Billettmaler
Spar tid med LiveAgents billettmaler, inkludert forhåndsdefinerte svar og forhåndsdefinerte svar, for å øke agenteffektiviteten og servicekvaliteten. Personalis...
6 min lesing
LiveAgent
Ticketing
+2
Hvorfor bruke help desk svarmaler?
En undersøkelse viste at 69 % av forbrukerne vurderer kvaliteten på kundeopplevelsen ut fra om de får en ‘rask løsning’ på sine henvendelser eller forespørsler om hjelp. Å skrive de samme svarene manuelt igjen og igjen i kundedialogen kan imidlertid være svært ineffektivt og tidkrevende selv for de mest erfarne supportagentene.
Et billettsystem for IT-support er en løsning som kan effektivisere denne prosessen og forbedre svartiden. Her kommer ferdigskrevne meldinger svært godt med. Faktisk er ferdige svar (makroer), forhåndsdefinerte svar og ferdiglagde maler blant de viktigste funksjonene i help desk-verktøy som gjør det mulig for supportagenter å jobbe mer effektivt, yte bedre service, og øke kundetilfredsheten.
Fordeler med help desk svarmaler:
- Hjelper agenter med å spare tid og krefter ved vanlige forespørsler, lar dem fokusere på mer krevende saker, reduserer feil og øker agentens produktivitet
- Bidrar til å opprettholde konsistens i løsningshastighet og merkevarens stemme, noe som påvirker den totale kvaliteten på kundestøtten og kundeopplevelsen
- Gjør det enklere for agenter å håndtere vanskelige samtaler – som å fortelle kunder at en ønsket funksjon ikke blir utviklet, eller å avslå refusjonsforespørsler
- Siden ferdigskrevne meldinger og maler ikke er autosvar, kan agentene enkelt tilpasse dem og legge til en personlig vri før de sendes for å øke kundetilfredsheten
10 eksempler på help desk svarmaler
Nedenfor finner du 10 eksempler på help desk-svar for noen av de vanligste problemene og henvendelsene, som agentene dine kan tilpasse, personalisere og bruke i daglig supportarbeid.
Bekreftelse på at en supporthenvendelse er mottatt
Hei [NAVN],
Takk for at du tok kontakt. Vi har mottatt din henvendelse og har allerede startet arbeidet med å løse saken din. En av våre agenter vil kontakte deg så snart som mulig. Vanligvis tar det oss under 24 timer å svare med en løsning.
Hvis du har tilleggsinformasjon som kan hjelpe oss med å assistere deg, vennligst svar på denne e-posten. Hvis det haster, kan du gjerne ringe oss på [nummer] eller starte en live chat med vårt supportteam.
Takk igjen for at du kontaktet oss,
[DIN SIGNATUR]
Svar på forespørsel om informasjon
Hei [NAVN],
Takk for at du tok kontakt! Vi hjelper deg gjerne med å bli bedre kjent med produktet vårt.
Vi vil gjerne vise til en relevant artikkel i vår kunnskapsbase som inneholder detaljert informasjon om denne funksjonen. Vi har også et blogginnlegg som forklarer hvordan du får mest mulig ut av den, så ta gjerne en rask titt på det også.
Dersom du fortsatt har spørsmål eller ønsker ytterligere avklaring, ikke nøl med å gi oss beskjed ved å svare på denne meldingen. Vi er tilgjengelige for deg 24/7.
Ha en flott dag,
[DIN SIGNATUR]
Forespørsel om tilbakestilling av passord
Hei [NAVN],
Vi har mottatt en forespørsel om å tilbakestille passordet for [SELSKAP]-kontoen tilknyttet (e-post). Det er foreløpig ikke gjort noen endringer på kontoen din. Du kan tilbakestille passordet ditt ved å klikke på lenken nedenfor:
Tilbakestill passordet ditt
Hvis du ikke har bedt om nytt passord, kan du trygt se bort fra denne e-posten. Kun personer med tilgang til din e-post kan tilbakestille kontopassordet.
Hvis du trenger hjelp, eller har andre spørsmål, kan du gjerne ringe oss på (nummer). Vi er her for å hjelpe deg med hvert steg.
Takk,
[DIN SIGNATUR]
Kunde ber om en funksjon som er på utviklingsplanen
Hei [NAVN],
Takk for tilbakemeldingen. Jeg ser absolutt hvordan denne funksjonen kan være nyttig for kundene våre. Heldigvis er utviklingsteamet vårt allerede i gang, og vi forventer å lansere den neste kvartal. Kunne du tenke deg å være med i vår beta-gruppe og være en av de første kundene som prøver den ut? I så fall setter jeg deg gjerne på listen.
Gi meg beskjed, og ikke nøl med å dele andre innspill du ønsker at jeg skal videreformidle til utviklingsteamet.
Takk,
[DIN SIGNATUR]
Kunde ber om en funksjon som ikke skal utvikles
Hei [NAVN],
Takk for tilbakemeldingen. Jeg forstår godt hvorfor du er interessert i den funksjonen. Dessverre er den ikke på vår utviklingsplan akkurat nå.
Siden vi har begrensede utviklingsressurser for øyeblikket, har vi valgt å prioritere funksjonene X og Y, da disse er etterspurt av flertallet av våre kunder. Disse funksjonene vil også være til fordel for deg på grunn av (…).
Når det er sagt, gir vi beskjed dersom noe endrer seg. Ta gjerne kontakt om du har andre ønsker – vi lytter alltid.
Takk,
[DIN SIGNATUR]
Kunde ber om en funksjon som er fjernet
Hei [NAVN],
Takk for at du tok kontakt. Jeg forstår godt at det er frustrerende å miste en funksjon du har blitt avhengig av i virksomheten. Dessverre har vi ikke planer om å gjeninnføre den med det første.
Grunnen er at det var en kompleks funksjon å vedlikeholde. De fleste av kundene våre brukte den ikke, så vi brukte mye utviklingstid og ressurser på noe som ikke gjorde produktet bedre for de fleste brukere.
Ved å fjerne den har vi klart å omfordele ressursene til å utvikle (nye funksjoner) som blir lansert mye raskere enn vi ellers ville klart.
Jeg skjønner at dette ikke var svaret du håpet på. Noen av våre andre kunder har funnet ut at (alternativ funksjon) er et ganske godt alternativ. Om du ønsker det, gir jeg deg gjerne mine beste tips om hvordan du kan bruke den.
Vennlig hilsen,
[DIN SIGNATUR]
Akseptere en refusjonsforespørsel
Kjære [NAVN],
Takk for at du kontaktet oss angående refusjon på ditt kjøp av [PRODUKT/ TJENESTE]. Vi beklager at produktet vårt ikke innfridde forventningene dine. Siden din forespørsel omfattes av vår refusjonspolicy, imøtekommer vi gjerne ønsket ditt.
Vi har behandlet forespørselen og har utbetalt refusjonen til kredittkortselskapet ditt. Det kan ta opptil [antall dager] før kreditten vises på kontoen din.
Dersom det er mulig for oss å beholde deg som kunde, vil vi gjerne ha muligheten til å prøve. Gi oss bare beskjed, så gjør vi alt vi kan. Ta også kontakt om du har flere spørsmål.
Med vennlig hilsen,
[DIN SIGNATUR]
Avslå en refusjonsforespørsel
Kjære [NAVN],
Det er leit å høre at du ikke er fornøyd med vårt [PRODUKT/ TJENESTE]. Vi har mottatt din forespørsel om refusjon, men må dessverre informere om at denne faller utenfor vår refusjonspolicy som du finner her.
Selv om vi ikke kan tilby refusjon nå, setter vi pris på deg som kunde og ønsker å tilby deg 15 % rabatt på neste kjøp.
Hvis du har innspill til hvordan vi kan forbedre vårt produkt/ tjeneste, setter vi stor pris på tilbakemelding.
Vennlig hilsen,
[DIN SIGNATUR]
Bekymring for personvernregler
Hei [NAVN],
Takk for henvendelsen din. Vi vet at personvern og datasikkerhet er svært viktig for våre kunder. Hos [SELSKAPSNAVN] ønsker vi at du skal føle deg trygg når du deler persondata via nettsiden vår, derfor tar vi personvern på største alvor.
Vi har tatt nødvendige forholdsregler for å sikre dine data både på nett og lokalt. Vi bruker kryptering ved overføring av sensitiv informasjon, og serverne som lagrer dataene dine følger alltid uavhengige tredjeparts sikkerhetssertifiseringer.
Du kan lese hele vår personvernerklæring her: [lenke]. Dersom du noen gang føler at vi ikke følger denne personvernpolitikken, ta kontakt med oss umiddelbart på [nummer].
Med vennlig hilsen,
[DIN SIGNATUR]
Forespørsel om oppsigelse av abonnement
Hei [NAVN],
Takk for at du prøvde [PRODUKT/ TJENESTE]. Selv om vi gjerne skulle hatt deg med videre, forstår og aksepterer vi avgjørelsen din om å avslutte abonnementet uansett årsak. Vi har et raskt spørsmål vi håper du kan svare på, som vil hjelpe oss å forbedre [PRODUKT/ TJENESTE].
Hvorfor valgte du å si opp? Kryss av for det som passer best:
- Fant ikke god bruk for produktet
- Ønsket flere funksjoner
- Prisen var for høy
Takk for hjelpen, og vi håper å ønske deg velkommen tilbake en annen gang!
Alt godt,
[DIN SIGNATUR]
