Know Your Customer (KYC)-sjekklistien fra LiveAgent hjelper virksomheter med å overholde regelverket ved å verifisere kundeidentitet, adresse, risikoprofil og selskapsinformasjon, noe som sikrer tillit og samsvar samtidig som det reduserer risiko.
Det finnes mye råd der ute om hvordan du lærer å kjenne kundene dine, og det kan være vanskelig å finne ut hva som betyr mest. Det er lett å bli druknet i detaljer og miste oversikten.
Derfor har vi satt sammen denne sjekklistien – det er et sammendrag av de viktigste tingene du må vite om kundene dine. Så ta en titt og se om det er noen tilleggsinformasjon du bør spørre kundene dine om.
Viktigheten av en kjenn-din-kunde-sjekkliste
Kjenn-din-kunde-sjekklistor (KYC-sjekklistor) er spesielt utformet for å hjelpe til med kundeidentifikasjon og screening. En KYC-sjekkliste er viktig fordi den hjelper deg med å verifisere at hver kunde er hvem de sier de er. Det hjelper også med å vurdere eventuelle risiko forbundet med å gjøre forretninger med dem.
En KYC-sjekkliste er det første steget til å forstå kundene dine og kunne betjene dem ordentlig. De bør også brukes som en del av kundeevalueringsprosessen.
Hvem kan dra nytte av en kjenn-din-kunde-sjekkliste
Enhver virksomhet med eksponering for klientrisiko, for eksempel regnskapsførere eller finansielle tjenesteleverandører, bør utvikle en KYC-strategi for kundeengasjement. En KYC-sjekkliste kan også brukes av enhver virksomhet som ønsker å lære kundene sine bedre – det kan hjelpe dem med å forstå potensielle kunders behov og bygge relasjoner med dem.
Forretningseiere
Hvis du er forretningseier, er det viktig å vite hvem kundene dine er, og en KYC-sjekkliste lar deg gjøre det. Det hjelper også deg med å vurdere eventuelle risiko forbundet med å gjøre forretninger med potensielle kunder.
Regnskapsførere
Transaksjoner som involverer penger er underlagt ytterligere risiko. Du bør ha all relevant informasjon om en kunde som kreves for å verifisere deres identitet og vurdere eventuelle potensielle trusler.
Finansielle tjenesteleverandører
Finansielle rådgivere er lovpålagt å kjenne kundene sine. De må innhente og verifisere kundeinformasjon for å forhindre hvitvasking av penger, finansiell kriminalitet og finansiering av terrorisme.
Samsvarseksperter
En kjenn-din-kunde-sjekkliste kan hjelpe deg med å oppfylle samsvarkrav. Som et resultat kan du være sikker på at bedriften din oppfyller alle samsvarprogrammer og hjelper til med å forhindre ulovlige aktiviteter.
KYC-sjekklistor for privatpersoner
Kjenn din kunde-sjekkliste
Å ha grunnleggende informasjon om kunden din er nøkkelen til å forstå dem.
Hvorfor er grunnleggende informasjon viktig?
Denne informasjonen er nøkkelen til å bygge tillit til kunden din. Ved å forstå dem på et dypere nivå, vil du kunne gi dem bedre service og produkter. I sin tur vil det føre til en lojal kundebase som kontinuerlig støtter virksomheten din.
Hvordan innhenter du grunnleggende informasjon?
Den enkleste måten å innhente denne informasjonen på er å få kundene dine til å fylle ut et skjema online eller personlig. Sørg for å gjøre prosessen så enkel som mulig. Inkluder data som:
Navn
Fødselsdato
Adresse
Kontaktdetaljer (f.eks. e-postadresse og telefonnummer)
Hvilke verktøy skal du bruke for å innhente grunnleggende informasjon?
Kunderelasjonsstyringssystem (CRM)
Kundedatabase
Enkelt regneark
Neste trinn i å forstå kundene dine er å verifisere deres identitet. Dette kan gjøres gjennom et statlig utstedt ID, for eksempel et pass eller et førerkort.
Hvorfor er identitetsbevis viktig?
Det bekrefter at kunden er hvem de sier de er, og hjelper med å vurdere eventuelle risiko forbundet med å gjøre forretninger med dem.
Hvordan får du identitetsbevis?
Den beste måten er å få kunden til å gi deg en kopi av deres ID personlig eller elektronisk. Sørg for å oppbevare originalen på et sikkert sted, da du trenger det for dine poster. Du bør også kontrollere ID-en mot en pålitelig database, for eksempel National Identity Database.
Hvilke verktøy skal du bruke for å få identitetsbevis?
Pålitelig identitetsdatabase
Statlig utstedt ID
UID/pass, førerkort eller velgeridkort
Gjeldende ID-kort utstedt av staten
Ethvert gyldig debet- eller kredittkort utstedt av en bank
Neste trinn i å forstå kundene dine er å verifisere deres adresse for å bekrefte at de bor der de hevder de gjør.
Hvorfor er adressebevis viktig?
Det bekrefter kundens identitet og kan hjelpe til med å forhindre svindel.
Hvordan innhenter du adressebevis?
Den vanligste måten er å be om en strømregning eller annet offisielt dokument som inneholder kundens navn og adresse. Du kan også bruke en tjeneste som LexisNexis for å verifisere deres detaljer.
Hvis kunden ikke har en fysisk adresse, må du være kreativ og se etter andre måter å bekrefte deres identitet og plassering.
Hvilke verktøy skal du bruke for å innhente adressebevis?
En kopi av en strømregning (f.eks. elektrisitetsregning) med en verifiserbar adresse
Visum/Førerkort med digitalt bilde
En kopi av en registrert salgsavtale eller leiekontrakt for bolig
Ethvert identifikasjonsdokument i navnet på ens ektefelle
For å lære å kjenne kundene dine, må du forstå deres risikoprofil.
Hvorfor er risikoprofilering viktig?
En risikoprofil hjelper til med å bestemme kundens investeringsmål, tidshorisont og risikotoleranse. Det er viktig å lære å kjenne kundenes risikoprofiler slik at du kan matche dem bedre med de riktige produktene og tjenestene.
Hvordan bestemmer du en kundes risikoprofil?
Det finnes noen få forskjellige måter å bestemme en kundes risikofaktorer på. En måte er å spørre direkte om dem, og en annen er å bruke et spørreskjema eller verktøy som vil hjelpe deg med å samle inn denne informasjonen.
Når du har det, kan du begynne å matche produktene og tjenestene dine med kundene som er riktige for dem.
Hvilke verktøy skal du bruke for kunderisikoprofilering?
Spørreskjema
Investeringsmål
Tidshorisont
Risikotoleranse
KYC-sjekklistor for selskaper
Kjenn din kunde-sjekkliste
Dette kan variere litt avhengig av selskapets type.
Hvorfor er det viktig å innhente grunnleggende selskapsinformasjon?
Denne informasjonen hjelper til med å forhindre svindel og vurdere eventuelle risiko forbundet med å gjøre forretninger med selskapet.
Hvordan innhenter du grunnleggende selskapsinformasjon?
En måte er å søke etter selskapet på Google. En annen er å bruke en tjeneste som LexisNexis. Generelt trenger du:
Fullt navn på selskapet
Den registrerte adressen til selskapet
Selskapets registreringsnummer
Merverdiavgiftregistreringsnummer (hvis aktuelt)
Kontaktdetaljer (f.eks. e-postadresse og telefonnummer)
Hvilke verktøy skal du bruke for å innhente grunnleggende selskapsinformasjon?
Google-søk
LexisNexis
Spørreskjema
Selskapets type eller status er et annet aspekt du kanskje vil ta i betraktning.
Hvorfor er det viktig å vite type/status på selskapet?
Selskapets størrelse kan gi deg en indikasjon på dets kjøpekraft, for eksempel. Og å vite industrien kan hjelpe deg med å bedre forstå språket kunden din bruker og utfordringene de står overfor daglig.
Hvordan finner du ut type/status på et selskap?
En måte er å slå opp selskapet på Hoovers. Du kan også finne denne informasjonen ved å søke etter selskapet på Google og se på siden “Om oss”. Til slutt kan du også spørre dem direkte og bekrefte med en oppfølgings-e-post eller telefonsamtale.
Hvilke verktøy skal du bruke for type/status på et selskap?
Hoovers
Google
E-post/telefonsamtaler
Hva gjør dette selskapet? Med andre ord, hva er virksomhetstypen deres?
Hvorfor er det viktig å vite virksomhetstypen til et selskap?
Dette kan hjelpe deg med å bestemme hva slags produkter eller tjenester de kan være interessert i.
Hvordan finner du ut virksomhetstypen til et selskap?
Her er spørsmålene du bør stille dem for å få en bedre forståelse av selskapet du ser på:
Hva er deres forretningsmodell?
Hvilken industri er de i?
Hva er deres kjerneverdi?
Hva slags produkter eller tjenester tilbyr dette selskapet?
Har de noen nye produkter eller tjenester som de for tiden promoterer?
Hva er noen av deres mest populære produkter eller tjenester?
Hvilke verktøy skal du bruke for denne forskningen?
Selskapets nettsted – om-siden
Ring dem
Les nettanmeldelser - nettsteder som G2, Capterra
Du må bekrefte selskapets registrerte adresse.
Hvorfor er det viktig å bekrefte den registrerte adressen til et selskap?
Dette hjelper til med å sikre at selskapet er legitimt og ikke prøver å skjule noe.
Hvordan bekrefter du den registrerte adressen til et selskap?
For USA-baserte virksomheter er en måte å slå opp selskapets registreringsinformasjon hos staten der det er registrert. En annen måte er å slå opp selskapets stiftelsesdokumenter eller stiftelsesdokumenter hos staten. Til slutt kan du sjekke med fylkesklerkens kontor i fylket der selskapet er registrert.
Hvilke verktøy skal du bruke for å bekrefte et selskaps registrerte adresse?
Google Maps
LexisNexis
Det er også viktig å bekrefte identiteten til styremedlemmene i et selskap.
Hvorfor er det viktig å bekrefte styremedlemmers identiteter?
Styremedlemmene er personene som kontrollerer selskapet. Som sådan er det viktig å vite hvem de er og hva deres bakgrunn er.
Hvordan bekrefter du styremedlemmers identiteter?
Be dem om fullt navn, fødselsdato og nåværende adresse. I tillegg bør du be om en kopi av deres pass eller førerkort. Du kan også sjekke offentlige poster for å bekrefte deres identitet. Konklusjonen er at du bør ta deg tid til å bekrefte identiteten til styremedlemmene i et selskap før du gjør forretninger med dem.
Hvilke verktøy skal du bruke for å bekrefte styremedlemmers identiteter?
Google-søk
LinkedIn
Company House (i Storbritannia)
Relevant for selskaper som er basert i Storbritannia, Europa og Australia.
Hvorfor er det viktig å innhente et selskaps referansenummer?
Det kan hjelpe deg med å forstå deres forretningsmodell og størrelse.
Hvordan finner du ut et selskaps referansenummer?
Den beste måten er å spørre dem direkte. Du kan også finne denne informasjonen på deres nettsted eller ved å søke etter selskapet på Google.
Hvilke verktøy skal du bruke for å innhente selskapets referansenummer?
Selskapets nettsted
Søkemotorer som Google
Spør selskapet direkte
Et selskaps kredittvurdering er en god indikator på dets økonomiske helse.
Hvorfor er det viktig å vite et selskaps kredittvurdering?
Det kan hjelpe deg med å forstå selskapets økonomiske helse og dets evne til å foreta betalinger i tide.
Hvordan finner du ut et selskaps kredittvurdering?
En måte er å slå opp selskapets finansielle uttalelser og potensielle risiko. En annen er å finne selskapets finansielle rapport fra et kredittvurderingsbyrå.
En god kredittvurdering er typisk alt over “investeringsgrad”, noe som betyr at selskapet er en lavrisikoinvestering. En dårlig kredittvurdering er typisk alt under “investeringsgrad”, noe som betyr at selskapet er en høyrisikoinvestering. Hvis et selskap ikke har en kredittvurdering, kan det bety at det er for nytt til å ha en eller at det ikke er i god økonomisk helse.
Hvilke verktøy skal du bruke for å overvåke et selskaps kredittvurdering?
Sett opp varsler hos et kredittvurderingsbyrå
Bruk et finansielt sporingsverktøy som Bloomberg eller Reuters for finansiell aktivitetsundersøkelse
Sørg for at du får slik informasjon som filialadresse og klientkontonummer, Swift-kode og IBAN.
Hvorfor er det viktig å vite et selskaps bankinformasjon?
Det gir deg en ide om hvor selskapet gjør sin bankvirksomhet og hva slags finansiell historie de har. Denne informasjonen kan også brukes til å hjelpe til med å spore opp et selskap hvis de skylder deg penger.
Hvordan finner du ut et selskaps bankinformasjon?
Den beste måten å finne ut et selskaps bankinformasjon på er å spørre dem direkte. Du kan også finne denne informasjonen på deres nettsted eller ved å slå opp deres finansielle innleveringer.
Hvilke verktøy skal du bruke for å innhente bankinformasjon?
SEC’s Edgar-database inneholder offentlige selskapers finansielle transaksjoner
D&B Hoovers gir detaljerte profiler på selskaper, inkludert bankinformasjon
Selskapets nettsted – ‘Kontakt oss" eller “Om oss”-sider
En annen viktig ting å vite om kundene dine er personene som driver virksomheten, inkludert selskapets styremedlemmer, partnere og eiere.
Hvorfor er det viktig å vite et selskaps interessenter?
Det kan hjelpe deg med å forstå selskapets beslutningsprosess, og det kan også gi deg innsikt i selskapets kultur.
Hvordan lærer du å kjenne et selskaps interessenter?
Lag en liste over selskapets partnere, styremedlemmer og eiere, og gjør deretter forskning på hver enkelt. Prøv å finne ut så mye som mulig om deres bakgrunn, interesser og mål for selskapet. Dette vil hjelpe deg med å forstå hvordan de tenker og hva som motiverer dem.
Hvilke verktøy skal du bruke for å lære å kjenne et selskaps interessenter?
Selskapets nettsted
Søkemotorer som Google
Spør selskapet direkte
Sertifikater er juridiske dokumenter som viser et selskaps stiftelse, eierskap og samsvar med regelverket. Dokumenter som stiftelsessertifikater, embetssertifikater, memorandum, samt vedtekter og god status kan gi deg en ide om hvordan selskapet er strukturert.
Hvorfor er sertifikater viktige?
De kan hjelpe deg med å forstå et selskaps struktur og hvordan det opererer.
Hvordan innhenter du alle relevante sertifikater?
Den enkleste måten å få tak i sertifikatene på er å be om dem fra selskapet selv. Du kan også finne dem hos det lokale handelskammeret eller online gjennom forretningsregistreringsdatabaser.
Hvilke verktøy skal du bruke for å innhente sertifikater?
Spør selskapet
Lokalt handelskammer
Online forretningsregistreringsdatabaser
Hvert selskap er pålagt å få sin finansielle profil revidert av en uavhengig person eller personer.
Hvorfor er finansielle revisjoner viktige?
En revisjonsrapport vil vise deg om de finansielle uttalelsene er nøyaktige eller ikke.
Hvordan innhenter du alle relevante reviderte årsrapporter/finansielle kontoer/uttalelser?
Den beste måten å få tak i disse dokumentene på er å be om dem fra selskapet direkte. Du kan også finne dem online gjennom forretningsregistreringsdatabaser eller SEC’s Edgar-database.
Hvilke verktøy skal du bruke for å få reviderte årsrapporter/finansielle kontoer/uttalelser?
Spør selskapet
Online forretningsregistreringsdatabaser
SEC’s Edgar-database
Dette er en liste over alle aksjonærene i et selskap som viser hvor mange aksjer og hvilken prosentandel av selskapet hver av dem eier.
Hvorfor er et aksjeeierregister viktig?
Det kan hjelpe deg med å forstå hvem som eier selskapet og hvor mye kontroll de har. Det kan også gi deg innsikt i selskapets økonomiske situasjon.
Hvordan innhenter du et aksjeeierregister?
Den beste måten er å be om det fra selskapet selv. Du kan også finne det online gjennom forretningsregistreringsdatabaser eller SEC’s Edgar-database.
Hvilke verktøy skal du bruke for å innhente et aksjeeierregister?
Spør selskapet
Online forretningsregistreringsdatabaser
SEC’s Edgar-database
Hvert selskap har en risikoprofil som skisserer eventuelle potensielle trusler som selskapet står overfor.
Hvorfor er en risikoprofil viktig?
Det kan hjelpe deg med å forstå utfordringene som selskapet står overfor og hvordan de håndterer dem. Det kan også gi deg innsikt i selskapets fremtidsutsikter.
Hvordan får du en risikoprofil?
Spør selskapet om det eller se på selskapets finansielle uttalelser.
Hvilke verktøy skal du bruke for å få en risikoprofil?
Business Risk Navigator – et verktøy fra US Small Business Administration
KYC-samsvar er prosessen med å verifisere identiteten til kundene dine. Dette gjøres vanligvis ved å samle inn kundeinformasjon og dokumenter, for eksempel førerkort eller pass.
Hva er ulike typer KYC-verifisering?
De vanligste er ID-verifisering og adresseverifisering. Den første gjøres vanligvis ved å samle inn kundens førerkort eller pass, mens sistnevnte kan gjøres via en strømregning eller bankkontoutskrift.
Hva er fordelene med en kjenn-din-kunde-sjekkliste?
Hovedfordelen er at det hjelper deg med å holde styr på kundeinformasjonen din slik at du kan være sikker på at du gir dem best mulig service. Det hjelper også med å bygge tillit til kundene dine, da de vil kunne se at du tar deres personvern og sikkerhet alvorlig.
Hvilken informasjon bør jeg samle inn fra kundene mine?
Typen informasjon du må samle inn fra kundene dine avhenger av virksomheten din og hvilken type produkter eller tjenester du tilbyr. Det finnes imidlertid noen vanlige opplysninger som de fleste virksomheter må samle inn, for eksempel navn, adresse og fødselsdato.
Hvor ofte bør jeg oppdatere KYC-sjekklistien min?
Du bør gjøre det regelmessig siden kundeinformasjonen kan endres over tid. Du bør også oppdatere den hvis du gjør endringer i produktene eller tjenestene dine, da dette kan påvirke informasjonen du må samle inn fra kundene dine.
Hvordan kan teknologi hjelpe med en kjenn-din-kunde-sjekkliste?
Ved å automatisere prosessen med å samle inn og verifisere kundeinformasjon. Dette kan gjøre det enklere og raskere for deg å overholde KYC-krav. Det kan også hjelpe deg med å holde styr på kundeinformasjonen og aktiviteten din over tid for lettere å identifisere eventuelle endringer eller risiko.
Hva er de fire elementene i KYC?
Kundeidentifikasjon, kundedue diligence, kontinuerlig overvåking og risikostyring. Kundeidentifikasjon er prosessen med å samle inn informasjon om kundene dine slik at du kan verifisere deres identiteter. Kundedue diligence er prosessen med å kontrollere at kundene dine er hvem de sier de er. Kontinuerlig overvåking er prosessen med å holde styr på kundeinformasjonen og aktiviteten din over tid. Risikostyring er prosessen med å vurdere og håndtere risikoen forbundet med kundene dine.
Hva er konsekvensene av å ikke ha en kjenn-din-kunde-sjekkliste?
Hvis du ikke har en kjenn-din-kunde-sjekkliste, kan det være vanskelig for deg å overholde KYC-krav. Dette kan føre til bøter eller andre straffer fra reguleringsmyndigheter. Det kan også føre til problemer med kundene dine, da de kanskje ikke stoler på at du tar deres personvern og sikkerhet alvorlig. I ekstreme tilfeller kan det til og med føre til strafferettslige anklager.
Hvordan lager jeg en kjenn-din-kunde-sjekkliste?
Den enkleste måten er å bruke vår som retningslinje. Du kan tilpasse den til dine spesifikke forretningsbehov eller krav.
Forbedre kundeservicen din med vår omfattende revisjonsjekkliste. Evaluer kvalitet, identifiser forbedringsområder, samle inn data og spor KPIer. Tren personale...
Forbedre kundeservice med en sjekkliste for kvalitetssikring. Lag et resultatskjema, evaluer ytelse, administrer kanaler og engasjer agenter. Bruk verktøy og ti...
15 min lesing
Du vil være i gode hender!
Bli med i vårt fellesskap av fornøyde kunder og gi utmerket kundesupport med LiveAgent.
