Hvordan avslå høflig
Lær å avslå høflig i ulike situasjoner ved å starte med å beklage, være direkte, bruke 'nei', foreslå alternativer og følge opp. Virkelige eksempler og tips hje...
6 min lesing
Customer Communication
Selv om hver bedrift ønsker å tilfredsstille kundene sine hver gang, er det ikke alltid mulig å si ja til alle kundeforespørsler. Å omfavne ideen om at kunden alltid har rett, gjør det vanskeligere å finne ut hvordan man sier nei til kunder uten å skuffe eller miste dem. Imidlertid, når en kunde krever noe som ikke er tilgjengelig, urimelig eller ganske enkelt umulig å levere, bør alle som er involvert i direkte interaksjon med kunder være perfekt klar over hvordan man sier nei til kunder på en høflig måte.
Hvordan si nei til kunder uten å miste deres forretning
Hvordan sier du nei til kundeforespørsler eller krav uten å gjøre kunder sinte, frustrerte eller skuffet? Her er noen grunnleggende ting å huske på når du må skrive et avslagsbrev til kundene eller prospektene dine.
- Omformulere “nei” ved hjelp av positivt språk, som er den eneste kommunikasjonen du bør bruke når du skriver et avslagsbrev.
- Behold et enkelt avslagsbrevsformat: vis takknemlighet, gi beskjeden, forklar hvorfor, tilby hjelp og avslutt på en positiv note.
- Bruk empatierklæringer for å vise at du forstår kundens følelser (f.eks. Jeg forstår helt at …, Jeg vet hvor frustrerende det må være …, osv.)
- Gi alltid en dedikert forklaring på hvorfor du ikke kan oppfylle en kundes forespørsel (f.eks. noe strider mot bedriftspolicy).
- Hevd ditt avslag uten å gi falske løfter til kunder (f.eks. ikke lover å implementere en funksjon i nær fremtid hvis du ikke virkelig planlegger det).
- Finn det nærmeste alternativet, hvis mulig. Selv om det ikke fungerer for kunden, vil de fortsatt sette pris på innsatsen din.
- Sørg for at en kunde forstår at du sier nei til deres forespørsel, ikke til dem personlig.
- Hvis ting endrer seg, følg opp med kunden for å la dem vite at du nå kan oppfylle deres forespørsel.
Hvordan si nei til en kunde: 7 Avslagsbrevmaler
Enten det er frykt for dårlig rykte, å ødelegge forholdet ditt til en kunde, eller å miste deres forretning helt, kan det være utfordrende å avslå kundeforespørsler hvis du ikke vet hvordan du gjør det på en profesjonell måte. Faktisk er det å lære seg å si nei en essensiell ferdighet, spesielt for de som arbeider i kundevendte posisjoner. En høflig avvisning er ofte ditt beste alternativ hvis du må avslå et forslag.
Nedenfor er noen standard avslagsbrevmaler du kan bruke (og tilpasse) for dine kundeinteraksjoner.
Hvordan si nei til en kundeforespørsel om funksjon
Hei [NAVN],
Takk for at du sendte e-post og brakte denne funksjonen til vår oppmerksomhet. Jeg kunne definitivt forstå hvordan kundene våre ville ha nytte av det.
For øyeblikket har vi ikke noe slikt på plass, men vi har faktisk hørt den forespørselen ganske mye, så vi vil muligens implementere det veldig snart. Jeg skal snakke med utviklingsteamet vårt og finne ut om det kunne legges til en fremtidig versjon.
I mellomtiden, vennligst gi meg beskjed hvis det er noe annet vi kan hjelpe deg med og ha en fin rest av uken!
Med vennlig hilsen, [DIN SIGNATUR]
Hvordan si nei til en kunde som ber om en funksjon som ble fjernet
Hei [NAVN],
Takk for at du kontaktet oss. Denne funksjonen ble fjernet fra produktet vårt fordi det gjorde appens lastetid tregere for de fleste av kundene våre, inkludert de som aldri brukte det. Så vi er ikke sannsynlig å bringe det tilbake med det første.
Jeg forstår helt at det må være frustrerende for deg å miste en funksjon du stolte på. Men hvis det er nødvendig, kunne jeg anbefale deg et alternativt verktøy som har det.
Med vennlig hilsen, [DIN SIGNATUR]
Hvordan si nei til en kunde som ber om rabatt
Hei [NAVN],
Takk for at du valgte [BEDRIFTSNAVN]. Vi er glad for at du har bestemt deg for å kjøpe produktet vårt og vi kan ikke vente på å ha deg ombord!
Angående din rabattforespørsel, dessverre kan vi ikke tilby deg rabatt for øyeblikket. Vi mener at tjenesten vår gir mer verdi for pengene dine, og dessuten ville det være urettferdig overfor de andre kundene våre hvis vi gjør et unntak. Vi kjører imidlertid kampanjer noen ganger, du kan finne dem på nettstedet vårt på [LENKE], eller du kan abonnere på nyhetsbrevet vårt hver måned for å være oppdatert med våre fremtidige tilbud.
Vennligst gi meg beskjed hvis du vil at jeg skal legge til e-postadressen din på meldingslisten vår.
Med vennlig hilsen, [DIN SIGNATUR]
Hvordan si nei til en kunde som ber om refusjon/retur/bytte
Kjær [NAVN],
Dessverre kan jeg ikke behandle refusjons-/retur-/bytteanmodelsen din fordi produktet har blitt skadet etter levering.
Jeg forstår at dette ikke er meldingen du ønsket å høre, og det må være skuffende gitt at du ikke fikk brukt det mye.
Vi godtar at denne skaden mest sannsynlig ble forårsaket utilsiktet, så som et tegn på velvilje ville vi gjerne tilby deg 20% rabatt på ditt neste kjøp. Bruk ganske enkelt denne koden: [NAVN] for å løse den inn.
Hvis du har noen spørsmål, vennligst gi meg beskjed. Jeg vil alltid gjøre det jeg kan for å hjelpe deg.
Med vennlig hilsen, [DIN SIGNATUR]
Hvordan si nei til en kunde som ber deg om å gjøre jobben deres
Hei [NAVN],
Jeg har vedlagt en kort instruksjon som vil veilede deg gjennom prosessen med å gjøre X. Du kan enkelt få dette klart på mindre enn ingen tid.
I tilfelle du møter noen vanskeligheter, vennligst ikke nøl med å kontakte meg. Vi kan få en samtale og jeg vil veilede deg steg for steg.
Med vennlig hilsen, [DIN SIGNATUR]
Hvordan si nei til et møte med en klient
Hei [NAVN],
Jeg er så glad for at du er interessert i å samarbeide med bedriften vår på det nye prosjektet ditt.
Selv om jeg gjerne ville møtt deg personlig, er jeg dessverre ikke tilgjengelig for å reise denne uken på grunn av eksisterende forpliktelser og kan ikke gi deg tiden du fortjener for å diskutere dette videre.
Imidlertid er jeg glad for å starte samtalen nå via e-post hvis det fungerer for deg?
[DETALJER DU PLANLA Å DISKUTERE]
Ville gjerne høre dine tanker om dette. Og hvis du foretrekker å diskutere personlig, er jeg tilgjengelig [DATOER] og ville gjerne snakke mer om det da.
Takk for at du forstår, [DIN SIGNATUR]
Hvordan si nei til et klientprosjekt
Hei [NAVN],
Takk skal du ha for at du sendte oss detaljene om [PROSJEKTNAVN], det høres virkelig ut som en flott mulighet!
Imidlertid, etter å ha lest gjennom forslaget og diskutert med teamet mitt, har vi bestemt oss for at vi dessverre ikke vil kunne ta på oss dette prosjektet.
Selv om vi gjerne ville gå videre med dette, har vi for øyeblikket ganske enkelt ikke nok ressurser som dette prosjektet fortjener.
Hvis ting endrer seg i nærmeste fremtid, vil jeg definitivt kontakte deg og gi deg beskjed.
Med vennlig hilsen, [DIN SIGNATUR]
