Innholdsstyring vs kunnskapsstyring

Den moderne digitale tidsalderen oppfordrer oss til å forstå viktigheten av å utnytte kraften i informasjon. I sammenheng med styring av verdifulle data dukker begrepene innholdsstyring og kunnskapsstyring opp ganske hyppig. Denne artikkelen tar sikte på å kaste lys over deres viktigste forskjeller og måtene de er sammenvevd på for å drive forretningsvekst.

Så hva betyr dette når det gjelder faktisk bruk? Innholdsstyring sikrer at riktig innhold er tilgjengelig for riktig person på riktig tid. Dette innebærer å lage, redigere, organisere og levere innhold på en måte som er effektiv, virkningsfull og brukervennlig.

Innholdsstyring kan være et uvurderlig verktøy for alle som trenger å håndtere en stor mengde informasjon, enten det er tekst, bilder, videoer eller andre former for data.

Hva er kunnskapsstyring?

Kunnskapsstyring, ellers kjent som KM, er en mer helhetlig tilnærming som involverer opprettelse, deling, bruk og styring av kunnskap innen en organisasjon. Det handler ikke bare om å administrere innhold, men også om å utnytte det innholdet for å forbedre effektivitet, ansattes produktivitet og beslutningstaking.

Kunnskapsstyring er en integrert forretningsprosess for organisasjoner som ønsker å få mest mulig ut av sin kollektive ekspertise. Dette inkluderer bedrifter, men strekker seg også til offentlige etater, forskningsinstitusjoner og andre organisasjoner med en kunnskapssentrert tilnærming.

Innholdsstyring vs. kunnskapsstyring – sammenligning

Selv om innholdsstyring og kunnskapsstyring kan virke like, tjener de ulike formål og spiller unike roller i en organisasjon. Å forstå deres viktigste forskjeller er avgjørende for at bedrifter skal kunne administrere informasjonen sin effektivt og utnytte den til å drive vekst og innovasjon.

1. Fokus og formål

Som vi allerede har nevnt, er innholdsstyrings kjerneansvar opprettelse, organisering og publisering av digitalt innhold. Det tar sikte på å strømlinjeforme innholdsopprettelsesprosesser, og sikrer konsistens og tilgjengelighet på tvers av ulike plattformer.

Kunnskapsstyringsrammeverket fokuserer derimot på å fange opp, organisere og dele kunnskap innen en organisasjon ved hjelp av kunnskapsstyringsoftware og interne og eksterne kunnskapsbasiser.

Innholdsstykker som ofte finnes i en bedrifts kunnskapsbase og andre kunnskapsstyringslagre inneholder veiledninger, logger over løste kundeproblemer og tekniske omfattende veiledninger. Kunnskapsstyring tar sikte på å forbedre samarbeid, forbedre beslutningstaking og fremme innovasjon ved å utnytte kollektiv intern ekspertise.

2. Omfang av informasjon

Innholdsstyring, inkludert tekst, bilder, videoer og annet media, håndterer strukturert og ustrukturert innhold. Det fokuserer på å administrere innhold gjennom hele dets livssyklus, fra opprettelse til arkivering, ved hjelp av essensielle verktøy for kundesupport på sosiale medier.

Kunnskapsstyring omfatter et bredere spekter av informasjon, inkludert eksplisitt kunnskap (som dokumenter og databaser) og implisitt kunnskap (som erfaring). Det tar sikte på å fange opp og distribuere begge typer kunnskap for å komme hele organisasjonen til gode.

3. Informasjonsstruktur

Innholdsstyringsystemer organiserer innhold basert på forhåndsdefinerte taksonomi, kategorier eller tagger. Det sikrer at innhold er lett søkbart og tilgjengelig for brukere.

Kunnskapsstyringsoftware fokuserer på å fange opp og strukturere kollektiv kunnskap for å gjenspeile dens kontekst og relasjoner. De bruker teknikker som kunnskapsgrafer, ontologier og semantiske nettverk for å lette problemfri kunnskapsinnhenting fra en enkelt plattform.

4. Brukerroller og bidrag

Innholdsstyring involverer roller som innholdskapere, redaktører og utgivere. Hver av disse rollene bidrar til innholdsopprettelse og vedlikehold. I mellomtiden er brukere primært de som forbruker innholdet.

Derimot ser kunnskapsstyring hvert medlem av en organisasjon som en eiendel med kunnskap å bidra med. Denne tilnærmingen oppfordrer til aktiv deltakelse fra alle ansatte, uavhengig av deres spesifikke roller. Kunnskapsstyrings prosessen legger vekt på kunnskapsdeling, samarbeid og kollektiv læring.

5. Arbeidsflyt og samarbeid

Bedriftsinnholdsstyringsystemer inkluderer ofte arbeidsflytfunksjoner for å lette innholdsopprettelse, gjennomgang og godkjenningsprosesser. Samarbeid er typisk begrenset til innholdsopprettelse og redigering.

På den annen side prioriterer kunnskapsstyringsystemer samarbeid og fremmer en kultur for deling og spredning av kunnskap. De tilbyr verktøy for samarbeidsforfatterskap, diskusjonsforum og sosiale nettverk for å oppmuntre til aktiv deltakelse.

6. Kontekstualisering og relevans

Når det gjelder innholdsstyring, fokuserer det på å levere relevant innhold til brukere basert på forhåndsdefinerte kriterier, som søkeforespørsler eller brukerpreferanser. Det tar sikte på å gi potensielle kunder personaliserte opplevelser og optimalisere innholdslevering.

Kunnskapsstyring sikrer at informasjon i interne kunnskapsbasiser er relevant og anvendelig for spesifikke situasjoner. Det utnytter erfaring fra virkeligheten for å gi veiledninger og annet nyttig innhold for hele organisasjonen.

7. Langsiktig verdi og læring

Innholdsstyring fokuserer primært på å levere informasjon til brukere i nåtiden. Selv om innhold kan arkiveres, er dets langsiktige verdi ofte begrenset til historisk referanse.

Kunnskapsstyringsystemer tar derimot sikte på å fange opp og bevare forretningskunnskap, og sikrer dens langsiktige verdi. De tilrettelegger for kontinuerlig læring, slik at ansatte kan bygge på eksisterende kunnskap og unngå å finne opp hjulet på nytt.

8. Gjeldende verktøy

Når man diskuterer innholdsstyring, kommer verktøy som WordPress til tankene. En slik løsning er et flaggskip-innholdsstyringsverktøy som lar brukerne lage, administrere, lagre og publisere innhold til ulike nettsteder.

På den annen side, når det gjelder kunnskapsstyringsverktøy, kan vi snakke om LiveAgents eksterne og interne kunnskapsbase-bygger eller til og med Confluence. LiveAgent er mer av en robust og velrundet løsning, men begge disse kunnskapsstyringsoftwaresystemene tilrettelegger for internt samarbeid, dokumentasjon og prosjektstyring.

Eksempler på innholdsstyring vs kunnskapsstyring

For å sette teorien i praksis, la oss snakke om noen eksempler fra virkeligheten på innholdsstyring og kunnskapsstyring som du kanskje allerede har møtt.

Wikipedia

Wikipedia er et glimrende eksempel på både kunnskapsstyring og innholdsstyring. Det er en samarbeidende plattform der brukere bidrar med kunnskapsartikler og innhold om ulike emner.

Plattformen bruker innholdsstyring til å organisere og kategorisere artikler, og sikrer at informasjon presenteres på en strukturert og tilgjengelig måte.

Adobe

Adobe tilbyr kreativ programvare og markedsføringsløsninger. De bruker kunnskapsstyring for å muliggjøre samarbeid blant ansatte globalt, og deler ekspertise og innsikt.

Innholdsstyring er også essensielt for Adobes markedsføringsplattformer, der de administrerer og distribuerer innhold til ulike kanaler, og sikrer konsistent meldinger og merkerepresentasjon.

Trenger du innholdsstyring eller kunnskapsstyring?

Ideelt sett bør en blomstrende bedrift bruke begge. I dagens landskap har det blitt noe av en kunstform å lage, organisere, lagre og levere informasjon. Som et resultat drar de fleste bedrifter nytte av å ha en pålitelig innholds- og kunnskapsstyringstrategi på plass.

Innholdsstyring kan bringe deg:

• Strømlinjefisert informasjonsflyt: Både innholdsstyring og kunnskapsstyringsystemer sikrer en jevn informasjonsflyt innen organisasjonen. Dette hjelper til med å redusere redundans og forbedre effektiviteten.
• Forbedret samarbeid: Disse systemene fremmer samarbeid blant ansatte ved å tilby en plattform for å dele og få tilgang til informasjon enkelt.
• Konsistent meldinger: Innholdsstyring sikrer at selskapets meldinger er konsistente på tvers av alle plattformer, noe som er avgjørende for å opprettholde merkeidentitet.
• Kostnadseffektivitet: De hjelper til med å redusere driftskostnader ved å automatisere ulike oppgaver knyttet til innholdsopprettelse, distribusjon og lagring.
• Regelverkssamsvar: Innholdsstyringsystemer hjelper til med å opprettholde poster og dokumenter i henhold til regulatoriske krav, noe som reduserer risikoen for manglende samsvar.
• Kundetilfredshet: Ved å gi nøyaktig og rettidig informasjon hjelper disse systemene til med å forbedre kundeservice og tilfredshet.
• Skalabilitet: Begge systemer er skalerbare og kan vokse med virksomheten, og sikrer at selskapets informasjonsstyrings behov alltid blir oppfylt.

Kunnskapsstyring kan bringe deg:

• Forbedret beslutningstaking: De gir nøyaktig, oppdatert og omfattende informasjon, som hjelper til med å ta informerte beslutninger.
• Kunnskapsoppbevaring: Kunnskapsstyring hjelper til med å bevare den verdifulle kunnskapen til ansatte, som kan gå tapt når de forlater organisasjonen.
• Økt produktivitet: Ved å gi enkel tilgang til informasjon og redusere tiden brukt på å søke etter data, øker disse systemene den generelle produktiviteten.
• Konkurransefordel: Kunnskapsstyring hjelper til med å oppnå konkurransefordel ved å utnytte organisasjonens kollektive kunnskap og ekspertise.
• Innovasjon: Kunnskapsstyring fremmer innovasjon ved å oppmuntre til deling av ideer og beste praksis innen organisasjonen.
• Risikostyring: De hjelper til med å identifisere og håndtere risiko ved å gi en omfattende oversikt over organisasjonens kunnskap og innhold.

Hva er typene innholdsstyring og kunnskapsstyringsystemer?

Her er de ulike typene innholdsstyring og kunnskapsstyringsystemer:

Innholdsstyringsystemer:

Web Content Management System (WCMS): Disse systemene brukes til å administrere og publisere innhold på nettsteder. De lar brukere lage, redigere, organisere og publisere digitalt innhold uten å kreve teknisk ekspertise. De mest brukte eksemplene inkluderer WordPress, Joomla og Drupal.

Enterprise Content Management System (ECM): Disse systemene er designet for å administrere en organisasjons ustrukturerte informasjon, inkludert dokumenter, bilder, videoer og andre digitale eiendeler. Noen eksempler inkluderer SharePoint, OpenText Content Suite og Documentum.

Document Management System (DMS): Denne typen innholdsstyring fokuserer spesifikt på administrasjon av dokumenter gjennom hele deres livssyklus. Noen bemerkelsesverdige eksempler inkluderer M-Files, Alfresco og LogicalDOC.

Digital Asset Management System (DAM): DAM-systemer brukes til å lagre, organisere og administrere digitale eiendeler som bilder, videoer, lydfiler og annet media. De tilbyr verktøy for metadatastyring, eiendelstagging og enkel innhenting. De vanligste er Widen Collective, Bynder og Adobe Experience Manager Assets.

Learning Management System (LMS): Selv om de primært brukes til e-læring og opplæring, administrerer og leverer disse plattformene også innhold. Du kan gjenkjenne LMS-verktøy som Moodle, Canvas og Blackboard.

Kunnskapsstyringsystemer:

Enterprise Knowledge Management System: Disse systemene fokuserer på å samle inn, organisere og dele kunnskap innen en organisasjon. De inkluderer funksjoner som dokumentdeling, ekspertkataloger, diskusjonsforum og beste praksis-lagre. Noen eksempler fra virkeligheten inkluderer Confluence, IBM Watson Knowledge Center og Bloomfir.

Collaborative Knowledge Management System: Disse systemene legger vekt på samarbeid og informasjonsdeling blant teammedlemmer. De inkluderer ofte funksjoner som wikier, blogger, diskusjonstavler og sanntidssamarbeidsverktøy. De mest bemerkelsesverdige programvareløsningene inkluderer LiveAgent, MediaWiki og Tiki Wiki.

Expertise Location System: Disse kunnskapsstyringsverktøyene hjelper brukere med å finne eksperter innen en organisasjon basert på deres ferdigheter, kunnskapsområder og erfaring. De hjelper til med å koble sammen personer som trenger informasjon med de som har relevant ekspertise. Eksempler fra virkeligheten på kunnskapsstyringsverktøy for ekspertlokalisering inkluderer Swoop, Talla og ProFinda.

Content Curation System: Denne typen KMS hjelper til med å velge, organisere og presentere relevant informasjon fra ulike kilder. Det er spesielt nyttig for å lage kunnskapsbasiser, nyhetsbrev eller ressursbiblioteker. Du kan gjenkjenne innholdskullasjonsystemer som Scoop.it, Flipboard og Pearltrees.

Semantic Knowledge Management System: Disse systemene bruker semantisk teknologi for å fange opp og organisere kunnskap basert på relasjonene mellom konsepter. De forbedrer søkenøyaktigheten og muliggjør bedre kontekstuell forståelse av informasjonen. Bemerkelsesverdige eksempler inkluderer PoolParty Semantic Suite, TopQuadrant og Synaptica.

Case-based Reasoning System: Denne typen KMS lagrer og henter løsninger på tidligere problemer eller saker. Det hjelper brukere med å finne relevante løsninger ved å matche gjeldende problemer med lignende saker fra fortiden. Verktøy du kan finne i denne kategorien inkluderer Coveo, IntraFind og Primedius.

Innovation Management System: Disse systemene fremmer idedeeling, samarbeid og innovasjon innen en organisasjon. De inkluderer ofte verktøy for innsamling av ideer, evaluering av dem og implementering av de mest lovende. Ofte brukte innovasjonsstyringsverktøy er Spigit, IdeaScale og Brightidea.

Husk at disse kategoriene kan overlappe, og noen systemer kan inkludere funksjoner fra flere typer.

Kan disse systemene integreres med hverandre?

For å svare enkelt på spørsmålet, ja, det kan de. Ved å integrere begge systemer kan du lage en mer omfattende og effektiv løsning for administrasjon av både innhold og kunnskap innen en organisasjon. For å oppnå slik integrasjon må du velge systemer som er kompatible og tilbyr APIer eller andre måter å koble sammen og kommunisere mellom de to systemene.

Trenger bedrifter både innholds- og kunnskapsstyringsystemer?

Et annet enkelt svar er ja. I mange tilfeller oppdager bedrifter at integrering av begge systemer kan forbedre deres overordnede informasjonsstyringstrategi. Selv om det avhenger av størrelsen på en organisasjon og arten av operasjoner, kombinerer innholds- og kunnskapsstyringstrategi en mer helhetlig tilnærming til administrasjon av bedriftsdata.