Dårlige e-posteksempler

Viktigheten av dårlige e-posteksempler

Som en rask og effektiv måte å komme i kontakt med mennesker på, er e-post en stor del av forretningskommunikasjonen. Det kan være en fin måte å bygge relasjoner med potensielle kunder, eksisterende kunder, teammedlemmer, interessenter og potensielle samarbeidspartnere.

Imidlertid, hvis du ikke er forsiktig, kan e-postene dine virke uprofesjonelle eller til og med uhøflige.

I denne veiledningen vil vi se på noen eksempler på dårlig skrevne e-poster og diskutere hvordan du unngår å gjøre de samme feilene selv og deretter måtte komme opp med unnskyldningsmeldinger.

E-post er et av de viktigste verktøyene i enhver bedriftseiers eller ansatts verktøykasse siden denne kommunikasjonsmetoden kan brukes til alt fra markedsføring, gjennom kald e-postutreach, til kundeservice. Imidlertid, hvis det ikke gjøres riktig, kan e-post gjøre mer skade enn nytte.

Det er derfor nyttig å ha noen eksempler på uprofesjonell e-postpraksis å referere til før du sender ut meldinger til potensielle kunder eller kolleger.

Ved å vite hva du ikke skal gjøre, vil du kunne skrive effektive forretnings-e-poster i stedet for de som ikke engang blir åpnet eller – enda verre – skader ditt profesjonelle image.

Hvordan unngå dårlige e-posttitler

Emnelinjen i hver e-post du sender må være kortfattet og relevant til innholdet i meldingen. Som sådan, angi alltid emnet for e-posten din i overskriften og ikke bare noe vagt som “hallo”.

For eksempel, hvis du sender en e-post for å komme i kontakt med noen du møtte på et nylig arrangement, vil en emnelinje som “Hyggelig å ha møtt deg på konferansen forrige uke” gi noe kontekst til mottakeren. De vil vite nøyaktig hva e-posten handler om og gjøre for en mye mer effektiv e-post enn bare “Hei, la oss ta en prat”, som sannsynligvis vil bli ignorert eller hoppet over i en full innboks.

Det er enda viktigere å avklare hva meldingen din handler om i emnelinjen hvis du sender kald e-post, siden mottakeren ikke vil gjenkjenne avsendernavnet ditt.

Når en e-post blir besvart og samtalen fortsetter, er det typisk at emnelinjen blir prefikset med “SV: “. Dette er en akseptabel praksis så lenge emnet for diskusjonen ikke har endret seg, i så fall er det best hvis overskriften endres for å forbli relevant til det nåværende emnet og en ny e-posttråd opprettes deretter.

I tillegg bør du alltid unngå å bruke alle store bokstaver eller overdrevne utropstegn i emnelinjen din, da dette kan virke aggressivt eller uprofesjonelt. Dessuten kan bruken av slik formatering eller tegnsetting utløse spamfiltre og forhindre at meldingen din lander i mottakerens hovedinnboks.

Eksempler på dårlige e-postemnelinjjer

• HASTER!!!!
• Vi må snakke
• Kan jeg plukke hjernen din?
• Rask spørsmål
• Bare følger opp
• Hei der!
• Hvordan går det?
• SV: SV: [Emne]
• Fwd: Fwd: [Emne]
• Har du sett dette???

Hvordan ikke skrive en dårlig e-post

For e-postkroppen er det viktig å bruke en høflig og profesjonell tone. Dette betyr å ikke bruke slang, forkortelser eller fagterminologi som mottakeren kanskje ikke forstår, samt smilefjes som ikke har noe sted i formell kommunikasjon.

Det er også best å unngå å lage vitser, vittige bemerkninger eller sarkasme, da det ikke oversettes godt i tekst og kan føre til ubehagellige eller til og med ubehagelige misforståelser. Det samme gjelder for å klage eller sladre om kolleger eller hjemmeliv, som bør være begrenset til personlige e-poster.

I tillegg, hold e-postmeldingene dine så korte og kortfattet som mulig. Ingen vil lese en lang og usammenhengende e-post, så kom til poenget og gi relevant informasjon eller vedlegg på forhånd.

Overdreven kapitalisering i kroppen av e-posten, som i tilfelle emnelinjen, kan også virke aggressiv og potensielt utløse spamfiltre. Det er også unødvendig å bruke forskjellige farger og/eller skrifter fordi egendefinert tekst fortsatt kan vises på standardmåten for mottakeren eller, enda verre, være uleselig.

Å starte kroppen av meldingen din med en dårlig og ineffektiv linjåpning er en sikker måte å gjøre et dårlig inntrykk på. Noen av de vanlige stedene inkluderer “Hei der” og “Jeg håper denne e-posten finner deg vel”. Disse linjene er ofte overbrukt og klisjéfylte.

Å formatere e-posten din som noe annet enn et forretningsbrev er en annen blunder. Dette inkluderer den nevnte kapitaliseringen, farger og skrifter, samt å legge til videoer eller bilder som ikke er relevante for diskusjonen.

Et annet element i en dårlig e-post ville være inkluderingen av uklare handlingsoppfordringer (CTAer) eller deres overbruk. En instruksjon til e-postmottakeren som forteller dem hva de skal gjøre neste, for eksempel “Vennligst ring meg tilbake ved første anledning”, kan være effektiv. Imidlertid, hvis CTAene dine er vage eller det er mange av dem, kan de bli ignorert helt.

Hva som kan være inkludert i en dårlig e-post

• Slang
• Forkortelser
• Fagterminologi
• Smilefjes
• Vitser
• Vittige bemerkninger
• Sarkasme
• Klager
• Sladder
• For mye informasjon
• Lange tekstblokker
• Overdreven kapitalisering
• Unødvendig bruk av farger og/eller skrifter
• Dårlig eller ineffektiv åpningslinje
• Irrelevante bilder, videoer eller annet media
• Uklare eller overbrukte CTAer
• Personlig signaturbildet
• Ordrike ansvarsfraskrivelser eller meldinger etter signaturen

Uprofesjonelle e-posteksempler og maler

HASTER!!!!

Vi må snakke

Kan jeg plukke hjernen din?

Rask spørsmål

Bare følger opp

Hei der!

Hvordan går det?

SV: SV: [Emne]

Fwd: Fwd: [Emne]

Har du sett dette???

Dårlig e-postpraksis

• Inkludert for mange mottakere i “Til:"-feltet – bruk e-postlister hvis du sender melding til mange mennesker på en gang.
• Cc’ing eller Bcc’ing noen uten deres viten – inkluder noen i en samtale bare med deres samtykke, ellers kan det føre til misforståelser.
• Glemme å vedlegge en fil som ble nevnt i e-posten – dette er en vanlig feil og kan være frustrerende for personen du sender e-post til. Du må også sende en oppfølgings-e-post med vedlegget, muligens rotete mottakerens innboks.
• Sende store vedlegg – hvis du sender en stor fil, last den opp til en skytjeneste som Google Drive eller Dropbox og del lenken i stedet.
• Svare alle når det ikke er nødvendig – inkluder bare alle i samtalen hvis svaret ditt er relevant for hver eneste en av dem.
• Videresende en videresending – unngå å sende rundt en e-post så mange ganger at den opprinnelige meldingen knapt er gjenkjennelig. Hvis du videresender en tidligere e-post, trimm den ned til de relevante delene.
• Ikke inkludert en hilsen (som Kjære) eller en avslutning (f.eks. Med vennlig hilsen) – disse er grunnleggende manerer som ikke bør overses når du starter eller avslutter en e-post.
• Utelater et ‘fra”-navn – hvis du ikke inkluderer navnet ditt i e-posten, vet kanskje ikke mottakeren hvem det er fra. Dette kan være spesielt forvirrende hvis du svarer på en e-posttråd der andre deltakeres navn er synlige.
• Ikke korrekturlese e-posten din før du sender – ta alltid noen få øyeblikk til å lese gjennom meldingen din før du sender den, for å unngå pinlige stavefeil eller grammatiske feil.
• Sende en e-post når du er irritert – det er alltid best å vente noen timer (eller enda bedre, en dag) før du sender en sint melding du vil angre senere.
• Skrive noe i en e-post når du kunne sagt det til mottakeren ansikt til ansikt – hvis mulig, er det ofte bedre å ha en samtale i stedet for å prøve å løse ting over e-post.
• Unnlate å bruke en profesjonell e-postadresse – hvis e-posten din er noe som “iluvkitties@gmail.com ”, er det på tide å opprette en ny for forretningsformål.
• Utilstrekkelig personalisering som følge av utilstrekkelig forskning – generiske meldinger er mer sannsynlig å bli ignorert. Ta deg tid til å lære om mottakeren din og hva de kanskje er interessert i før du begynner å skrive.
• Manglende fordeler for mottakeren – hver e-post bør ha et formål og det formålet bør være klart for personen du sender det til. Sørg for at meldingen din er noe som de vil finne nyttig eller interessant.
• Utelater en signatur helt – minst inkluder navn og kontaktinformasjon slik at mottakeren vet hvordan de kan komme i kontakt med deg. Du kan også legge til stillingen din, bedriften og annen relevant informasjon som sosiale medieprofiler.
• Sende meldinger til feil mottakere – selv om det er spesielt pinlig, kan det skje lettere enn du kanskje tror. Dobbeltsjekk alltid mottaker(e) før du sender.

Sammendrag

Dårlige forretnings-e-poster kan koste deg tid, penger og kunder. Husk å korrekturlese meldingene dine, respekter mottakerens tid, og sørg for at e-posten din har et formål.

Ved å følge våre enkle tips og ikke gjenta de dårlige eksemplene nevnt ovenfor, vil du være sikker på å gjøre et godt inntrykk med forretningskorrespondansen din.