du spørre klienten direkte om deres forventninger. Du kan også spørre om deres mål og objektiver for å få en bedre forståelse av hva de leter etter.
Hvilke verktøy skal brukes for å identifisere klientens forventninger?
Notisblokk (fysisk eller programvare)
Ordbehandler
Videokonferanseprogramvare
Nå som du vet hva klienten ønsker, er det på tide å begynne å sette noen mål.
Hvorfor er det viktig å sette kort- og langsiktige mål?
Det gir deg et veikart for det fremtidige forholdet ditt med klienten. Det lar deg også spore fremgang og ha et mål for suksess over tid.
Hvordan setter man kort- og langsiktige mål?
Målene bør være spesifikke, målbare, oppnåelige, relevante og tidsbundne. De bør også være i samsvar med klientens forventninger.
Hvilke verktøy skal brukes for å sette kort- og langsiktige mål?
SMART-målsettingsark – for å liste målene
Prosjektstyringsverktøy – for å spore fremgangen til målene over tid
CRM-programvare – for å holde styr på klientforholdet
Nå som du har en ny klient, er det viktig å lagre informasjonen deres og holde den oppdatert.
Hvorfor er det viktig å holde styr på klientens data?
Denne informasjonen vil bli brukt til å kommunisere med klienten, forstå deres behov, og gi dem den beste mulige tjenesten. Det vil også hjelpe deg med å holde styr på interaksjonene dine med klienten og måle deres tilfredshet over tid.
Hvordan holder man styr på klientens data?
Du kan bruke LiveAgents hjelpeskrankkontakter til å lagre klientens navn, e-post, telefonnummer og annen personlig informasjon. Hjelpeskranksoftware som LiveAgent lar deg også opprette egendefinerte kontaktfelt for å lagre unik informasjon om kundene dine for mer personalisert kommunikasjon.
Hvilke verktøy skal brukes for å holde styr på klientens data?
LiveAgent – for å lagre kundeinformasjon med hjelpeskrankontaktfunksjonen
Når den nye klienten har startet med virksomheten din, er det på tide å bestemme hvordan de bruker tjenestene eller verktøyene dine.
Hvorfor er det viktig å vurdere kundens bruk av tjenester/verktøy?
Det vil hjelpe deg med å forstå hvordan klienten bruker produktene eller tjenestene dine og om de får mest mulig ut av dem. Det kan også hjelpe deg med å identifisere områder der klienten kan trenge mer støtte.
Hvordan vurderer man kundens bruk av tjenester/verktøy?
Ved å spørre klienten direkte, observere deres oppførsel, gjennomgå data og analyser, og/eller gjennomføre brukertester. Deretter kan du sammenligne denne informasjonen med målene og objektivene dine for å se hvor godt klientens bruk sammenlignes.
Hvilke verktøy skal brukes for å vurdere kundens bruk av tjenester/verktøy?
Brukertestingsprogramvare – for å observere hvordan klienten bruker produktet eller tjenesten din
Analyseprogramvare – for å gjennomgå klientens bruksdata
Kundeboardingspørreskjema – for å spørre dem direkte om deres opplevelse
Etter at du har vurdert klientens bruk av tjenestene dine, noter eventuelle endringer i deres oppførsel.
Hvorfor er det viktig å notere eventuelle økning eller reduksjon i bruk?
Dette lar deg forstå hvor godt klienten bruker produktene eller tjenestene dine. I henhold til denne informasjonen kan du foreslå tilleggstjenester eller støtte.
Hvordan noterer man eventuelle økning eller reduksjon i bruk?
Ved å spore data og analyser over tid, kan du se hvordan klientens bruk endres. Hvis du merker en reduksjon i bruken, kan du kontakte klienten for å se om de trenger hjelp.
Hvilke verktøy skal brukes for å notere eventuelle økning eller reduksjon i bruk?
Analyseprogramvare
Kundesuksesssoftware – for å kontakte klienten og tilby støtte
Klientspørreskjema
Tips for oppfølging med nye klienter
Send et personalisert takkkort innen 24 timer etter møte med klienten
Det er alltid en god idé å sende et takkkort etter møte med en ny potensiell klient. Denne oppfølgings-e-posten, eller en annen type melding, viser at du er interessert i å bygge forholdet og at du er takknemlig for deres forretninger.
Legg den nye klienten til mailing-listen din og send dem periodiske oppdateringer om virksomheten din
Du vil kunne holde dem oppdatert på virksomheten din og bygge et sterkt forhold med dem over tid. Som et resultat vil de være mer sannsynlig å bruke produktene eller tjenestene dine i fremtiden.
Koble til klienten på sosiale medier og følg oppdateringene deres
Sosiale medier er en fin måte å holde kontakten med klientene dine – ved å følge oppdateringene deres, kan du lære mer om dem og deres interesser. Som et resultat vil du kunne gi dem bedre service og redusere klientflukt.
Inviter klienten til arrangementer eller nettverksmøter som er relevante for deres industri
Ved å gjøre det, vil du kunne vise dem at du er interessert i virksomheten deres og at du ønsker å hjelpe dem med å vokse. Dette vil også tillate deg å lære mer om deres industri og bygge nettverket ditt.
Tilby gratis ressurser eller konsultasjonstjenester som kan være nyttige for klienten
Dette vil vise klienten at du er interessert i deres suksess, og det lar deg også gi dem verdifull informasjon eller tjenester. En liten gest som dette kan gå langt i å bygge et sterkt forhold med klienten.
Sjekk inn med klienten med jevne mellomrom for å se hvordan de har det
Ved å kontakte dem regelmessig, selv bare med et raskt anrop eller en e-post, kan du være sikker på at de er fornøyd med produktene eller tjenestene dine. På denne måten kan du også tilby dem tilleggsstøtte hvis det er nødvendig.
Sammendrag av sjekklisten for onboarding av nye klienter
Tildel en salgsrepresentant
Tildel en kundeservicerepresentant
Valider kontrakten
Send en velkomst-e-post
Planlegg et møte med klienten
List opp alle klientens spørsmål og bekymringer
Katalogiser eventuelle røde flagg eller problemer klienten har
Hvor ofte bør jeg oppdatere sjekklisten min for onboarding av nye klienter?
Det avhenger av virksomheten din og hvor ofte prosessene dine endres, men ideelt sett bør du oppdatere den når det er endringer i selskapets prosedyrer, produkter eller kundebase. Det kan også være nyttig å gjennomgå sjekklisten din med jevne mellomrom for å se om det er områder der du kan forbedre effektiviteten.
Kan jeg automatisere deler av onboarding-prosessen for nye klienter ved hjelp av verktøy?
Ja, med programvare som CRM-er, e-postmarkedsplattformer og prosjektstyringsverktøy. Bruk av teknologi for å automatisere onboarding-prosessen for nye klienter kan spare deg tid og energi, samt hjelpe deg med å holde styr på nye klienter enklere.
Hvordan kan jeg gjøre onboarding-prosessen for nye klienter enklere for dem og meg selv?
Planlegg trinnene du vil ta på forhånd, for eksempel ved å følge en sjekkliste som den som er gitt her, og sørg for at alt som den nye klienten trenger er klar og venter på dem når de kommer om bord. Jo enklere du gjør det for nye klienter å komme i gang, desto mer sannsynlig er det at de vil være fornøyd med tjenestene dine og bli hos deg i lang tid. Dette vil igjen øke gjennomsnittlig kundelivstid og oppbevaringsrater for klienter.
Hva er noen vanlige feil bedrifter gjør under onboarding-prosessen for nye klienter?
Det er mange faktorer å vurdere når du onboarder en ny klient, men her er noen av de vanligste feilene: ikke kommunisere forventninger og mål for prosjektet til klienten, utilstrekkelig forklaring eller demonstrasjon av hvordan produktet eller tjenesten din fungerer, unnlatelse av å lage en tidslinje eller sette frister for fullføring, og ikke følge opp med klienter etter at arbeidet er fullført.
Kan jeg outsource onboarding-prosessen for nye klienter til en tredjepartsleverandør?
Når du bestemmer deg for dette, spør deg selv: 'Vil de kunne gi et servicenivå som oppfyller eller overstiger forventningene mine?', 'Er de i stand til å holde tritt med selskapets vekst?', 'Kan de stoles på for å håndtere sensitive kundedata?', og 'Vil løsningen deres være kostnadseffektiv?' Hvis du svarer 'ja' på alle disse spørsmålene, kan outsourcing av onboarding-prosessen for nye klienter være det beste alternativet for virksomheten din. Men hvis du svarer 'nei' på noen av dem, kan det være best å holde onboarding-prosessen internt.
Omfattende sjekkliste for krav til call center som dekker programvare, internett, utstyr, teknologi, CRM, anropsfunksjoner, personale, samsvar, sikkerhet og mer...
Forbedre kundeservicen din med vår omfattende revisjonsjekkliste. Evaluer kvalitet, identifiser forbedringsområder, samle inn data og spor KPIer. Tren personale...
