En omfattende sjekkliste for krisekommunikasjonsplan som hjelper organisasjoner med å forberede seg på uventede situasjoner. Dekker identifisering av interessenter, utnevning av kommunikasjonsledere, utforming av meldingsmaler, valg av kommunikasjonskanaler, opplæring av personell og regelmessige planoppdateringer.
Sjekkliste for krisekommunikasjonsplan
Innhold
0/0
En krisekommunikasjonsplan er et viktig verktøy som kan hjelpe organisasjoner med å formidle budskapet sitt effektivt i krisetider. Følgende sjekkliste kan hjelpe deg med å lage en omfattende strategi for å oppnå kommunikasjonsmålene dine i krisetider.
Viktigheten av en sjekkliste for krisekommunikasjonsplan
Uansett hvilken bransje du arbeider i, er det viktig å ha en krisekommunikasjonsplan på plass. En uventet situasjon kan oppstå når som helst, for eksempel folkehelsekriser som Covid-19-krisen, så å være forberedt kan hjelpe deg med å kommunisere effektivt og minimere påvirkningen på virksomheten din.
En av de viktigste egenskapene ved krisekommunikasjon er planlegging på forhånd. Ved å ta deg tid til å utvikle en plan for kommunikasjon i krisetider før en oppstår, kan du sikre at du har en klar og kortfattet strategi å følge hvis og når katastrofen inntreffer. En sjekkliste kan hjelpe deg med å identifisere nøkkelelementene i effektive risikokommunikasjonsstrategier, noe som betyr at du vil være forberedt på hva som helst.
Hvem kan dra nytte av en sjekkliste for krisekommunikasjonsplan
Enhver organisasjon kan dra nytte av å ha en krisekommunikasjonsstrategi på plass. Enten du arbeider i privat eller offentlig sektor, eller er en ideell organisasjon, er det viktig å være forberedt på en krise. En sjekkliste for krisekommunikasjonsplan kan hjelpe deg med å komme i gang med å utvikle en effektiv strategi for å gjøre nettopp det.
Bedriftseiere
Hvis du eier eller driver en bedrift, må du være forberedt på muligheten for en krise. En sjekkliste for krisekommunikasjonsplan kan hjelpe deg med å være klar til å reagere hvis katastrofen skulle inntreffe.
Ledere
Hvis du leder et team av mennesker, må du være forberedt på muligheten for en krise. Det vil være ditt ansvar å sikre at alle vet hva de skal gjøre og hvordan de skal kommunisere effektivt hvis en krise oppstår.
Ansatte
Hvis du er ansatt, må du være klar over bedriftens krisekommunikasjonsstrategi. I tilfelle en krise, vil det være viktig for deg å vite hvordan du skal kommunisere med kunder, klienter og allmennheten.
Utforsk vår sjekkliste for krisekommunikasjonsplan
Det er noen få egenskaper ved krisekommunikasjon som bør inkluderes i hver plan. Her har vi skissert hva vi mener er de viktigste komponentene i en effektiv krisekommunikasjonsstrategi.
Sjekkliste for krisekommunikasjonsplan
Dette inkluderer alle som kan bli påvirket av krisen, for eksempel ansatte, kunder, leverandører, investorer og så videre.
Hvorfor er det viktig å identifisere interessentene dine?
Det er viktig å vurdere hvordan hver av disse gruppene vil bli påvirket av krisen og hva deres spesifikke behov og bekymringer kan være. Dette vil hjelpe deg med å tilpasse krisekommunikasjonsstrategien din til å møte behovene til hver gruppe.
Hvordan identifiserer du interessentene dine?
Vurder hvem som kan bli påvirket av krisen, både positivt og negativt, og tenk på hvem som har en egeninteresse i resultatet. For eksempel, hvis du er bedriftseier, vil ansatte, kunder, leverandører og investorer alle bli betraktet som interessenter. Hvis du er en ideell organisasjon, kan interessentene dine inkludere donorer, frivillige, mottakere og allmennheten.
Hvilke verktøy skal du bruke for å identifisere interessentene dine?
interessentanalyseverktøy – for å lage et visuelt kart over interessentene dine
regneark eller tabell – for å liste opp interessentene dine og deres interesse
Det kan være en enkelt person, for eksempel administrerende direktør eller president, eller det kan være et team av mennesker.
Hvorfor er det viktig å etablere hvem som vil være ansvarlig for kommunikasjon under en krise?
Det er viktig å ha noen som er ansvarlig for kommunikasjon slik at det er en klar kommandokjede og alle vet hvem de skal gå til for informasjon. Dette vil bidra til å sikre at kommunikasjonen er klar og kortfattet.
Hvordan etablerer du hvem som vil være ansvarlig for kommunikasjon under en krise?
Den beste måten å gjøre dette på er å utnevne noen, eller et team av mennesker, før en krise oppstår. Den ideelle typen person som skal være ansvarlig for kommunikasjon under en krise er noen som er rolig og kan tenke klart under press. De bør også være god til å kommunisere med mennesker, både muntlig og skriftlig.
Hvilke verktøy skal du bruke for å etablere hvem som vil være ansvarlig for kommunikasjon under en krise?
regneark – for å liste opp potensielle kandidater til rollen
avtalekalender – for å planlegge et møte for å diskutere rollen og utnevne noen
Når du har bestemt hvem som skal være ansvarlig for krisekommunikasjon, må du sikre at personen forstår hva som forventes av dem i rollen.
Hvorfor er det viktig å gjøre krisekommunikasjonsprofesjonen din klar over deres ansvar?
Personen som er ansvarlig for implementering av krisekommunikasjonsstrategien må være klar på hva deres oppgaver er slik at de kan handle raskt og effektivt i tilfelle en krise. Dette innebærer mer enn bare å kjenne planen – de må også være klar over bedriftens overordnede kommunikasjonsstrategi og være i stand til å tenke raskt.
Hvordan gjør du krisekommunikasjonsprofesjonen din klar over deres ansvar?
Den beste måten å gjøre dette på er å sette seg ned med dem og gå gjennom planen i detalj, og fremheve deres spesifikke roller og ansvar. Du bør også gi dem opplæring eller ressurser som de trenger for å utføre oppgavene sine effektivt.
Hvilke verktøy skal du bruke for å gjøre krisekommunikasjonsprofesjonen din klar over deres ansvar?
en-til-en-møte – for å gå gjennom planen og diskutere spesifikke roller og ansvar
opplæringsressurser – for å gi personen som er ansvarlig kunnskapen og ferdighetene de trenger for å utføre oppgavene sine effektivt
kommunikasjonsstrategi – for å sikre at personen som er ansvarlig er klar over bedriftens overordnede kommunikasjonsstrategi
Bestem på forhånd hvilke kanaler (f.eks. e-post, tekstmeldinger, sosiale medier) som skal brukes for kommunikasjon slik at du raskt kan få ordet ut når en nødsituasjon oppstår.
Hvorfor er det viktig å bestemme hvilke kanaler som skal brukes for krisekommunikasjonsinnsats?
Under en krise er det viktig å kommunisere med teamet og interessentene dine ved hjelp av kanaler som vil nå dem mest effektivt. Det er også viktig å bestemme på forhånd hvilke kanaler som skal brukes for kommunikasjon slik at du raskt kan få ordet ut når en nødsituasjon oppstår. På denne måten kan du sikre at alle mottar samme melding og at ingen blir holdt i mørket under en krisetid.
Hvordan bestemmer du hvilke kanaler som skal brukes for krisekommunikasjonsinnsats?
Vurder hvem publikummet ditt er og hvilke kommunikasjonsmetoder de mest sannsynlig vil reagere på. For eksempel, hvis intern kommunikasjon med ansatte krever en metode som de enkelt kan få tilgang til under arbeidstid, for eksempel e-post eller et intranett-system. Hvis du kommuniserer med kunder, må du bruke en metode som de kan få tilgang til når som helst, som sosiale medier eller bedriftens nettsted.
Hvilke verktøy skal du bruke for å bestemme hvilke kanaler som skal brukes for krisekommunikasjonsinnsats?
regneark – for å liste opp de ulike kanalene og deres publikum
forskning – for å finne ut hvilke kanaler som er mest effektive for å nå publikummet ditt (f.eks. analyse av sosiale medieposter)
undersøkelsesverktøy – for å spørre teamet eller publikummet ditt hvilke kanaler de foretrekker
analyseverktøy – se på data fra tidligere kriser for å se hvilke kanaler som var mest effektive for å nå målgruppen din
LiveAgent – for å kommunisere på tvers av alle valgte kanaler under en krise
Dette er en god måte å sikre at all kommunikasjon på alle kanaler er konsistent, uavhengig av hvem som sender dem.
Hvorfor er det viktig å lage maler for nøkkelmeldinger?
Konsistens er viktig i krisekommunikasjon fordi det bidrar til å bygge tillit hos publikummet ditt. Hvis de ser samme melding fra ulike kilder, er mottakerne mer sannsynlig til å tro at det er sant. I tillegg vil konsistent meldinger hjelpe til med å forhindre forvirring og sikre at alle er på samme side.
Hvordan lager du maler for nøkkelmeldinger?
Du må vurdere de ulike kanalene som du vil bruke og lage en mal for hver enkelt. For eksempel, hvis du bruker e-post, bør du lage en meldingsmal som enkelt kan tilpasses med relevant informasjon. På sosiale medier vil du lage en mal som kan brukes på tvers av alle de ulike plattformene som du er til stede på.
Hvilke verktøy skal du bruke for å lage maler for nøkkelmeldinger?
tekstredigerer – for å skrive malen
grafisk designprogramvare – for å lage en visuelt tiltalende mal
Å ha svar forberedt på ofte stilte spørsmål (FAQ) kan være en nyttig måte å gi informasjon til interessenter under en krise.
Hvorfor er det viktig å utarbeide en FAQ?
Å ha en FAQ-side på nettstedet ditt bidrar til å forhindre forvirring og sikre at alle mottar samme informasjon. I tillegg kan det hjelpe til med å spare tid da du ikke trenger å svare på de samme, gjentatte spørsmålene flere ganger.
Hvordan utarbeider du en FAQ?
Du må vurdere hvem publikummet ditt er og hvilke spørsmål de sannsynligvis vil ha. For eksempel, hvis du kommuniserer med ansatte, vil du inkludere spørsmål om bedriftens policy for nødsituasjoner. Hvis du kommuniserer med kunder, må du inkludere spørsmål om hvordan krisen vil påvirke dem.
Hvilke verktøy skal du bruke for å utarbeide en FAQ?
tekstredigerer – for å skrive FAQ
forskningsverktøy – for å finne ut hvilke spørsmål publikummet ditt sannsynligvis vil ha (f.eks. analyse av sosiale medieposter)
Under en krise kan media være et kraftig verktøy for å få informasjon ut til allmennheten.
Hvorfor er det viktig å planlegge hvordan du vil håndtere henvendelser fra media?
Selv om media kan være en kraftig måte å nå publikummet ditt under en krise, kan de også være påtrengende og forstyrrende. Som sådan må du ha en plan for hvordan du vil håndtere mediehenvendelser. Hvis du er i stand til å kontrollere meldingen som media formidler, kan du bidra til å sikre at publikummet ditt mottar nøyaktig og rettidig informasjon.
Hvordan planlegger du håndtering av henvendelser fra media?
Det er flere spørsmål du må svare på, inkludert “Er det best å utnevne en talsperson som vil være det primære kontaktpunktet for media?”, “Vil vi holde en pressekonferanse?” og “Bør vi utstede en pressemelding?” Du må også tenke på hvilken informasjon du vil gi til media og hvordan du vil gi den.
Hvilke verktøy skal du bruke for å håndtere henvendelser fra media?
opplæring – for å forberede den utnevnte talspersonen på å effektivt kommunisere budskapet ditt til media
tekstredigerer – for å forberede en liste over nøkkelpunkter som de må treffe i alle intervjuer
gjennomgangsverktøy – for å sjekke nøkkeltalkepunktene med krisekommunikasjonsteamet på forhånd
I krisetider er det viktig å ha en plan for kommunikasjon med ansatte slik at alle er på samme side og nøyaktig informasjon blir formidlet.
Hvorfor er det viktig å skissere en prosess for kommunikasjon med ansatte under krisetider?
Det er viktig å kommunisere med ansatte under en krise slik at alle vet hva som skjer og hva bedriftens krisereaksjon vil være. I tillegg kan dette bidra til å forhindre rykter og spekulasjoner fra å spre seg.
Hvordan skisserer du en prosess for kommunikasjon med ansatte under krisetider?
Først utnevn hvem som vil være ansvarlig for kommunikasjon med ansatte, som kan være HR-avdelingen eller noen i kommunikasjon. Deretter må du bestemme hvordan du vil kommunisere med ansatte – for eksempel, vil du sende en e-post, holde et møte eller ta opp en videmelding? Dette vil avhenge av størrelsen på bedriften din og alvorlighetsgraden av krisen.
Hvilke verktøy skal du bruke for å kommunisere med ansatte under krisetider?
e-postklient – for å sende meldinger via internett
møteplanlægger – for å arrangere et passende tidspunkt for å diskutere krisen
webinarprogramvare – for å gjennomføre et nettmøte eller ta opp en videmelding
Når du har opprettet krisekommunikasjonsstrategien din, er det på tide å trene nøkkelpersonell på planen slik at de vet hva de skal gjøre i tilfelle en krise.
Hvorfor er det viktig å trene nøkkelpersonell på nødaksjonsplanen din?
De er personene som vil være ansvarlige for implementering av planen i tilfelle en krise. Ved å trene dem på forhånd, kan du være sikker på at de vil vite hva de skal gjøre hvis katastrofen inntreffer og er forberedt på enhver eventualitet.
Hvordan trener du nøkkelpersonell på nødaksjonsplanen din?
Det første trinnet er å identifisere hvem nøkkelpersonellet ditt er – disse er typisk mennesker i ledelse eller kommunikasjonsposisjoner. Deretter må du gi dem opplæring på krisekommunikasjonsplanen, som kan gjøres gjennom en rekke metoder som opplæring ansikt-til-ansikt, et nettbasert kurs eller en trykt manual.
Hvilke verktøy skal du bruke for å trene nøkkelpersonell på nødaksjonsplanen din?
opplæringsmanual – for å gi en lett tilgjengelig oversikt over krisekommunikasjonsplanen
nettbasert kurs – for å gi en mer interaktiv opplæringsopplevelse
opplæring ansikt-til-ansikt – for å sikre at nøkkelpersonell forstår planen og er komfortable med den
Krisekommunikasjonsplanen din på nettet er ikke et statisk dokument – den bør gjennomgås og oppdateres regelmessig for å sikre at den forblir relevant og effektiv, samt lagres digitalt for enkel tilgang.
Hvorfor er det viktig å gjennomgå og oppdatere krisekommunikasjonsplanen din på nettet regelmessig?
Verden endrer seg raskt, og noe som en gang kunne betraktes som effektiv kommunikasjon i krisetider, kan ikke lenger være det. I tillegg, når bedriften din vokser og endrer seg, vil planen og kommunikasjonsmålene dine trenge å endre seg med den. Ved å gjennomgå og oppdatere planen på regelmessig basis, kan du være sikker på at den alltid vil holde seg oppdatert.
Hvordan gjennomgår og oppdaterer du krisekommunikasjonsplanen din på nettet regelmessig?
Sett av tid minst en gang per år, eller etter en annen forhåndsbestemt periode, for å gjennomgå hele dokumentet og gjøre eventuelle nødvendige endringer. Du bør også oppdatere planen når det er betydelige endringer i bedriften din, for eksempel en endring i ledelsen eller en ny produktlansering.
Hvilke verktøy skal du bruke for å gjennomgå og oppdatere krisekommunikasjonsplanen din på nettet?
årlig gjennomgang – for å få et perspektiv på krisekommunikasjon i organisasjonen din og sikre at planen fortsatt er relevant og effektiv
endringsregistreringsprogramvare – for å holde en oversikt over eventuelle endringer som er gjort i planen over tid
prosjektledelsesprogramvare – for å hjelpe til med å koordinere gjennomgangs- og oppdateringsprosessen
Tips for å holde roen under en krise
Unngå å gjøre antagelser
Når du står overfor en krise, kan det være fristende å gjøre antagelser om hva som skjer og hva som må gjøres. Imidlertid kan dette ofte føre til flere problemer enn det løser. Det er viktig å holde roen og unngå å gjøre antagelser slik at du kan tenke klart og ta de beste mulige beslutningene.
Ta regelmessige pauser
Under en krise er det viktig å holde fokus og være på oppgaven. Imidlertid kan dette være vanskelig å gjøre hvis du føler deg overveldet eller stresset. Hvis du befinner deg i denne situasjonen, ta en pause når det er nødvendig slik at du kan komme tilbake til problemet oppfrisket og klar til å takle det. Hvis du ikke har tid til å ta en ordentlig pause, pause i det minste for å puste og prøv å tømme hodet ditt i noen få minutter.
Unngå å ta forhastede beslutninger
Når du er under press, kan det være lett å ta overilte beslutninger som du senere angrer på. Hvis mulig, unngå å ta noen store beslutninger inntil krisen har gått over og du har hatt tid til å tenke gjennom tingene. Hvis du må ta en beslutning, ta deg tid og vei alle alternativene før du forplikter deg til noe.
Leder med transparens og ærlighet
I krisetider er det viktig å være åpen med teamet ditt, klientene dine og allmennheten. Vær åpen om hva du vet og ikke vet – mennesker vil sette pris på din åpenhet og dette vil bidra til å bygge tillit hos dem. Det vil også bety at alle blir nøyaktig informert om hva som skjer.
Fokuser på å ta vare på deg selv først
Det kan være lett å glemme dine egne behov under vanskelige perioder. Imidlertid er det viktig å ta vare på deg selv først og fremst. Dette betyr å sikre at du spiser og sover ordentlig, trener regelmessig og tar tid for deg selv når du trenger det. Å gjøre disse tingene vil sette deg i en bedre posisjon til å håndtere krisen og hjelpe andre.
Sammendrag av sjekklisten for krisekommunikasjonsplan
Identifiser interessentene dine
Etabler hvem som vil være ansvarlig for kommunikasjon under en krise
Gjør krisekommunikasjonsprofesjonen din klar over deres ansvar
Bestem hvilke kanaler som skal brukes for krisekommunikasjonsinnsats
Lag maler for nøkkelmeldinger for å sikre konsistens
Utarbeid en FAQ for å hjelpe til med å svare på vanlige spørsmål fra interessenter
Planlegg hvordan du vil håndtere henvendelser fra media
Skissér en prosess for kommunikasjon med ansatte under krisetider
Tren nøkkelpersonell på nødaksjonsplanen din
Gjennomgå og oppdater krisekommunikasjonsplanen din på nettet regelmessig
Navn på personen(e) som vil ta ansvar i tilfelle en krise. En klar og kortfattet oversikt over krisesituasjonen og hvilke tiltak som må iverksettes. En liste over nøkkelpersonell og deres kontaktinformasjon. Prosedyrer for sikring av selskapets eiendom og konfidensiell informasjon. Protokoller for kommunikasjon med ansatte, kunder og media.
Hvor ofte bør en krisekommunikasjonsplan oppdateres?
Det finnes ikke ett svar som passer alle, da hyppigheten for oppdatering av en krisekommunikasjonsplan vil variere avhengig av organisasjonens risikoprofil og arten av risikoen den står overfor. Imidlertid er de fleste eksperter enige om at en krisekommunikasjonsplan bør gjennomgås og oppdateres minst en gang per år.
Hva er fordelene med å ha en krisekommunikasjonsplan?
Kanskje den mest åpenbare fordelen er at den kan hjelpe deg med å håndtere og reagere effektivt på en krisesituasjon, og minimere skaden på organisasjonen og omdømmet. Planlegging på forhånd, som er en av nøkkelegenskapene i krisekommunikasjon, vil også hjelpe deg med å forutse og forberede deg på potensielle kriser, identifisere nøkkelinteressenter og utvikle passende meldinger for hver gruppe, håndtere innkommende informasjon under en krisesituasjon, koordinere innsatsen på tvers av ulike avdelinger i organisasjonen, og evaluere effektiviteten av krisereaksjonen etter at den har avtatt. Kort sagt, en gjennomtenkt plan kan være forskjellen mellom å overleve en storm og å bli overveldet av den.
Hvem bør være ansvarlig for kommunikasjon under en krise?
Klar og effektiv kommunikasjon i krisetider er avgjørende for å sikre at alle er på samme side og vet hva som må gjøres. Selv om det er mange ulike personer som potensielt kunne være ansvarlige for kommunikasjon under en krise, er det viktig å velge noen som vil kunne forbli rolig under press og formidle all relevant informasjon klart og kortfattet. En person som potensielt kunne være ansvarlig for kommunikasjon under en krise er en teamleder eller veileder – de ville være ansvarlige for å sikre at alle teammedlemmer holdes oppdatert om utviklingen og har en klar forståelse av hva som må gjøres. Et annet alternativ ville være å utnevne en dedikert kommunikasjonsansvarlig hvis eneste ansvar ville være å håndtere all kommunikasjon under en krise – denne personen må være dyktig til å håndtere høytrykkssituasjoner og ha en god forståelse av hvordan man effektivt kommuniserer med ulike publikum.
Hva er de seks trinnene for å håndtere en krise?
Hovedaspektene ved krisekommunikasjonsinnsatsen bør være å: Vurdere situasjonen og bestemme den beste handlingsmåten. Handle raskt for å begrense skaden og forhindre ytterligere tap. Kommunisere med nøkkelinteressenter. Håndtere media og deres perspektiv på krisekommunikasjon fra organisasjonen. Håndtere eventuelle juridiske spørsmål. Evaluere krisereaksjonen og om kommunikasjonsmålene dine ble oppnådd.
Oppdag effektive maler for kommunikasjonsplan for å engasjere interessenter, håndtere kriser og lansere kampanjer problemfritt. Begynn å planlegge i dag!
Oppdag den ultimate sjekklisten for salgssamtale designet for å øke suksessen din ved å sikre grundig forberedelse og personalisering. Perfekt for salgsprofesjo...
