Automatiserte anropssystemer

Bedrifter kan bruke en automatisk anropstjeneste til å sende en forhåndsinnspilt stemmmelding til tusenvis av leads og prospekter for kvalifiserings- eller salgsformål. De kan til og med sende en hendelsespåminnelse eller en nødmelding til hele kontaktlisten sin, inkludert teammedlemmer.

I tillegg hjelper automatiserte telefonsystemer bedrifter med å levere relevante telefonsvarsystemmeldinger til kundestøttesamtaler.

Hvordan fungerer et automatisert anropssystem?

Et automatisert anropssystem fungerer både som et innkommende anropssystem og et automatisert utgående anropsstyrings-system.

Innkommende anropssystemer lar deg ta opp en unik lydmelding for ulike kundeproblemstillinger, slik at hver anropende kan velge fra menyalternativene dine og løse et spesifikt problem. De kan velge å dirigere anrop til tilgjengelige agenter hvis en bestemt melding ikke løser problemet. I tillegg tilbyr noen systemer et automatisk tilbakerings-alternativ, som lar kunder be om et tilbakeanrop fra en agent på et senere tidspunkt.

I tillegg kan du bruke disse automatiske anropssystemene til å sende en forhåndsinnspilt melding til hvem som helst på kontaktlisten din uten at agentene dine ringer dem.

Slik fungerer automatiske telefonmenysystemer:

• De spiller av en innspilt melding når en kunde ringer bedriftens lokale eller grønt nummer.
• Kunden kan velge et passende menyalternativ ved å velge et tilsvarende nummer for å løse problemet eller få støtte fra en live agent.
• Noen inkluderer interaktive stemmesvar-systemer som lar kunder si problemet sitt i stedet for å trykke på en knapp.
• Utgående anrop fungerer på den andre måten. Det automatiserte meldingssystemet foretar et anrop, og enten spiller av en innspilt melding eller kobler den oppringede til en agent når det oppdager en stemme. Ellers bruker det funksjonen “Automatisk etterlat melding på telefonsvarer”.

Disse tilpassede telefonmenysystemene støtter ulike tredjeparts-integrasjoner. For eksempel kan du integrere ditt med CRM-programvare (Customer Relationship Management) for å segmentere, score og spore leads dine.

Hva er funksjonene til automatiserte anropssystemer?

De mest bemerkelsesverdige funksjonene til automatiserte anropssystemer inkluderer:

• Tilpassbare anropsnumre – Etter å ha bekreftet et gyldig telefonnummer, kan du tilpasse anropsnummeret ditt slik at kundene dine vet hvem som ringer.
• Tilpasset bedriftshilsen – Du kan hilse hver anropende med en tilpasset melding.
• Masseutsendelse av stemmemeldinger – Disse agentløse ringesystemene gjør det mulig for bedriftseiere å foreta samtidige anrop til en hel kontaktliste.
• Planlegging av anrop – Bedrifter kan angi en spesifikk dato og tid for hvert utgående anrop.
• Telefonsvarer-deteksjon – Hvis en telefonsvarer eller telefonsvartjeneste tar opp et anrop, vil et automatisert anropssystem gjenta meldingen etter tonen.
• Telefonsvarer-til-tekst – Systemet kan sende en tekstmelding hvis den oppringede ikke har et telefonsvarer-alternativ.
• Automatiserte svarservices – Du kan ta opp meldinger for å håndtere vanlige kundeproblemstillinger.
• Tilpassbare rutingsregler – Du kan dirigere anropene dine basert på CRM- eller helpdesk-data for å nyte automatisert lead-distribusjon og gi sømløs kundestøtte. Du kan angi ferdighetsorientert ruting fokusert på agentenes score eller tidsbasert ruting relatert til deres arbeidstimer.
• Sanntidsanalyse – Et live-dashboard med sanntidsovervåking og rapporteringsfunksjoner kan gi deg innsikt i gjennomsnittlig responstid, agentytelse og mer.
• Avanserte funksjoner – De fleste systemer tilbyr avanserte funksjoner som anropsopptak, videokonferanse, møteopptak og transkripsjon, automatisk tilbakering, telefonsvarer-transkripsjon, anropsoversendelse, avstemninger og undersøkelser.

Hva bør du unngå når du bruker automatiserte anropssystemer?

En dårlig meny er en av de verste tingene et automatisert anropssystem kunne ha. Det kan gjøre hver anropende til en sint kunde og få dem til å ønske å bytte til en annen tjeneste.

Menyen din må være kortfattet og tilby alternativer som passer til ulike situasjoner. Unngå lange hilsener, feil alternativer og for mange valg som kunne forvirre kundene.

Dårlig lydkvalitet på musikk og et klumpete brukergrensesnitt kan også ødelegge brukeropplevelsen. Dine anropende bør ikke måtte hoppe gjennom mange ringer for å få nødvendig støtte, og de bør heller ikke lytte til samme sang på gjentakelse mens de venter. Hvis du bestemmer deg for å spille musikk, la anropende velge sine favorittmelodier for å forbedre deres tilfredshet.

Hva er fordelene ved å bruke automatiserte anropssystemer?

Hvis du bruker et automatisert anropssystem, vil du nyte disse fordelene:

• Tidseffektivitet – Automatiserte telefonsamtaler til en lang liste med telefonnumre kan spare verdifull tid, og øke agentenes effektivitet og produktivitet.
• Kostnadsbesparelser – Takket være ubegrenset anrop og rimelige priser kan du spare penger på utgående anrop mens du betjener kunder verden over. Automatisert besvarelse reduserer agentenes tid på anrop, noe som ytterligere kutter kostnadene dine.
• Redusert responstid – En relevant forhåndsinnspilt melding kan besvare kundespørsmål raskt.
• Kundetilfredshet – Enhver kunde kan overføre anropet til en live agent for å løse komplekse problemer.
• Lead-pleie – Telefon-ACD lar deg følge opp med leads sømløst og øke konverteringsrater og salg. Du kan generere en detaljert rapport om hvert anrop og integrere systemet med tredjeparts-apper som CRM eller helpdesk-programvare.
• Bedre teamkommunikasjon og samarbeid – Mange systemer tilbyr teammelding og interne anropsfunksjoner for strømlinjeformet kommunikasjon og samarbeid. De fleste tilbyr ubegrenset lagring for anropsopptak, meldinger og delte dokumenter.

Hvor mye koster automatiserte anropssystemer?

Automatiserte anropssystemer er kostnadseffektive løsninger som ikke krever maskinvare- eller programvareinstallasjoner.

Avhengig av leverandøren kan du få en grunnleggende plan som starter på omtrent $20 per bruker per måned, men den kan ha begrenset kapabilitet. Noen leverandører tar nesten $200 per bruker/måned for en avansert plan. Noen tar månedlige minuttkostnader, mens andre tilbyr ubegrenset minutter og tekstmeldinger.

Hvis du får en årlig prisplan, kan du få en årlig prisrabatt. En volumrabatt er også mulig for mange tilleggsbrukerkontoer.

LiveAgent kan være det rimeligste alternativet. Med start på $49/agent/måned og tilbud av 180+ funksjoner, er det den rimeligste planen der ute.

Det er en premium, alt-inkludert plan som du betaler etter hvert som du går, så det er ingen årlige planvalg. Det krever ingen kontrakt eller oppsettsgebyrer, og du kan oppgradere eller avbryte når som helst og få en gratis 30-dagers prøveperiode (ingen kredittkort påkrevd) for å utforske funksjonene.