Bedrift VoIP

I motsetning til forbrukertjenester, kan en VoIP-leverandør investere mer i å bygge og vedlikeholde et sikkert VoIP-nettverk. I tillegg har de beste VoIP-tjenestene for bedrifter en tendens til å tilby et høyt nivå av kundestøtte. Tross alt har bedriftseiere ikke råd til å miste kontakten med ansatte, spesielt når de jobber eksternt.

Hvordan vite om bedriften din passer for VoIP-virksomhet?

Før du bruker VoIP-tjenester for bedrifter til å håndtere alle telefonsamtalene dine, er det noen punkter du bør huske på. Først må du kontrollere at du har tilgang til en høyhastighets Internett-tilkobling. Du kan ha en kabel-, DSL-, satellitt- eller fiberinternettforbindelse i tradisjonelle kontormiljøer. Det er imidlertid også viktig å sjekke med de eksterne teamene dine. Spør dem om de har Internett-tjeneste med minst 5 Megabit nedlastings- og opplastingshastighet slik at du kan bruke videomøter.

Nå kan du vurdere noen av fordelene som er tilgjengelige fra bedriftens VoIP-leverandører sammenlignet med tradisjonelle bedriftstelefontjenester.

• funksjoner – VoIP-leverandører for bedrifter er kjent for å tilby ubegrensede samtaler over hele landet. Det er imidlertid mange andre avanserte funksjoner å vurdere. For eksempel gjør en auto-attendant-funksjon det enklere å svare på anrop som kommer inn på kvelder og i helger. Noen leverandører leverer også transkripsjon av talepost (dvs. systemet konverterer en talemelding til tekst).
• kostnadsbesparelser – Avhengig av funksjonene du velger, kan VoIP-leverandører tilby betydelige kostnadsbesparelser. Sammenlignet med tradisjonelle forretningstjenester kan du spare 20-50 %. Kostnadsbesparelsene kan bli enda høyere hvis du ringer mange internasjonale samtaler.
• alternativer for små bedrifter – Noen tjenesteleverandører for bedriftstelefoner tilbyr enhetlig kommunikasjon, videomøter og teammeldinger. Disse avanserte funksjonene er vanligvis tilgjengelige gjennom dyre planer. En bedriftstelefontjeneste passer ikke godt for en liten bedrift som fokuserer på kostnadsbesparelser. Når det er sagt, er VoIP-telefonsystemer for bedrifter fortsatt et utmerket valg for mange små bedrifter på grunn av deres lave kostnader og fleksibilitet.

Find the leading

Call center alternatives

Ready to create a remote call center but don’t know which solution to use? Our review will help you find the best fit for your needs.

Hvordan kan bedrifter dra nytte av VoIP-tjenester for bedrifter?

Det er ni aspekter som bedrifter drar nytte av å bruke en VoIP-tjeneste for bedrifter. Noen av disse fordelene er tilgjengelige gjennom tradisjonelle analoge telefoner, men de fleste er kun tilgjengelige på VoIP-samtaler.

• Foreta så mange anrop du vil med ubegrensede ringefunksjoner. VoIP-tjenester er et kostnadseffektivt valg for selskaper som er avhengige av å ringe, inkludert utgående anrop til kunder. Du kan ofte få ubegrenset innenlandssamtaler til hvem som helst i landet. Internasjonale ringetakster kan være så lave som noen få øre per minutt.

• Hold kontakten med andre team. Å holde seg organisert i en alder av eksternt arbeid er mer håndterlig med VoIP-tjenester for bedrifter. Du kan bruke konferansesamtaler med kundeserviceteamene, salgsteamene og andre bedriftsdeler.

• Bruk skjermdeling for å forbedre forståelsen. Å beskrive en prosess verbalt er ikke alltid den riktige tilnærmingen i virksomheten. Noen av dine ansatte foretrekker kanskje å se diagrammer, diagrammer eller andre visuelle hjelpemidler.

• Utvikle forbindelsen med videomøter. Noen VoIP-forretningsplaner inkluderer støtte for videomøter med grupper og videosamtaler. Kommunikasjon via video er en effektiv måte å berike en samtale med en ansatt eller kunde. Du kan finne det lettere å forstå den andre personens tanker og følelser og få bedre kontakt med dem. Noen VoIP-planer lar deg invitere 10, 20 eller til og med 100 deltakere til en videokonferanseøkt.

• Få raske svar med teammeldinger. Nyere VoIP-planer inkluderer en teammeldingsfunksjon (også kalt direktemeldinger). Dette er en nyttig måte å kommunisere med teamet ditt på. Tross alt gir det ikke mening å bruke 10 minutter på å se på kalendere for å sette opp en konferansesamtale i alle situasjoner.

• Talepost. Det er en standardfunksjon i dagens VoIP-teknologi for bedrifter, selv på en grunnleggende plan. For å øke bedriftens produktivitet ytterligere, se etter funksjoner for talepost til e-post. Å lese en transkribert talepost kan være enklere enn å lytte til et opptak.

• Apper med video. Disse er et godt valg hvis du har en Internett-leverandør som tilbyr raske bredbåndstjenester. Du kan for eksempel invitere de ti beste kundene dine til en videosamtale for å avsløre et nytt produkt du jobber med. Under videomøtet kan du bruke skjermdeling for å demonstrere ideen og få tilbakemeldinger fra dem. Noen apper med video lar deg til og med dele kontroll over skjermen din. Dette er et kraftig verktøy for å øke engasjementet.

• Skalerbarhet. I motsetning til de fleste mobiltelefoner, er det enkelt å legge til eller fjerne brukere fra VoIP-tjenesten. Det er verdifullt fordi du kan legge til brukere til kontaktsentrene dine på travle tider og deretter kansellere disse kontoene senere hvis de ikke er nødvendige.

• Routing. Mellomstore bedrifter og større bedrifter får mange innkommende samtaler å administrere hver dag. Å dirigere samtaler til rett person eller avdeling bidrar til å yte bedre service til kundene dine.

Hvordan velge den beste VoIP-leverandøren for bedrifter?

Det er noen få faktorer du må huske på for å sikre at du får det beste tilbudet.

• fleksibilitet – Noen leverandører kan kreve at du registrerer deg for årlige planer for å få det beste tilbudet på bedriftsnivået deres. Derimot kan det laveste nivået la deg avbryte når som helst, men gi færre funksjoner. Husk at du kan mikse og matche mellom planer. Du kan bruke et avansert alternativ (dvs. bedriftsnivået eller det profesjonelle nivået). Derimot kan det laveste nivået være et godt valg for avdelinger med færre anrop.
• støtte for mobilenheter – Mange av de ansatte vil kanskje like muligheten til å jobbe eksternt. For å støtte dette behovet, se etter en leverandør som tilbyr telefonapper eller kan ringe fra flere steder uten å kjøpe en kontortelefon.
• integrasjoner – LiveAgent integreres med populær forretningsprogramvare som Salesflare, Pipedrive, Highrise og Gmail og mange andre. Å velge en VoIP-leverandør for bedrifter som integreres med programvaren din kan spare deg for tid hver dag.
• månedlige minutter – Noen VoIP-leverandører tilbyr ubegrensede minutter på innenlandssamtaler. Før du registrerer deg, tenk på dine ringebehov. Hvis du regelmessig ringer kunder i andre land, kan det hende du trenger en plan med internasjonale samtaler.
• andre kraftige funksjoner – Større selskaper kan trenge kapasiteten til å tilby nettmøter, ubegrensede utvidelser og andre funksjoner som går utover typiske VoIP-funksjoner. Dette er vanligvis tilfelle hvis du har en rekke forskjellige team (f.eks. salg, kundeservice, regnskap osv.) som alle trenger en kontortelefon.

Husk at hver VoIP-leverandør bruker forskjellige ord for å beskrive tjenesten deres. Ett selskap kan bruke uttrykket “bedriftsnivå” for den raskeste tjenesten. Et annet selskap kan tilby et “hastighetsnivå”. Siden det er mange forskjellige vilkår, er det viktig å se nøye på den månedlige prisen og de nøyaktige funksjonene.

For å utvikle din kortliste over VoIP-telefontjenester for bedrifter, start med bransjeanmeldelser som PC Mags anbefalte Voice Over IP-systemer. Du vil se tilbud som Ooma Office, RingCentral og Cisco.

Hvordan sette opp et VoIP-system for bedrifter?

De spesifikke trinnene for å sette opp et VoIP-system for bedrifter varierer. For eksempel vil innstilling av RingCentral MVP være annerledes enn å sette opp LiveAgent. Når det er sagt, er det noen generelle vanlige punkter som gjelder for hvert VoIP-system.

Internett-tilkobling

Kvaliteten og hastigheten på Internett-tilkoblingen din er avgjørende for VoIP-samtaler. Kontakt Internett-leverandøren din og fortell dem at du bytter til en Voice over Internet Protocol-tjeneste. For å oppnå best mulig stemmekvalitet, må du kanskje oppgradere Internett-tilkoblingen eller kjøpe en nyere trådløs ruter som støtter WiFi 6.

Planlegg Voice over Internet Protocol-installasjonen

Det neste trinnet ditt er å planlegge installasjonen av den nye Internett-telefontjenesten. Det kan ta litt testing for å oppnå best stemmekvalitet, så gi deg selv god tid. Du kan velge å planlegge installasjonen i helgen for å minimere forstyrrelser for virksomheten. Hvis du mangler intern IT-ekspertise, spør leverandøren av Internett-telefontjenester om de tilbyr installasjonstjenester. Å betale for dette alternativet er noen ganger en god idé i større selskaper.

Kommuniser med ansatte

Send en e-post til dine ansatte for å kunngjøre det nye systemet. Hvis det er betydelige nye funksjoner som forretningstekstmeldinger, merk dem i e-posten din. Planlegg noen treningsøkter for dine ansatte. Moderne IP-telefoner er fulle av ekstra funksjoner, og det tar tid å lære å bruke dem.

Oppdater opplæringsmateriell

Nå som du har bedre forretningskommunikasjonsverktøy, oppdater opplæringsdokumentene dine. Forklar for eksempel hvordan visse funksjoner fungerer (f.eks. bruker vi den automatiske sentralvakten på flere nivåer til å administrere innkommende anrop fra kunder).