Maler for avslagsbrev

Så mye som enhver bedrift ønsker å glede kundene sine hver gang, er det ikke alltid mulig å si ja til alle kundeforespørsler. Å omfavne ideen om at kunden alltid har rett gjør det vanskeligere å finne ut hvordan man kan si nei til kunder uten å skuffe eller miste dem. Men når en kunde krever noe som ikke er tilgjengelig, urimelig eller rett og slett umulig å gi, bør alle som er involvert i direkte interaksjoner med kunder være fullstendig klar over hvordan de kan si nei til kunder på en høflig måte.

Hvordan si nei til kunder uten å miste virksomheten

Hvordan si nei til kundeforespørsler eller krav uten å gjøre kundene sinte, frustrerte eller skuffet? Her er noen grunnleggende ting å huske på når du skal skrive et avvisningsbrev til dine kunder eller potensielle kunder.

• Omform “nei” ved å bruke positivt språk, som er den eneste kommunikasjonen du bør bruke når du skriver et avslagsbrev.
• Hold et enkelt format for avvisningsbrev: vis takknemlighet, fortell nyhetene, fortell hvorfor, tilby hjelp, avslutt på en høy tone.
• Bruk empatiuttalelser for å vise at du forstår en kundes følelser (dvs. jeg forstår det helt …, jeg vet hvor frustrerende det må være … osv.)
• Gi alltid en dedikert forklaring på hvorfor du ikke er i stand til å oppfylle en kundes forespørsel (dvs. noe er i strid med selskapets retningslinjer).
• Bekreft avslaget ditt uten å gi falske løfter til kunder (dvs. ikke lov å implementere en funksjon i nær fremtid, hvis du egentlig ikke planlegger å gjøre det).
• Finn det nærmeste alternativet, hvis mulig. Selv om det ikke vil fungere for kunden, vil de fortsatt sette pris på innsatsen din.
• Sørg for at en kunde forstår at du sier nei til forespørselen deres, ikke til dem personlig.
• Hvis ting endrer seg, følg opp med kunden for å fortelle dem at du nå er i stand til å oppfylle forespørselen deres.

Hvordan si nei til en kunde: 7 maler for avslagsbrev

Enten det er frykt for et dårlig rykte, ødelegge forholdet ditt til en kunde eller helt å miste virksomheten, kan det være utfordrende å avvise kundeforespørsler hvis du ikke vet hvordan du gjør det på en profesjonell måte. Faktisk er det en viktig ferdighet å lære å si nei, spesielt for de som jobber i kundevendte stillinger. Nedenfor er noen standardmaler for avvisningsbrev du kan bruke (og tilpasse) for kundeinteraksjoner.

Hvordan si nei til en kundeforespørsel

Hvordan si nei til en kunde som ber om en funksjon som ble fjernet

Hvordan si nei til en kunde som ber om rabatt

Hvordan si nei til en kunde som ber om refusjon/retur/bytte

Hvordan si nei til en kunde som ber deg gjøre jobben sin for dem

Hvordan si nei til et møte med en klient

Hvordan si nei til en kundes prosjekt

Relaterte Artikkler

Forbedre tilfredsheten med tilbakeringingsprogramvare

LiveAgent er en pålitelig, rimelig og effektiv programvare for kundesenter, med over 200 nyttige funksjoner. Det hjelper bedrifter med å forbedre kundetilfredsheten og øke salget ved å tilby flerspråklig støtte og integrasjon med over 40 verktøy. Med LiveAgent kan bedrifter effektivisere agentenes arbeidsflyt og gi kundene selvhjelpsverktøy for en bedre opplevelse.

Øk konverteringsraten med LiveAgent

For å øke konverteringsraten på nettsiden din må du revurdere tilbudene, optimalisere nettsiden og gi ekstra fordeler til kundene. Dette kan inkludere lavere pris, forbedret funksjonalitet, gratis frakt og gode tilbud. Det er også viktig å A/B-teste forskjellige elementer, oppfordre til handling og sikre at nettsiden fungerer ordentlig på mobil. Migrasjonsstøtte tilbys for de mest populære kundeserviceløsningene, og fornøyde kunder er de beste kundene. En lav konverteringsrate kan indikere problemer med uattraktive tilbud og dårlig design av nettsiden.

Selvbetjent programvare

Jonene, HubSpot, Ada, Document360, Hornbill Service Manager, Freshdesk contact center, Replicant, Apty og Solvvy er selvbetjente programvare for kundeservice med unike funksjoner, fordeler og priser. Disse verktøyene tilbyr forskjellige løsninger for bedrifter av ulike størrelser og behov. Med funksjoner som personalisering, kunnskapsforvaltning, sanntidsanalyse og chatbot, kan disse verktøyene bidra til å forbedre kundeserviceopplevelsen og øke produktiviteten. En gratis prøveversjon er tilgjengelig for de fleste av disse verktøyene, og de tilbyr også ulike priser og rabatter for ulike abonnementsplaner.

The rett passform for en vær bedrift

LiveAgent er en komplett løsning for bedrifter, med funksjoner som kontaktskjemaer, live chat, databaser, og integrasjon med sosiale nettverk. Det tilbyr god verdi for pengene og har en hjelpsom supportteam. Kunder som har byttet fra ZenDesk til LiveAgent har rapportert bedre funksjonalitet og en mer tilfredsstillende opplevelse.