Maler for avslagsbrev

Så mye som enhver bedrift ønsker å glede kundene sine hver gang, er det ikke alltid mulig å si ja til alle kundeforespørsler. Å omfavne ideen om at kunden alltid har rett gjør det vanskeligere å finne ut hvordan man kan si nei til kunder uten å skuffe eller miste dem. Men når en kunde krever noe som ikke er tilgjengelig, urimelig eller rett og slett umulig å gi, bør alle som er involvert i direkte interaksjoner med kunder være fullstendig klar over hvordan de kan si nei til kunder på en høflig måte.

Hvordan si nei til kunder uten å miste virksomheten

Hvordan si nei til kundeforespørsler eller krav uten å gjøre kundene sinte, frustrerte eller skuffet? Her er noen grunnleggende ting å huske på når du skal skrive et avvisningsbrev til dine kunder eller potensielle kunder.

• Omform “nei” ved å bruke positivt språk, som er den eneste kommunikasjonen du bør bruke når du skriver et avslagsbrev.
• Hold et enkelt format for avvisningsbrev: vis takknemlighet, fortell nyhetene, fortell hvorfor, tilby hjelp, avslutt på en høy tone.
• Bruk empatiuttalelser for å vise at du forstår en kundes følelser (dvs. jeg forstår det helt …, jeg vet hvor frustrerende det må være … osv.)
• Gi alltid en dedikert forklaring på hvorfor du ikke er i stand til å oppfylle en kundes forespørsel (dvs. noe er i strid med selskapets retningslinjer).
• Bekreft avslaget ditt uten å gi falske løfter til kunder (dvs. ikke lov å implementere en funksjon i nær fremtid, hvis du egentlig ikke planlegger å gjøre det).
• Finn det nærmeste alternativet, hvis mulig. Selv om det ikke vil fungere for kunden, vil de fortsatt sette pris på innsatsen din.
• Sørg for at en kunde forstår at du sier nei til forespørselen deres, ikke til dem personlig.
• Hvis ting endrer seg, følg opp med kunden for å fortelle dem at du nå er i stand til å oppfylle forespørselen deres.

Hvordan si nei til en kunde: 7 maler for avslagsbrev

Enten det er frykt for et dårlig rykte, ødelegge forholdet ditt til en kunde eller helt å miste virksomheten, kan det være utfordrende å avvise kundeforespørsler hvis du ikke vet hvordan du gjør det på en profesjonell måte. Faktisk er det en viktig ferdighet å lære å si nei, spesielt for de som jobber i kundevendte stillinger. Nedenfor er noen standardmaler for avvisningsbrev du kan bruke (og tilpasse) for kundeinteraksjoner.

Hvordan si nei til en kundeforespørsel

Hvordan si nei til en kunde som ber om en funksjon som ble fjernet

Hvordan si nei til en kunde som ber om rabatt

Hvordan si nei til en kunde som ber om refusjon/retur/bytte

Hvordan si nei til en kunde som ber deg gjøre jobben sin for dem

Hvordan si nei til et møte med en klient

Hvordan si nei til en kundes prosjekt

Relaterte Artikkler

Tren lagene dine i grunnleggende kommunikasjon om kundeopplevelse

Stor knapphet på ressurser og fallende kjøpekraft presser selgerne. Å levere på kjernefordeler er viktig for å skille seg ut. Gjennomsiktighet i kommunikasjonen og realistiske forventninger er nøkkelen til kundetilfredshet og suksess.

10 Kundeserviceregler for nettprofesjonelle

For å oppnå suksess i dagens marked er det viktig å levere på kjernefordelene, være ærlig og gjennomsiktig med kunder, og investere i verktøy som LiveAgent for god kundeservice.

UanstrengtHelp Desk-programvare

Få en omfattende kontaktliste for helpdesk og lær kundeserviceterminologi med LiveAgent. Oppdag også LiveAgents priser og funksjoner.

Ledende softphone-programvare for B2B & amp; B2C virksomheter

LiveAgent er en effektiv løsning for å håndtere mange henvendelser via forskjellige kanaler. Brukere roser rask support og enkel implementering.