Forhåndsdefinerte svar

Hva er forhåndsdefinerte svar?

Forhåndsdefinerte svar er forhåndsskrevne meldinger som agenter kan distribuere med en enkelt kommando eller klikk. De brukes vanligvis til å svare på ofte stilte spørsmål og for å øke hastigheten på billettbehandling og responstider.

Hvordan er forhåndsdefinerte svar forskjellige fra forhåndsskrevne meldinger?

Til tross for lignende formål er forhåndsskrevne meldinger og forhåndsdefinerte svar to separate funksjoner.

Forhåndsdefinerte svar skiller seg fra forhåndsskrevne meldinger på tre måter:

• Forhåndsskrevne meldinger kan bare lagre en kort sekvens av tekst, mens forhåndsdefinerte meldinger kan være lengre
• Når du oppretter et forhåndsdefinert svar, kan du definere emnet på en e-post
• Forhåndsdefinerte svar kan inneholde vedlegg

Hvem bruker forhåndsdefinerte svar?

Kundeserviceagenter bruker primært forhåndsdefinerte svar. De kan imidlertid også brukes av salgs-, markerings- eller IT-representanter som håndterer kundekommunikasjon. Du finner dem i mange kundeticketingsystemer.

Hva er formålet med forhåndsdefinerte svar?

Et pålitelig helpdesk-ticketingsystem fungerer som en kraftig alliert for kundeserviceagenter. Bruk av forhåndsdefinerte svar i ditt helpdesk-ticketingsystem forbedrer deres effektivitet og effektiviserer arbeidsflyter. Ved å ha ferdiglagde mallar som svarer på generelle spørsmål, kan du spare mye tid for agentene dine. I stedet for å skrive det samme svaret om og om igjen, kan de distribuere forhåndslaget svar med et enkelt klikk.

Eksempel på forhåndsdefinert svar

Emne: Vår fraktpolicy

Melding: Alle bestillinger behandles innen 2-3 virkedager. Bestillinger sendes eller leveres ikke på helger eller helligdager. Hvis vi opplever et høyt volum av bestillinger, kan forsendelser bli forsinket med noen få dager. Vennligst tillat ekstra dager i transitt for levering. Hvis det er en betydelig forsinkelse i forsendelsen av bestillingen din, vil vi kontakte deg via e-post eller telefon. Fraktgebyrer for bestillingen din beregnes og vises ved kassen. Overnight-levering er bare tilgjengelig for bestillinger med leveringsadresser innenfor det kontinentale USA.

Hvordan kan jeg distribuere forhåndsdefinerte svar?

For å utløse et forhåndsdefinert svar, trykker du ganske enkelt CTRL+I mens du skriver i billettvisningen eller klikker på ikonet for forhåndsdefinert svar og velger svaret ditt fra listen.

Hvordan kan du opprette forhåndsdefinerte svar?

1. Logg inn på LiveAgent.
2. Klikk på Konfigurasjon (tannhjulikonet).
3. Klikk på Automatisering.
4. Velg Forhåndsdefinerte svar.
5. Klikk på knappen Opprett forhåndsdefinert svar.

6. Spesifiser navnet på svaret ditt.
7. Lag en emnelinje. Den vil bli brukt når du oppretter en ny billett (e-post) og bruker det forhåndsdefinerte svaret.
8. Lag meldingen din i enten ren tekst eller HTML-format. Legg gjerne til vedlegg.
9. Spesifiser hvilke avdelinger og agenter som skal kunne bruke det forhåndsdefinerte svaret.

10. Klikk på Lagre.

Hvordan redigere forhåndsdefinerte svar

1. Logg inn på LiveAgent.
2. Klikk på Konfigurasjon (tannhjulikonet).
3. Klikk på Automatisering.
4. Klikk på Forhåndsdefinerte svar.
5. Klikk på en eksisterende melding.
6. Rediger meldingen etter dine ønsker.
7. Klikk på Lagre.

Sletting av forhåndsdefinerte svar

1. Logg inn på LiveAgent.
2. Klikk på Konfigurasjon (tannhjulikonet).
3. Klikk på Automatisering.
4. Klikk på Forhåndsdefinerte svar.
5. Finn meldingen du vil slette.
6. Klikk på Søppelkasse-ikonet på høyre side av meldingen.
7. Bekreft valget ditt i bekreftelses-dialogboksen ved å klikke Ja.

Noen forhåndsdefinerte svar for å komme i gang

Som vi allerede har etablert, kan vi spare en enorm mengde tid ved å bruke forhåndsdefinerte svar. Så hvor og i hvilken sammenheng kan vi bruke dem? Vi har satt sammen en liste over kategorier med eksempler slik at du kan få inspirasjon og lage dine egne.

Billettmallar

Hver dag mottar kundeservicerepresentanter mange lignende henvendelser. Det kan være tidskrevende og frustrerende å svare på de samme spørsmålene om og om igjen. Gjør jobben enklere for agentene dine ved å lage forhåndsdefinerte billettresponser. Sjekk ut billettmallene våre for å komme i gang.

Forretningssvar

Bruk av e-post som kommunikasjonsmiddel med potensielle klienter og partnere er en velkjent praksis. Imidlertid tar det noen ganger en gnist av inspirasjon for å lage en overbevisende e-post som vil konvertere potensielle leads til betalende kunder. Hvis du er interessert i å skrive transaksjonelle, promosjonelle eller relasjonelle e-poster, kan du gjerne få inspirasjon fra forretingsmallene våre.

Kundeservicesvar

Å yte utmerket kundeservice i alle serviceinteraksjoner er avgjørende for å holde kundene glade og lojale mot merkevaren din. Sjekk ut de forhåndsdefinerte svarene våre som agentene dine kan bruke i ethvert scenario – fra å takke kundene dine til å svare på sinte meldinger.

Forhåndsdefinerte live chat-svar

Live chat er en av de mest populære kundemunkasjonskanaler. Hvis du vil øke effektiviteten og løse flere samtaler, er det på tide å bruke forhåndsdefinerte svar. Oppdag hvordan vi sparer tid med live chat-maller.

Kundeportal-svar

Trenger du å lage verifiserings-, velkomst-, bekreftelses-, tilbakestillings-, tilbakemeldnings- eller invitasjons-e-poster? Bruk disse kundeportal-mallen for å lage overbevisende kundeservicekommunikasjon.

Helpdesk-responser

Vil du hjelpe agentene dine med å håndtere vanskelige samtaler og spare tid? Inspirer kundeserviceteamet ditt med disse helpdesk-mallen.

Markedsføringspresentasjoner

Prøver du å beholde en kunde på nettstedet ditt eller oppmuntre til samarbeid med andre selskaper, men mangler du de rette ordene? Her er noen få gode ideer – markedsføringsmaller.

Call center-skript

Lag den ultimate kundeopplevelsen med våre forhåndsskrevne call center-skript. Glede kundene dine ved å si de rette ordene på rett tid.

Knowledge base-responser

Lager du artikler for din 24/7 knowledge base? Få inspirasjon med knowledge base-mallen vår som skisserer vanlige spørsmål, How-to-artikler, feilsøkingsveiledninger, verktøybeskrivelser, brukerveiledninger og opplæringer.

Salgssvar

E-post er en viktig del av virksomheten, brukt til å nå potensielle leads, lansere nye produkter, loyalitetsprogrammer og mer. Lag friske e-postkonsepter og få inspirasjon fra de velprøvde salgsmallene våre.

Svar på sosiale medier

Å svare på kunder på sosiale medier kan være vanskelig. Du vil være profesjonell, men ikke for formell. Hvis du sliter med å finne riktig balanse, gå til sosiale medier-mallen vår for inspirasjon.

Knowledge base-ressurser

Trenger du mer hjelp med forhåndsdefinerte svar? Sjekk ut disse detaljerte veiledningene:

• Forhåndsdefinerte svar
• Hvordan lage og bruke forhåndsdefinerte svar i LiveAgent
• Forhåndsskrevne meldinger (Makroer)
• Kundeservicemallar – Beste praksis
• Forhåndsskrevne responser forklart
• Kundeservice forklart
• E-postmallar
• Forhåndsskrevne meldinger

Klar til å lage forhåndsdefinerte svar?

Lag forhåndsdefinerte svar med letthet og begynn å effektivisere arbeidsflyten din i dag! Oppdag hvor enkelt det er å øke hastigheten på billettløsning med vår gratis, alt-inkludert 30-dagers prøveperiode. Prøv det i dag!