Sjekkliste for fjernarbeid

Etabler klart tiden hvor de ansatte forventes å arbeide.

Hvorfor er det viktig å angi arbeidstimene dine?

Både ansatte og arbeidsgivere bør være klar over det. Hvis folk ikke er klar over arbeidstimene sine, kan det føre til problemer med produktivitet og effektivitet.

Hvordan angir du arbeidstimene dine?

Spør ansatte hva som er den mest praktiske tiden for dem til å gjøre arbeidet sitt. Bestem hva som er best for teamet ditt, enten det er presise arbeidstimer eller fleksible tidsplaner.

Hvilke verktøy hjelper til med å angi arbeidstimene dine?

Tidsadministrasjonsverktøy som Trello eller Toggl, osv.

Sørg for at de ansatte forstår sitt ansvar. Sørg for at du ikke mikroadministrerer, da dette bare vil føre til frustrasjon og lavere produktivitet.

Hvorfor er det viktig å sette opp klare ansvar og forventninger?

Jo tydeligere alle forstår sine oppgaver og forventninger, jo mer produktiv vil arbeidsplassen være. Arbeidsgivere vil kunne holde arbeidere ansvarlige for handlingene deres, mens ansatte vil føle at de har en stemme.

Hvordan setter du opp klare ansvar og forventninger?

Forbered jobbeskrivelser som beskriver ansvaret for hver stilling, og sørg for å oppdatere disse etter behov. Informer personalet hvis det oppstår potensielle endringer.

Hvilke verktøy skal brukes i dette trinnet?

Samarbeidsverktøy som Trello, Asana eller Basecamp lager spesifikke oppgaver for ansatte og sporer fremgangen deres, eller du kan også vurdere å implementere Checklist App.

Sett opp en klar fjernarbeidspolicy som tar opp ferier, pauser, ferie og sykedager.

Hvorfor er det viktig å bestemme om fri?

Arbeidsgivere må håndtere fravær for at arbeidet skal fortsette, mens ansatte må vite hva som er akseptabelt når det gjelder å ta fri.

Hvordan bestemmer jeg om fri?

Det er best å tillate minst noen få dager fri, noen betalte og andre ubetalte avhengig av den spesifikke politikken for hver ansatt. Noen arbeidsgivere tillater til og med ubegrenset ferie, men det krever vanligvis tillit fra begge parter og forpliktelse til å arbeide ansvarlig uten tilsyn. Be personalet om å be om fridagene sine så langt i forveien som mulig.

Hvilke verktøy skal brukes for å bestemme om fri?

Bruk Google Docs eller Sheets for å lage en fil hvor alle kan be om dager de vil ha fri, legge til notater og se eventuelle endringer i sanntid.

Planlegg hvor ofte, hvor og når møter skal holdes.

Hvorfor er det viktig å planlegge møter på forhånd?

Møter bør være praktiske og effektive hvis du skal holde dem regelmessig. På den måten kan alle holde fokus på oppgaven uten å kaste bort tid.

Hvordan planlegger du møter på forhånd?

Du bør sette opp et vanlig møte for teamoppdateringer. For eksempel hver fredagsmorgen eller onsdag ettermiddag. Du kan også arrangere ad-hoc-møter når noe må diskuteres umiddelbart.

Hvilke verktøy hjelper til med å planlegge møter på forhånd?

Slack, LiveWebinar, Zoom eller Google Hangouts er alle flotte videosamtaleværktøy.

Kommunikasjon er nøkkelen for ethvert fjernteam. Etabler kommunikasjonsretningslinjene og sørg for at alle følger dem.

Hvorfor er det viktig å strømlinjeformaliere kommunikasjon?

Ting kan raskt bli kaotisk hvis du ikke har en kommunikasjonsplan på plass. For å holde alle informert, er det nødvendig å etablere en måte for folk å kommunisere effektivt og raskt.

Hvordan strømlinjeformaliser du kommunikasjon?

Det er viktig å ha en måte å spore fremdriften av prosjekter på slik at du kan bestemme om noen henger etter. Videre er det nyttig å se hva teamet gjør dag for dag.

For å strømlinjeformaliere kommunikasjonen med kunder, bruk billettbehandlingsprogramvare, for eksempel LiveAgent. E-postene, chattene, samtalene, sosiale medier-omtaler og meldinger fra andre kanaler vil alle ende opp i en universell innboks. Dette gjør kommunikasjonen enklere og resulterer i høyere kundetilfredshet.

Hvilke verktøy skal brukes for å strømlinjeformaliere kommunikasjon?

• Teamkommunikasjon – verktøy som Asana eller Basecamp er nyttige, men bare hvis alle bruker dem konsekvent.
• Kommunikasjon med kunder – alt-i-ett-helpdesk-programvare som LiveAgent (det er gratis å prøve!).

For at alle skal være på samme side og bevege seg i samme retning, trenger hvert team et sett med delte verdier og mål.

Hvorfor er det viktig å ta vare på bedriftskulturen?

Bedriftens retningslinjer vil hjelpe til med å tiltrekke fremtidige ansatte, men de er også essensielle for ansattbevaring. Ansatte som føler at de er en del av et team og hvis verdier stemmer overens med organisasjonens, er mer sannsynlig å bli i bedriften.

Hvordan tar du vare på bedriftskulturen?

Lag en liste over kjerneverdierne og sørg for at alle forstår dem. En bedriftshåndbok kan også skissere bedriftens forventninger og retningslinjer.

Hvilke verktøy hjelper til med å ta vare på bedriftskulturen?

Du kan lage et Google Docs-dokument eller lage en kort video/presentasjon om bedriftens kjerneverdierer.

Verifiser at de ansatte dine har produktive arbeidsmiljøer før de begynner å arbeide eksternt.

Hvorfor er det viktig å sjekke fjernarbeidsmiljøet til de ansatte dine?

Ikke alle har ideelle forhold for å arbeide hjemmefra. Hvis du vil at personalet ditt skal fokusere på arbeidet sitt, trenger de å ha ressursene og verktøyene de trenger.

Hvordan sjekker du fjernarbeidsmiljøet til de ansatte dine?

Hvis mulig, leie en fysisk arbeidsplass i området deres (f.eks. et coworking-rom). Hvis ikke, prøv å gi dem bedre arbeidsforhold hjemme ved å levere noe utstyr (stoler, skrivebord, osv.).

Hvilke verktøy skal brukes for å sjekke fjernarbeidsmiljøet til de ansatte dine?

For å finne ut om noen mangler et passende fjernmiljø, kan du gjennomføre en undersøkelse via Google Forms.

Når teamet ditt begynner å arbeide eksternt, er det viktig å ha en plan for onboarding av nye ansatte.

Hvorfor er det viktig å planlegge fjernopplæring?

Hvis du ikke har en opplæringsplan, kan det være utfordrende å få nye ansatte opp til hastighet.

Hvordan planlegger du fjernopplæring?

Planlegg videosamtaler og treningsøkter for de ansatte dine slik at de blir kjent med det nye systemet raskt. Lag håndbøker for hver ansatt som de kan lese slik at de kan gjøre seg kjent med bedriftens retningslinjer.

Hvilke verktøy skal brukes for å planlegge fjernopplæring?

Du kan bruke LiveWebinar for nettbaserte treningsøkter. Lag håndbøker i Google Docs/Sheets.

For å være produktiv, trenger fjernarbeidere passende verktøy, for eksempel en datamaskin med alle programmene de trenger installert.

Hvorfor er det viktig å sørge for at de ansatte dine har de nødvendige enhetene?

Hvis fjernarbeiderne dine ikke har de riktige personlige enhetene eller verktøyene, vil det være vanskelig for dem å fullføre arbeidet sitt.

Hvordan sørger du for at de ansatte dine har de nødvendige enhetene?

Utstyr de ansatte dine med de riktige verktøyene og enhetene.

Hvilke verktøy skal brukes for å sørge for at de ansatte dine har de nødvendige enhetene?

Du kan lage en liste over krav til fjernarbeid på Google Docs/Sheets. Vurder å investere i teknologi som skylagring (f.eks. Dropbox) og fildeling (Google Drive).

En pålitelig internetttilkobling er et must for fjernarbeidere.

Hvorfor er det viktig å gi tilgang til internett?

Hvis en ansatts internett slutter å fungere selv bare noen få minutter, kan det få betydelige konsekvenser. Sjekk at de ikke opplever noen tilkoblingsvansker når de arbeider eksternt.

Hvordan gir du alle tilgang til internett?

Sjekk alles internetthastighetene med jevne mellomrom. Hvis det er noen problemer, kontakt tjenesteleverandøren og få dem løst så raskt som mulig.

Hvilke verktøy skal brukes for å gi alle tilgang til internett?

Pingdom lar deg overvåke statusen for en internetttilkobling fra hvor som helst i verden.

Sørg for at de ansatte dine har tilgang til teknisk støtte hvis noe ikke fungerer riktig.

Hvorfor er det viktig å gi teknisk støtte?

Hvis fjernarbeiderne dine ikke har tilgang til teknisk støtte, kan de bli frustrerte og se det som en hindring som hindrer dem i å få arbeidet sitt gjort.

Hvordan gir du teknisk støtte?

Gi de ansatte dine en liste over støttekontakter inkludert en e-postadresse og telefonnummer, osv.

Hvilke verktøy skal brukes for å gi teknisk støtte?

Du kan lage et dokument (f.eks. i Google Docs) som skisserer den tekniske støtteprosessen og gi alle på teamet ditt tilgang til det. Vurder å investere i programvare som gir de ansatte dine tilgang til støtte 24 timer i døgnet.

De fjernansatte dine må forstå hva sikkerhetsobligasjonene deres er.

Hvorfor er det viktig å sette sikkerhetsobligasjoner?

Sikkerheten til de ansatte dine bør alltid være en topprioritet. Personalet ditt må være klar over farene ved å arbeide hjemmefra og forstå bedriftens sikkerhetspolitikk.

Hvordan setter du sikkerhetsobligasjoner?

Forklar tydelig for dem hva som må dekkes på deres side og hvilke sikkerhetselementer de bør fokusere på.

Hvilke verktøy skal brukes for å sette sikkerhetsobligasjoner?

Geofencing lar deg spore plasseringen av en ansatts enhet og sette grenser som de ikke kan krysse. Imidlertid er dette trinnet bare essensielt hvis bedriften din holder virkelig sensitive data, ellers bør du bare stole på personalet ditt – det lønner seg.

Oppretthold regelmessige oppdateringer for teamets apper og enheter.

Hvorfor er det viktig å ta vare på regelmessige oppdateringer?

Hvis fjernarbeiderne dine ikke oppdaterer enhetene sine, kan de bli sårbare for cyberangrep. Verifiser at alle holder seg oppdatert med regelmessige oppdateringer og ikke neglisjerer dem.

Hvordan tar du vare på regelmessige oppdateringer?

Lag et dokument som inneholder en liste over nødvendige oppdateringer slik at alle har tilgang til denne informasjonen.

Hvilke verktøy hjelper til med å ta vare på regelmessige oppdateringer?

Du bør vurdere å investere i verktøy som Microsoft AutoUpdate (for Windows) eller Mac OS X Update (for Apple-enheter), som lar deg oppdatere all programvaren til de ansatte dine automatisk.

Du må identifisere områder hvor de ansatte dine er mest sannsynlig å møte sikkerhetsproblemer.

Hvorfor er det viktig å identifisere sikkerhetsrisiko?

Hvis du vet hvor farene ligger, kan du ta skritt som vil hjelpe til med å redusere dem. Identifiser alle potensielle trusler før de blir et problem.

Hvordan identifiserer du sikkerhetsrisiko?

Vurder å lage et sikkerhetskart som skisserer områdene hvor de ansatte dine kan møte fare.

Hvilke verktøy skal brukes for å identifisere sikkerhetsrisiko?

Det finnes ulike verktøy som identifiserer sikkerhetsrisikoområder, inkludert Geofencing, overvåking av sosiale medier (som Mediatoolkit) og Google Alerts.

I tilfelle noe går galt, må du gi en nødplan og gjøre arbeidsplassen din mer sikker.

Hvorfor er det viktig å skrive en nødplan?

I tilfelle en nødsituasjon, kan fjernarbeiderne dine få panikk og gjøre ting verre. En nødplan kan forhindre at det skjer.

Hvordan skriver du en nødplan?

Lag et dokument med en gjøremålsliste som skisserer nødplanen trinn for trinn.

Hvilke verktøy hjelper deg med å skrive en nødplan?

De som de ansatte dine bruker oftest vil være de de er mest kjent med og sannsynligvis kan håndtere raskest.

Et av de største problemene med fjernarbeid er manglende evne til å kommunisere direkte med mennesker. Siden fjernarbeidere kan tilbringe det meste av tiden sin innenfor fire vegger, er deres psykiske helse avgjørende.

Hvorfor er det viktig å bry seg om velværet til de ansatte dine?

Hvis en ansatt begynner å slite med psykisk helse, kan det ha en massiv innvirkning på bedriftens effektivitet.

Hvordan hjelper du med å ta vare på velværet til de ansatte dine?

Enten det handler om arbeid eller ikke, sørg for at alle har tilgang til hjelp hvis de trenger det.

Hvilke verktøy hjelper til med å bry seg om velværet til de ansatte dine?

Du kan gjennomføre en anonym undersøkelse via Google Forms eller SurveyNuts.

Oppfordre de ansatte dine til å ha uformelle samtaler med sine kolleger, selv for ikke-arbeidsrelaterte formål. Dette vil hjelpe dem med å føle seg mer knyttet til teamet og forhindre følelser av isolasjon.

Hvorfor er det viktig å fremme uformelle samtaler med lagkamerater?

Hvis de ansatte dine begynner å føle at de er i en fiskekultur, kan det bli vanskelig for dem å konsentrere seg og gjøre arbeidet sitt.

Hvordan fremmer du uformelle samtaler med lagkamerater?

Vær oppmerksom på enhver mulighet for “fjern”-møter, ikke bare de om arbeid, men også for å feire ansattes bursdager, for eksempel.

Hvilke verktøy hjelper deg med å fremme uformelle samtaler med lagkamerater?

Alle webinar- og meldingsverktøy (LiveWebinar, Zoom, Google Hangout, osv.) vil fungere her.

Det er mye mer utfordrende å lære en ny ferdighet når du arbeider eksternt enn når du er på kontoret. Gi de ansatte dine alternative alternativer og insentiver til å lære nye ferdigheter, muligheter til å forbedre seg selv. Tillat dem tilgang til teknologi som vil hjelpe dem med å gjøre alt dette.

Hvorfor er det viktig å gi de ansatte dine treningsalternativer?

Å tillate de ansatte dine å utvikle seg hjelper dem med å se arbeidet sitt som en karriere, ikke bare en annen jobb. Oppfordre dem til å delta på webinarer eller ta kurs relatert til deres faglige interesser.

Hvordan gir du de ansatte dine treningsalternativer?

Vurder å tilby ulike typer opplæring, for eksempel videoopplæringer, webinarer eller e-bøker. Du kan også støtte de ansatte dine til å fullføre kurs i sin egen tid.

Hvilke verktøy skal brukes for å gi de ansatte dine treningsalternativer?

Du kan bruke videokonferanseprogramvare som Skype eller Zoom for å gjennomføre live-opplæring eller plattformer som Lynda.com og Coursera for å tilby nettbaserte kurs.