Avslag Brevmaler
Høflige avslagsbrevmaler for kundeforespørsler, med positiv språkbruk og empati. Oppretthold profesjonalitet, gi klare årsaker og foreslå alternativer når det e...
6 min lesing
LiveAgent
Customer Service
+1
Når du kommuniserer med kunder, klienter eller potensielle kunder, er det like viktig å finne riktig måte å avslutte en e-post eller bryte av en samtale på som å åpne den på en god måte. Faktisk kan det å avslutte en interaksjon på en profesjonell, høflig og respektfull måte forvandle selv det som kanskje startet som en ubehagelig samtale til en positiv kundeserviceopplevelse og etterlate kunden med et godt sisteinntrykk.
Grunnleggende tips for å avslutte samtaler med kunder
- Bruk ett eller flere av de vanligste avslutningsfrasene for samtaler som er relevante for temaet i samtalen (takke kunden, gjenta en unnskyldning, informere om neste steg osv.).
- Velg riktig ordforråd, tone og stil som passer best til ditt publikum.
- Tilpass avslutningen til ulike støttekanaler. Telefonsamtaler og e-poster krever vanligvis et mer formelt språk, mens live chat og sosiale medier ofte er mer uformelle.
- Unngå å bruke den samme avslutningsfrasen på slutten av hver interaksjon, da dette kan høres for generisk og robotaktig ut – tilpass meldingen din når det er mulig.
- Avslutt på en positiv måte ved å spørre kunden om det er noe mer du kan hjelpe med, eller oppmuntre dem til å ta kontakt igjen senere. Å føre logg over samtaler er viktig for å holde oversikt over tidligere interaksjoner og sikre kontinuitet i kundestøtten.
- Sørg for at avslutningsfrasen er høflig, vennlig og etterlater et positivt inntrykk.
Ifølge en undersøkelse fra American Express mener 68 % av forbrukerne at en hyggelig kundeservicemedarbeider er nøkkelen til en positiv serviceopplevelse. Nedenfor finner du noen velprøvde eksempler på hvordan du kan avslutte kundesamtaler på en profesjonell måte på tvers av ulike støttekanaler, slik at kundene dine alltid får en god opplevelse når de er i kontakt med deg.
Hvordan avslutte en telefonsamtale: avslutningsfraser for telefon
“Takk for at du ringte, og hvis du har flere spørsmål, vennligst ring oss igjen.”
“Takk for at du ringte [FIRMANAVN]. Ha en fin dag.”
“Du har snakket med [RÅDGIVERNAVN] i dag. Takk for at du tok kontakt med [FIRMANAVN]. Ha en strålende dag.”
“Beklager igjen for eventuelle ulemper. Takk for at du ringte.”
“Takk for at du ringte. Jeg satte pris på samtalen i dag.”
“Hvis det dukker opp andre spørsmål, ta gjerne kontakt med oss når som helst. Takk for at du ringte. Ha det bra.”
“Tusen takk for tiden din, [KUNDENAVN], og takk for at du ringte [FIRMANAVN]. Vi ser frem til å samarbeide med deg i fremtiden. Ha en flott dag!”
“Takk for at du ringte, [KUNDENAVN], din tilbakemelding er svært verdifull for oss. Ikke nøl med å ta kontakt igjen hvis du har spørsmål.”
“Det er flott at vi fikk besvart spørsmålene dine i dag. Takk for at du ringte [FIRMANAVN]. Ha en strålende dag.”
“Jeg er veldig glad for at vi kunne hjelpe deg i dag, [KUNDENAVN]. Ta gjerne kontakt igjen om du trenger hjelp.”
Hvordan avslutte en e-post: avslutningsfraser for e-post
“Hvis du har andre spørsmål, gi meg beskjed. Ser frem til å høre fra deg.”
“I mellomtiden, gi meg beskjed hvis du har flere spørsmål, kommentarer eller bekymringer. Jeg hjelper deg gjerne.”
“Jeg håper dette hjelper. Send meg en linje hvis du har flere spørsmål. Du kan også kontakte oss på Facebook [lenke] eller Twitter [lenke] for raskt svar.”
“Og selvfølgelig, jeg er alltid her for å svare på spørsmål du måtte ha. Om jeg kan hjelpe deg på noen måte, ikke nøl med å sende en e-post.”
“Hvis du er interessert i å lære mer om vårt produkt, ta gjerne kontakt med meg eller noen andre på vårt supportteam når som helst. Vi er alltid her for å hjelpe.”
“Takk for tiden din, og ring meg eller send en e-post hvis du har spørsmål om verktøyet.”
“Du er velkommen til å kontakte vårt supportteam på [telefonnummer], eller svare på denne meldingen – vi hjelper deg gjerne.”
“Som en påminnelse, her er en [lenke] til vår kunnskapsbase hvor du kan finne mer informasjon om vårt produkt og selskap når som helst.”
“Vi setter stor pris på din forståelse i denne saken. Ta gjerne kontakt med meg hvis du har spørsmål.”
“Beklager igjen for ulempen. Jeg har videreformidlet tilbakemeldingen til resten av teamet og kan forsikre deg om at denne feilen ikke vil skje igjen.”
“Jeg forstår at dette ikke var svaret du forventet. Men jeg skal gjøre mitt beste for å løse det så fort som mulig, og jeg holder deg oppdatert.”
“Gi meg beskjed om denne løsningen fungerer for deg. Og som alltid – hvis det er noe mer jeg kan hjelpe med, ikke nøl med å ta kontakt.”
“Takk igjen for at du gjorde oss oppmerksom på dette. Jeg vil oppdatere deg om fremdriften innen en uke.”
“Jeg håper vi holder kontakten og kan samarbeide igjen i fremtiden. Ikke nøl med å gi tilbakemelding og forslag for å hjelpe oss å bli bedre – selv på avstand.”
“I mellomtiden er det noen tiltak du kan prøve for å løse problemet: […]. Hvis disse ikke fungerer, kontakter jeg deg innen én virkedag med en alternativ løsning.”
Hvordan avslutte en samtale på live chat
“Jeg er glad for at jeg fikk ordnet det for deg. Før du går, er det noe mer jeg kan hjelpe deg med i dag?”
“Hyggelig å kunne hjelpe ☺ Ønsker deg en fin dag!”
“Takk for at du chattet med oss i dag. Ha en fin dag. Ha det bra.”
“Takk for at du kontaktet vår chat-støtte. Jeg avslutter nå denne chatten. Hvis du har flere problemer, ikke nøl med å si fra. Ha en flott dag!”
“Takk for at du brukte vår livehjelp. Ta gjerne kontakt igjen hvis du trenger mer hjelp. Ha det bra!”
“Takk for besøket! Vi håper å se deg igjen!”
“Takk for at du stakk innom, vi håper å høre fra deg igjen!”
“Min kollega [AGENTNAVN] fra teknisk support kan svare på spørsmålet ditt. Jeg inviterer ham/henne inn i chatten nå, et øyeblikk.”
“Beklageligvis kan jeg ikke hjelpe med det problemet, men jeg kan sette deg over til en kollega som er spesialist på denne typen henvendelser. Ønsker du det?”
“Vennligst vent litt, jeg kobler deg til [AGENTNAVN] fra [AVDELING] straks.”
“Kan du vente et øyeblikk? Jeg overfører deg til riktig person.”
“[KUNDENAVN], det ser ut til at du ikke svarer lenger. Jeg må derfor avslutte chatten for nå. Hvis du fortsatt trenger hjelp, kan du starte en ny chat. Takk for besøket.”
“Det har gått en stund siden du svarte sist. Jeg avslutter derfor chatten. Hvis du trenger mer hjelp, er vi her for deg. Ha en fin dag!”
“Siden det virker som du ikke svarer lenger, avslutter jeg denne chatten. Trenger du fortsatt hjelp, kan du be om en ny chat. Takk for at du tok kontakt.”
“Hvis det skulle oppstå flere problemer, og du ikke får tilgang til vår chat, kan du gjerne sende oss en e-post på [e-postadresse] eller ringe vår kundeservice på [telefonnummer].”
Hvordan avslutte en samtale på sosiale medier
“La oss undersøke det for deg. Vi svarer deg snart.”
“Takk for at vi fikk muligheten til å hjelpe! Vi er her hvis du trenger oss igjen.”
“Vi følger opp i din DM så snart det er løst.”
“Håper det hjelper – ha en strålende dag!”
“Er det andre spørsmål jeg kan hjelpe deg med?”
“Gi oss beskjed hvis det er noe annet vi kan hjelpe med.”
“Takk. Flott at jeg kunne hjelpe.”
“Takk for tilbakemeldingen – jeg får noen fra teknisk støtte til å se på det umiddelbart!”
“Vi gjør alt vi kan for å fikse det så snart som mulig!”
“Hyggelig å kunne hjelpe! Si ifra hvis du trenger noe mer.”
Viktige poenger
Å avslutte samtaler profesjonelt og høflig er en viktig ferdighet innen kundeservice. Ved å følge disse malene og beste praksiser kan du:
- Forvandle negative interaksjoner til positive kundeopplevelser
- Etterlate et varig positivt inntrykk som fremmer kundelojalitet
- Bevare profesjonaliteten på alle kommunikasjonskanaler
- Oppmuntre til videre kontakt ved å invitere kunden til å ta kontakt igjen
- Personliggjøre interaksjoner slik at kunden føler seg verdsatt og satt pris på
Husk at måten du avslutter en samtale på ofte er det kundene husker best. Gjør hver avslutning tellende ved å være ekte, takknemlig og profesjonell.
