Kundeservicemaler
Forbedre kundeservice-e-poster ved å bruke maler for å spare tid, redusere feil og sikre konsistens. Malene dekker ulike scenarier som sinte eller fornøyde kund...
7 min lesing
Customer Service
Email Templates
+2
Kundeservice er en kritisk del av enhver vellykket virksomhet, uavhengig av hvilken bransje den opererer i. Imidlertid handler ikke utmerket kundeservice og support bare om å svare på kunders spørsmål eller løse deres problemer og gå videre. Du må sikre at kunden forblir fornøyd og glad med løsningen, så konsistent oppfølging er nøkkelen. Likevel stopper kundeservicen for mange bedrifter når en kundes forespørsel er håndtert. Selv om oppfølging er en ganske enkel oppgave, blir den ofte neglisjert.
Faktisk, ifølge den siste SuperOffice Customer Service Benchmark Report:
- 62% av bedriftene svarer ikke på kundeservicee-poster.
- 90% av bedriftene bekrefter eller informerer ikke kunden om at en e-post er mottatt.
- 97% av bedriftene sender ikke en oppfølgings-e-post til kunder for å se om de er fornøyd med svaret.
Hva er en kundeservicee-post?
Kundeservicee-post er en type kommunikasjonskanal. Kommunikasjon gjennom kundeservicee-post skjer ikke i sanntid. Det er ikke nødvendig at begge parter er til stede for å starte en kommunikasjon. Meldinger ankommer nesten øyeblikkelig til mottakeren. For offisielle kunngjøringer sikrer bruk av profesjonelle e-postmaler at meldingen din er klar, profesjonell og når riktig publikum.
Kraften i kundeserviceoppsummeringsmaler for e-post
Kundeoppfølgings-e-poster kan ha stor innvirkning på kundeopplevelsen. Dette er noe som små bedrifter ofte forstår og bruker til sin fordel, men større organisasjoner har en tendens til å glemme. De fleste kunder ønsker et umiddelbar svar, og mange definerer en umiddelbar e-postsvarstid som mindre enn ti minutter. Med riktig kundeservicee-poststyringsprogramvare blir det sømløst og effektivt å opprette og sende oppfølgings-e-poster rett etter en kundeserviceinteraksjon.
Disse e-postene kan:
- Glede kunder ved å vise at du bryr deg og er dedikert til å sikre deres fortsatte tilfredshet.
- Forbedre den generelle kundeserviceopplevelsen.
- Gjenoppta kontakten med kunder og oppmuntre til videre kommunikasjon ved å tilby proaktiv support.
- Fremme dine selvbetjeningsalternativer og direkte kunder til nyttige ressurser.
- Vise verdifulle kundeinsikter fra deres tilbakemeldinger.
10 kundeserviceoppsummeringsmaler for e-post
Enten det er å oppdatere kunder om statusen for deres forespørsler, be om tilbakemeldinger eller tilby proaktiv kundeservice etter en løsning, bør oppfølginger ikke undervurderes av kundeserviceteamet ditt. Her er 10 kundeserviceoppsummeringsmaler for e-post som dekker ulike deler av kundeoppfølgingsprosessen – bruk dem som inspirasjon når du utarbeider dine egne kundeoppfølgingsmeldinger.
En oppdatering om problemoppfølgings-e-post
Hei [Navn],
Jeg ville oppdatere deg om statusen for problemet ditt før helgen. Det er fortsatt under arbeid og blir håndtert av vårt tekniske supportteam. Vi prioriterer forespørselen din, og jeg vil sikre at dette problemet løses i løpet av helgen. Du vil bli varslet umiddelbart når det er gjort.
Du kan også spore statusen for forespørselen din når som helst ved å logge inn på [Merke]-kontoen din og klikke på Forespørsler-fanen.
Takk for tålmodigheten din! Ha en fin helg,
[DIN SIGNATUR]
Proaktiv oppfølgings-e-post
Hei [Navn],
Håper det går bra med deg. Jeg ville bare sjekke inn med deg angående problemet du hadde den andre dagen med [detaljer om problemet]. Ble det løst? Trenger du ytterligere hjelp? Vennligst gi meg beskjed – jeg vil gjerne hjelpe deg i alle tilfeller.
Ha en fin dag,
[DIN SIGNATUR]
Oppfølgings-e-post etter en positiv serviceopplevelse
Hei [Navn],
Gjerne! Jeg er glad for at av hundrevis av kunder vi sender e-poster til hver dag, noen setter pris på innsatsen vi legger ned for å prøve å gi den høyeste kvaliteten på kundeservice. Kunder som deg er grunnen til at vi streber etter å gjøre det beste på jobbene våre.
Vennligst ta gjerne kontakt igjen hvis du har spørsmål, problemer eller bekymringer – vi er bare en e-post unna og vil alltid være glad for å hjelpe deg.
Med vennlig hilsen,
[DIN SIGNATUR]
Oppfølgings-e-post etter en negativ serviceopplevelse
Hei [Navn],
Jeg beklager igjen den mindre enn glimrende opplevelsen du hadde den andre dagen med kundeserviceteamet vårt. Jeg ville bare ta kontakt og la deg vite at vi har besluttet å sende hele kundeserviceteamet vårt gjennom ytterligere opplæring for å sikre at situasjoner som denne ikke skjer igjen.
I mellomtiden, hvis du har spørsmål, bekymringer eller tilbakemeldinger, eller hvis det er noe annet vi kan gjøre for å hjelpe, vennligst ikke nøl med å gi meg beskjed.
Takk,
[DIN SIGNATUR]
Oppfordring til selvbetjening oppfølgings-e-post
Hei [Navn],
Jeg er glad for at vi kunne løse [problem]. Forresten kan du lese mer om å administrere [kontoen din/betalingsalternativer/innstillinger, osv.] i Hjelpesenteret vårt. Det er en artikkel som dekker problemet ditt grundig [sett inn lenke].
Hvis du har andre spørsmål, eller hvis det er noe vi kan gjøre for å gjøre opplevelsen din med oss mer hyggelig, vennligst gi oss beskjed.
Takk,
[DIN SIGNATUR]
Oppfølgings-e-post etter ingen respons
Hei [Navn],
Jeg sjekker inn om saken din hos oss angående [sakstema] en siste gang. Det har gått [antall dager] dager siden vi hørt fra deg, så jeg ville ta kontakt og la deg vite at vi kommer til å lukke denne billetten.
Vennligst åpne denne billetten på nytt eller åpne en ny hvis du trenger ytterligere assistanse – vi vil gjerne hjelpe.
Takk igjen for at du jobbet med oss!
[DIN SIGNATUR]
Oppfølgings-e-post for lukking av supportbillett
Hei [Navn],
Takk for at du kontaktet oss angående [detaljer om problemet]. Postene våre viser at problemet ditt er løst, så billetten din vil bli automatisk lukket om 3 dager. Hvis du fortsatt trenger hjelpen vår eller har flere spørsmål, klikk bare på “svar” og vi kommer tilbake til deg snart.
Med vennlig hilsen,
[DIN SIGNATUR]
Be om tilbakemeldinger oppfølgings-e-post
Hei [Navn],
Vi tar kontakt angående det nylige problemet ditt med [detaljer om problemet] som ble løst den [dato]. For å hjelpe oss med å betjene deg bedre, ville vi gjerne høre om opplevelsen din med supportteamet vårt.
På en skala fra 1 til 5, hvor enkelt var det å få problemet ditt løst?
1 = Ekstremt vanskelig 2 = Veldig vanskelig 3 = Verken eller 4 = Veldig enkelt 5 = Ekstremt enkelt
Vi setter pris på tilbakemeldingene dine. Og som alltid, hvis det er noe annet vi kan gjøre for deg i fremtiden – vennligst ikke nøl med å ta kontakt igjen.
Takk,
[DIN SIGNATUR]
Invitasjon til undersøkelse oppfølgings-e-post
Hei [Navn],
Du tok nylig kontakt med oss angående [detaljer om problemet] som ble løst den [dato]. Vi ville gjerne høre om opplevelsen din med kundeservicen vår. Kan du vennligst ta deg tid til å svare på denne raske undersøkelsen? Det tar deg mindre enn 60 sekunder å svare!
Takk skal du ha, tilbakemeldingene dine vil hjelpe oss med å assistere deg bedre i fremtiden.
[Lenke til undersøkelse]
Takk igjen,
[DIN SIGNATUR]
Oppfølgings-e-post etter et bedriftsomfattende problem
Hei [Navn],
Som du kanskje allerede er klar over, tidligere denne uken møtte noen av kundene våre et problem med [produkt/service/funksjon, osv.] Ingeniørteamet vårt klarte å løse det omtrent 2 timer etter den første rapporten. Vi vil gjerne unnskyld igjen for eventuelle ulemper dette kan ha forårsaket.
For å sikre at dette ikke skjer igjen, arbeider vi med flere forbedringer av [produkt/service/funksjon/operasjoner, osv.]. I dette blogginnlegget publiserte vi en fullstendig forklaring på hva som gikk galt, hva vi gjorde for å gjenopprette, og hva vi vil gjøre for å forhindre at dette skjer igjen: [lenke til blogginnlegg].
Takk for tålmodigheten og forståelsen din. Og som alltid, hvis du har spørsmål eller kommer over noen problemer, vennligst gi oss beskjed, vi er her for å hjelpe.
Med vennlig hilsen,
[DIN SIGNATUR]
