Sjekkliste for krisekommunikasjonsplan
Lag en effektiv krisekommunikasjonsplan med LiveAgents sjekkliste. Identifiser interessenter, utform meldinger, tren team og vær forberedt!
14 min lesing
Kommunikasjonsplaner skisserer hvordan en bedrift, organisasjon eller enkeltperson vil samhandle med sine interne og eksterne interessenter for å holde dem oppdatert om de siste utviklingene.
Den inkluderer hvem, hva, når, hvor, hvorfor og hvordan av kommunikasjonsstrategier og taktikker tilpasset et spesifikt prosjekt eller kampanje.
I dette blogginnlegget vil vi gi deg maler for kommunikasjonsplan som du kan bruke for din egen bedrift når du trenger å formidle ulike typer meldinger til ulike aksjonærer. Vi vil også diskutere noen tips for å lage en effektiv kommunikasjonsplan.
Viktigheten av å ha en kommunikasjonsplan
I dagens raskt bevegelige og stadig skiftende verden er det viktigere enn noen gang å ha en klar og konsist plan for kommunikasjon på plass klar for når behovet oppstår.
Uten en slik plan kan bedrifter lett bli fastlåst i detaljene og gå glipp av viktige muligheter til å koble seg til interessentene sine, eller unnlate å gjøre det raskt nok.
En mal for kommunikasjonsplan kan være et verdifullt verktøy for organisasjoner av alle størrelser. Enten du kommuniserer med dine ansatte, kunder, partnere eller media, kan en kommunikasjonsplan bidra til å sikre at budskapet ditt er klart, konsist og på målrettet.
Hvordan titulere en kommunikasjonsplan
Tittelen på dette dokumentet bør gjenspeile formålet, som vanligvis (men ikke alltid) betyr å inkludere “kommunikasjonsplan” og noen spesifikke detaljer. På denne måten vil alle som kommer i kontakt med dokumentet vite hva det er til for og kan lett referere til det når det er nødvendig.
For eksempel, hvis kommunikasjonsplanen er for en ny produktlansering eller en viss markedsføringskampanje, kan du gi den en tittel som angir nettopp det. Andre elementer som kan inkluderes i tittelen er datoene som kommunikasjonsplanen vil være i kraft og navnet på organisasjonen eller teamet som den gjelder for.
Å inkludere denne typen informasjon i dokumentets emne vil informere de relevante partene om planen for meldinger og få alle involvert på samme side med hensyn til når visse kommunikasjonsaktiviteter kan eller må finne sted.
Eksempler på emnelinjer for kommunikasjonsplan
- Kommunikasjonsplan for lansering av nytt produkt
- [Tittel]: Kommunikasjonsplan for markedsføringskampanje
- [Bedriftsnavn] Intern kommunikasjonsplan
- Strategisk kommunikasjonsplan: [Bedriftsnavn]
- [Prosjektnavn] Prosjektledelse kommunikasjonsplan
- Ny [Endring i bedrift] Kommunikasjonsplan
- Plan for kommunikasjon med interessenter: [Bedriftsnavn]
- [Startdato] – [Sluttdato]: Kommunikasjonsplan for mars
Hvordan skrive en kommunikasjonsplan
Måten en kommunikasjonsplan startes på avhenger av formålet eller typen kommunikasjon.
Noen ganger er det nyttig å begynne med en introduksjon som gir kontekst og setter tonen for kommunikasjonsstilen som skal følge, mens det andre ganger er mer fornuftig å hoppe rett inn i kommunikasjonsmålene og strategiene.
Generelt sett vil det være nyttig å følge trinnene nedenfor for å skrive en effektiv kommunikasjonsplan for å sikre at budskapet ditt treffer blinken:
- Gjennomfør en revisjon av din eksisterende kommunikasjonsstrategi (hvis aktuelt) – dette vil tillate deg å identifisere eventuelle problemområder eller innholdsgap (f.eks. manglende markedsføringsmaterialer) som må inkluderes i den nye eller oppdaterte planen.
- Definer SMART-mål for kommunikasjonsplanen din – å sette mål som er spesifikke, målbare, oppnåelige, relevante og tidsbegrensede vil hjelpe deg med å bestemme effektiviteten.
- Utvikle organisasjonens misjonserklæring, kjerneverdi og nøkkelmeldinger – disse bør være grunnlaget som alle kommunikasjonsstrategier og aktiviteter er bygget på. De kan også være spesifisert eksplisitt i kommunikasjonsplanen.
- Identifiser målgruppesegmentene i kommunikasjonsplanen din – å kjenne og forstå mottakeren av meldingene dine gjør det lettere å sette riktig tone for dem.
- Bestem hvilken(e) kanal(er) meldingene dine skal leveres gjennom – enten den beste metoden for å nå målgruppen din ville være via e-post eller en pressemelding, for eksempel, påvirker hvordan kommunikasjonsplanen vil bli skrevet.
- Tildel ansvarlige parter – bestem hvem som skal være ansvarlig for å levere kommunikasjonsplanen din på de ulike kanalene og til hver annen målgruppe.
- Beregn hvor lang tid hvert trinn vil ta og dermed hvor lenge kommunikasjonsplanen vil kjøre totalt – dette er nødvendig for å avklare tidslinjen og tildele et budsjett for å gjøre de nødvendige ressursene tilgjengelige.
- Mål resultatene av planen din etter å ha kommunisert med de relevante interessentene – å gjenkjenne områder for forbedring betyr at du kan oppdatere strategien din for å øke effektiviteten.
Hva som skal inkluderes i en kommunikasjonsplan
- Formål – hva denne spesifikke kommunikasjonsplanen er ment å oppnå
- Målgruppe – målgruppen for meldingene dine
- Datoer – når den ble opprettet og/eller når denne spesifikke kommunikasjonsplanen vil gjelde
- Metoder – hvilke kommunikasjonskanaler du vil sende meldingene dine gjennom
- Roller og ansvar – hvilke oppgaver hver involvert part vil ta seg av
- Gjør og gjør ikke – gode praksis og vanlige feil å unngå når du kommuniserer med prosjektinteressenter
- Eskaleringsramme – f.eks. ditt “første forsvarslinje” og identifisering av “større responstiltak”
- Oppdateringer – hvordan og når du skal endre dokumentet for å opprettholde en effektiv kommunikasjonsplan
Eksempler og maler for kommunikasjonsplan
Kommunikasjonsplan for lansering av nytt produkt
[Bedriftsnavn]: [Produktnavn] Lanseringskommunikasjonsplan
Denne kommunikasjonsplanen gjelder lanseringen av [Produktnavn] og er i kraft fra [startdato] – [sluttdato], før og etter lanseringsdatoen for [lanseringsdato].
Mål: • Sikre at alle ansatte er klar over lanseringsdatoen og har nødvendig informasjon om produktet • Generere spenning og interesse for produktet blant ansatte • Gi et klart og konsist budskap til kunder om produktet • Håndtere forventninger angående leveringstider og tilgjengelighet
Kommunikasjonsmedier: • E-post • Pressemelding • Innlegg på sosiale medier – [Kanal 1], [Kanal 2], …
Lanseringsfaser: • Aktiviteter før lansering • Lanseringsdag • Oppfølging etter lansering
Aktiviteter før lansering ([X] måneder før lansering): • [Aktivitet 1] • [Aktivitet 2] • [Aktivitet 3] …
Lanseringsdag: • Direkte produktavsløring • Intervjuer med [Mediekanaler] • Sporing av reaksjoner
Oppfølging etter lansering (opptil [X] måneder etter lansering): • [Aktivitet 1] • [Aktivitet 2] • [Aktivitet 3] …
Roller og ansvar: • [Person 1] vil være ansvarlig for å utarbeide alt kommunikasjonsmateriale • [Person 2] vil være ansvarlig for å sende ut kommunikasjonsmateriale til media • [Person 3] vil være ansvarlig for å håndtere kundehenvendelser
Gjør: • Lag en kommunikasjonslinje for å sikre at alle kommunikasjonsaktiviteter gjennomføres på en rettidig og koordinert måte • Bruk visuelle elementer (f.eks. bilder, infografikk) for å dele opp tekst og legge til interesse • Korrekturles alt kommunikasjonsmateriale før du sender det ut
Gjør ikke: • Overbelast interessenter med for mye informasjon på en gang – gi oppdateringer på regelmessig basis for å unngå å overvelde dem. • Glem å inkludere en oppfordring til handling (f.eks. besøk nettstedet vårt, meld deg på nyhetsbrevet vårt) for å engasjere leseren • Unnlat å teste kommunikasjonsmateriale (f.eks. send en test-e-post) før du sender det til hele listen over interessenter
Eskaleringsramme: • Hvis det er noen problemer med kommunikasjonsplanen, vennligst kontakt [Ansvarlig person]. • Hvis [Ansvarlig person] ikke er tilgjengelig, vennligst kontakt [Alternativ kontakt]
Oppdateringer: • Denne kommunikasjonsplanen vil bli gjennomgått og ferdigstilt på [gjennomgangsdato] • Endringer kan gjøres i kommunikasjonsmålene, målgruppen og kanalene • Oppdaterte kommunikasjonsplaner bør sendes til [Internt team/Ansvarlig avdeling]
[Tittel]: Kommunikasjonsplan for markedsføringskampanje
[Bedriftsnavn] vil lansere en markedsføringskampanje for [Produktnavn] fra [startdato] til [sluttdato].
Mål: • [Mål 1] • [Mål 2] • [Mål 3] …
SWOT-analyse: • Styrker – [Styrke 1], [Styrke 2], [Styrke 3], … • Svakheter – [Svakhet 1], [Svakhet 2], [Svakhet 3], … • Muligheter – [Mulighet 1], [Mulighet 2], [Mulighet 3], … • Trusler – [Trussel 1], [Trussel 2], [Trussel 3], …
Taktikk: • [Taktikk 1] • [Taktikk 2] • [Taktikk 3] …
Kanaler: • E-post • Betalt søk • Displayannonsering • Sosiale medier – Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram • Pressemelding • Blogginnlegg • Arrangementer og webinarer – [Arrangement 1], [Arrangement 2], [Arrangement 3], …
Roller og ansvar: • [Ansvarlig person/team 1] vil være ansvarlig for å utarbeide alt kommunikasjonsmateriale. • [Ansvarlig person/team 2] vil være ansvarlig for å sende ut kommunikasjonsmateriale til media. • [Ansvarlig person/team 3] vil være ansvarlig for å håndtere kundehenvendelser. • [Ansvarlig person/team 4] vil være ansvarlig for å administrere budsjettet.
Budsjett: • $[X] for [Taktikk/Kanal 1] • $[Y] for [Taktikk/Kanal 2] • $[Z] for [Taktikk/Kanal 3] …
Evaluering: • [KPI 1] vil bli brukt til å måle suksessen til denne markedsføringskampanjen • [KPI 2] vil bli sporet på ukentlig basis og rapportert til [Ansvarlig person/team] • [KPI 3] …
Tidslinje: • [Aktivitet 1] – [startdato] til [sluttdato] • [Aktivitet 2] – [startdato] til [sluttdato] • [Aktivitet 3] – [startdato] til [sluttdato] …
Denne kommunikasjonsplanen vil bli ferdigstilt på [gjennomgangsdato] og er derfor gjenstand for endring inntil den datoen.
[Bedriftsnavn] Intern kommunikasjonsplan
Mål: Sikre at alle interessenter holdes oppdatert med utviklinger, og å holde kommunikasjonskanalene åpne.
Situasjonsanalyse: Intern kommunikasjon på [bedriftsnavn] har blitt identifisert som et område som trenger forbedring. Spesielt kommunikasjon mellom ledelse og ansatte, og kommunikasjon blant teammedlemmer har blitt identifisert som trengande forbedring.
Interessenter: alle ansatte i [bedriftsnavn]
Implementering: • En kommunikasjonsplan vil bli implementert for å forbedre kommunikasjonen på [bedriftsnavn] • Alle ansatte vil bli gjort oppmerksomme på kommunikasjonsplanen og deres roller i den • Kommunikasjonsplanen vil bli gjennomgått på regelmessig basis og oppdatert etter behov
Involverte team: Ledelsestiltak, HR-team, kommunikasjonsteam
Roller og ansvar: • Ledelsestiltak – ansvarlig for kommunikasjon med ansatte • HR-team – ansvarlig for kommunikasjon blant teammedlemmer • Kommunikasjonsteam – ansvarlig for å utarbeide og sende kommunikasjonsmateriale
Nøkkelmeldinger: • Effektiv kommunikasjon til enhver tid er avgjørende • Kommunikasjon på [Bedriftsnavn] trenger forbedring • Denne kommunikasjonsplanen vil bli implementert for å effektuere de nødvendige endringene • Alle ansatte har en rolle å spille i kommunikasjonsplanen • Kommunikasjonsplanen vil bli gjennomgått på regelmessig basis • Kommunikasjon er en toveis prosess • Ansatte bør føle seg frie til å stille spørsmål og gi tilbakemelding
Retningslinjer: • All kommunikasjon bør være klar og konsist • Kommunikasjonsmateriale bør sendes ut på rettidig basis • Kommunikasjonskanalene bør overvåkes regelmessig • Kommunikasjon bør være respektfull og profesjonell til enhver tid
Godkjenning: [Ansvarlig person], [Stilling], [Opprettelsesdato]
Strategisk kommunikasjonsplan: [Bedriftsnavn]
Sammendrag: Denne kommunikasjonsplanen er for [formål] og vil være i kraft fra [startdato] til [sluttdato].
Mål: Opprettholde effektiv kommunikasjon med de ulike målgruppene for å opprettholde bedriftens misjon og verdier.
Misjonserklæring: [Bedriftens misjonserklæring]
Kjerneverdi: [Bedriftens verdier]
Situasjonsanalyse: [Bakgrunnsinformasjon og kontekst om situasjonen eller problemet som kommunikasjonsplanen er utformet for å løse]
| Målgruppe | Melding(er) | Media eller kanal | Frekvens | Timing | Tildelt teammedlem | Tilbakemeldingsmetode |
|---|---|---|---|---|---|---|
| [Målgruppe 1] | [Melding 1] | Ansikt til ansikt | Ukentlig | Hver [Ukedag] | [Ansvarlig person/team 1] | Undersøkelse |
| [Målgruppe 2] | [Melding 2] | Rapport | Månedlig | Innen [X] timer etter godkjenning | [Ansvarlig person/team 2] | Evalueringsskjema |
| [Målgruppe 3] | [Melding 3] | E-post | Daglig | [Tid] | [Ansvarlig person/team 3] | Gjennomgang |
[Prosjektnavn] Prosjektledelse kommunikasjonsplan
Prosjektnavn: [Prosjektnavn]
Prosjektleder: [Prosjektleders navn]
Startdato: [startdato]
Sluttdato: [sluttdato]
Prosjektmål: Designe og bygge et nettsted og mobilapp for klientens nye e-handelsbedrift. Optimaliser det tidligere for søkemotorrangering (SEO) og begge for konvertering, i samsvar med [Bedriftsnavn]s nyeste SEO-retningslinjer. Gjør nettstedet og appen brukervennlig, mobilresponsiv og visuelt tiltalende, inkludert en effektiv oppfordring til handling (CTA) som oppfordrer brukere til å konvertere enkelt.
| Kommunikasjonsmål | Kommunikasjonsmetode | Målgruppe | Frekvens |
|---|---|---|---|
| [Mål 1] | [Metode 1] | [Målgruppe 1] | [Daglig/Ukentlig/Månedlig] |
| [Mål 2] | [Metode 2] | [Målgruppe 2] | [Daglig/Ukentlig/Månedlig] |
| [Mål 3] | [Metode 3] | [Målgruppe 3] | [Daglig/Ukentlig/Månedlig] |
Ny [Endring i bedrift] Kommunikasjonsplan
Opprettet av: [Ansvarlig person]
Gjelder fra: [startdato]
Sammendrag: • [Endring 1] skjer fordi [grunn 1] • [Endring 2] er et resultat av [grunn 2] • [Endring 3] er nødvendig for å [grunn 3] …
Hva betyr dette for ansatte? [Forklaring av hvordan endringen vil påvirke ansatte]
Interessenter: • [Målgruppe 1] vil bli påvirket av [endring 1] • [Målgruppe 2] vil bli påvirket av [endring 2] • [Målgruppe 3] vil trenge å tilpasse seg som et resultat av [endring 3]
Faser:
| Oppgave | Tidslinje | Ansvarlig person/team |
|---|---|---|
| [Oppgave 1] | [Dag 1/Uke 1/startdato/osv.] | [Ansvarlig person/team 1] |
| [Oppgave 2] | [Dag 2/Uke 2/middato/osv.] | [Ansvarlig person/team 2] |
| [Oppgave 3] | [Dag 3/Uke 3/sluttdato/osv.] | [Ansvarlig person/team 3] |
Plan for kommunikasjon med interessenter: [Bedriftsnavn]
Gjelder fra: [startdato] til [sluttdato]
Mål: • [Mål 1] • [Mål 2] • [Mål 3] …
Mål: • [Mål 1] • [Mål 2] • [Mål 3] …
Endringer: • [Endring 1] • [Endring 2] • [Endring 3] …
Prognoser: • [Prognose 1] • [Prognose 2] • [Prognose 3] …
Interessentkommunikasjon: • [Kanal 1] • [Kanal 2] • [Kanal 3] …
Kontaktdetaljer: [Ansvarlig person], [Stilling], [Telefonnummer/e-postadresse/osv.]
[Startdato] – [Sluttdato]: Kommunikasjonsplan
Bedriftsnavn: [Bedriftsnavn]
Opprettelsesdato: [opprettelsesdato]
Kontaktinformasjon: [kontaktdetaljer]
Introduksjon: Denne kommunikasjonsplanen har blitt opprettet for [formål] og vil være i kraft fra opprettelsesdatoen.
Mål: • [Mål 1] • [Mål 2] • [Mål 3] …
Målgruppe: • [Målbruker 1] • [Målbruker 2] • [Målbruker 3] …
God praksis for kommunikasjonsplan
- Start med en tabell eller diagram for å identifisere meldingstyper – hvilke kommunikasjonskanaler du vil bruke, hvem du retter deg mot, og tonen osv.
- En handlingsplan bør opprettes før noen kommunikasjon sendes ut – det er best å være proaktiv og ha strategier for ulike meldinger kartlagt før du starter aktiviteten eller før noe går galt.
- Inkluder en krisekommunikasjonsplan som en del av din større kommunikasjon – mer om det her ➡️ Sjekkliste for krisekommunikasjonsplan
- Gjennomgå og oppdater kommunikasjonsplanen din regelmessig når prosjektet skrider frem – ting vil uunngåelig endre seg og du vil at meldingene dine skal tilpasse seg deretter.
- Sørg for at alle på kommunikasjonsteamet er klar over dokumentet og vet hvilken rolle de har – handlingsplaner er bare så effektive som personene som gjennomfører dem.
- Tildel noen til å være ansvarlig for kommunikasjon og sørg for at de har tid og ressurser de trenger for å lykkes.
Sammendrag
Kommunikasjon er nøkkelen til suksess i enhver bedrift, og å lage en plan for hvordan du gjør det trenger ikke å være en komplisert prosess.
Ved å følge en mal kan du skrive en effektiv kommunikasjonsplan som skisserer hvordan du vil formidle budskap til dine nøkkelgrupper i ulike situasjoner.
Med et godt skrevet kommunikasjonslandskap kan du få alle i organisasjonen din på samme side om hvilke typer meldinger som må sendes ut, når og hvordan.
Å ha dette på plass vil holde meldingsstrategien din sammenhengende og justert med bedriftens mål, noe som øker sjansene dine for å oppnå kommunikasjonsmålene dine.
