Hvordan presentere deg selv i en e-post (Tips + Maler)

Når du først tar kontakt med noen for forretningsformål via e-post, er det høflig å presentere deg selv ordentlig. Hvis du følger noen generelle tips, kan du skrive en effektiv introduksjons-e-post.

Her vil vi gå gjennom hvordan du presenterer deg selv i en e-post slik at du kan gjøre et godt inntrykk og ha størst mulig sjanse for suksess.

Vi vil også se på noen eksempler på forretnings-e-postintroduksjoner som du kan bruke og endre etter dine behov.

Betydningen av å sende en introduksjons-e-post

Det er alltid høflig å presentere seg når du tar kontakt med noen for første gang.

Selv om du allerede har møtt personen på et nylig arrangement eller konferanse, kan en hilsningmelding fungere som en påminnelse. En introduksjons-e-post hjelper deg å starte på riktig fot med personen du kontakter, og setter tonen for fremtidige interaksjoner.

Derfor er det viktig å ta deg tid til å skrive en introduksjons-e-post som er både høflig og profesjonell. Ved å gjøre det, er det mer sannsynlig at du vil ha en positiv innvirkning og etablere et godt forhold med mottakeren fra starten.

Hvordan titulere en introduksjons-e-post

Når du sender en introduksjons-e-post, vil en iøynefallende emnelinje få meldingen din til å skille seg ut fra de mange andre mottakeren mottar daglig. En god emnelinje må være kort og rett på sak, samt gi mottakeren en ide om hva e-posten handler om.

Inkluder en kort uttalelse om hvem du er og hvorfor du kontakter personen, men uten å gå for mye i detaljer. Dette vil hjelpe mottakeren å forstå formålet med e-posten og, hvis det gjøres riktig, oppfordre dem til å åpne den.

Oppgi detaljer som:

• ditt navn
• din stillingsbetegnelse
• bedriften du arbeider for
• og/eller dato og tid for et arrangement

Hvis du legger til en eller flere av disse opplysningene i overskriften, kan mottakeren identifisere både deg og emnet for e-posten din før de leser den.

Eksempler på emnelinjer for introduksjons-e-post

• Presenterer meg selv – [Ditt navn]
• En varm introduksjon fra [Ditt navn]
• Hilsener fra [Ditt selskap]
• Din kontakt hos [Selskapsnavn]: [Ditt navn]
• Ber om informasjon: [Ditt navn] fra [Ditt selskap]
• Møteanmodning: [Dato og tid] med [Ditt navn]
• En felles kontakt foreslo at jeg tar kontakt
• Anmodning om en [Tidsramme] samtale for å diskutere [Emne]

Hvordan skrive en introduksjons-e-post

Når du sender en e-postintroduksjon til noen, er det viktig å holde meldingen kort og rett på sak. Å skrive en lang og rotete tekst kan være overveldende for mottakeren, som i mange tilfeller ikke allerede vet hvem du er.

Start med vanlige e-posthilsener som “Hallo”, " “God morgen”, " “Hilsener”, “ eller “Hei.” Oppgi deretter ditt navn og årsaken til e-posten din i noen få korte setninger.

Når du sender e-post til noen for første gang, er det også fint å inkludere en kort forklaring på hvordan du kjenner personen eller hvordan du fikk e-postadressen deres. For eksempel kan du si “Jeg fikk kontaktinformasjonen din fra en felles venn”, “ eller “Jeg så presentasjonen din på konferansen forrige måned og ville ta kontakt.”

Tips: Hvis du har noen felles kontakter, sørg for å nevne det selv om personen ikke delte kontaktdetaljene til mottakeren med deg. Dette vil bidra til å etablere en følelse av tillit og forhold med målet for e-posten din fra starten.

Når du sender en hilsen på vegne av noen andre, sørg for å inkludere denne informasjonen i meldingen din.

Det er også fordelaktig å inkludere noen tilleggsinformasjoner om hvem du er for å gi litt mer bakgrunn. For å gi dem mer kontekst, oppgi informasjon som din stilling, bedrift og/eller nettsted, spesielt hvis det ikke allerede var inkludert i emnelinjen.

Avslutt alltid med en høflig avslutning som “Takk for din tid”, " “Jeg ser fram til å høre fra deg”, “ eller “Med vennlig hilsen”.

Hva du skal inkludere i en introduksjons-e-post

• kort hilsen – “Hallo” eller “Kjære”, osv.
• ditt navn
• formål med meldingen din – hvorfor du skriver
• hvordan du kjenner mottakeren eller hvordan du fikk e-postadressen deres
• eventuelle felles kontakter – person eller arrangement
• hvem du skriver på vegne av (hvis aktuelt)
• tilleggsinformasjon om deg selv – stillingsbetegnelse, bedrift, nettsted
• en oppfordring til handling (CTA) – hva du vil at mottakeren skal gjøre neste etter å ha lest meldingen din
• kontaktinformasjonen din – e-post, telefonnummer, sosiale medieprofiler, osv.
• høflig avslutning – f.eks. “Takk” eller “Med beste hilsen”, etterfulgt av ditt navn

Eksempler på introduksjons-e-poster

Presenterer meg selv – [Ditt navn]

En varm introduksjon fra [Ditt navn]

Hilsener fra [Ditt selskap]

Din kontakt hos [Selskapsnavn]: [Ditt navn]

Ber om informasjon: [Ditt navn] fra [Ditt selskap]

Møteanmodning: [tid og dato] med [Ditt navn]

En felles kontakt foreslo at jeg tar kontakt

Anmodning om en [tidsramme] samtale for å diskutere [samtaletema]

God praksis for introduksjons-e-poster

Flere råd er verdt å følge når du kontakter noen for forretningsformål. Disse tipsene vil hjelpe meldingen din med å oppnå sitt formål.

• Bruk en mal – selv om det er viktig å personalisere hver e-post, kan det å ha en standard introduksjonsmelding spare tid hvis du har mange prospekter å kontakte.
• Kom opp med en klar og kortfattet emnelinje som gjenspeiler formålet med e-posten din – ditt navn, bedrift og/eller en kort årsak til meldingen er alle passende her (se den dedikerte delen ovenfor om titulering av introduksjons-e-posten din for mer informasjon).
• Start med en høflig hilsen – å adressere mottakeren ved navn er alltid en god måte å få et profesjonelt forhold på riktig spor
• Presenter deg selv i første eller andre setning – inkluder ditt navn, stillingsbetegnelse og bedrift (som aktuelt).
• Forklar hvorfor du tar kontakt – prøv å fokusere på hvordan meldingen din vil være til nytte for mottakeren og deres forretningsinteresser.
• Hold selvpresentasjonen kort og rett på sak – lange e-poster blir ofte ignorert eller ikke fullt lest.
• Bruk riktig grammatikk og stavemåte – husk å korrekturlese e-posten din før du sender den.
• Behold en forretningstonalitet gjennom hele prosessen – enten du er i en formell setting eller prøver å etablere et mer uformelt forhold, er det viktig å skrive en profesjonell e-post.
• Vær høflig og ydmyk – ingen liker arroganse så prøv å virke som noen som er interessert i å bygge et forhold i stedet for bare å se etter forretningsmuligheter for deg selv eller bedriften din.
• Hvis du kan, finn noe felles å bygge på – det kan være et arrangement eller konferanse du deltok på, eller til og med noe ikke-forretningsrelatert som en delt kjærlighet til sport, musikk eller bøker.
• Avslutt med en oppfordring til handling – enten det er å arrangere et møte, svare på forespørselen din eller ganske enkelt bekrefte mottak av meldingen, glem ikke å si hva du vil at mottakeren skal gjøre etter å ha lest e-posten din.
• Inkluder kontaktinformasjonen din – gjør det enkelt for mottakeren å ta kontakt med deg ved å inkludere e-postadressen din, telefonnummer og/eller sosiale medieprofiler.
• Avslutt med en høflig signatur.

Oppsummering

En introduksjons-e-post er ofte det første kontaktpunktet du har med en potensiell klient, samarbeidspartner eller forretningspartner. Dette kan være det første steget mot å bygge et profesjonelt forhold med dem, så det er viktig å få denne hilsenmeldingen riktig for å gjøre et godt første inntrykk.

Hvis du følger tipsene og eksemplene som er gitt i denne artikkelen, vil du kunne skrive en profesjonell introduksjons-e-post som skiller seg ut i mottakerens innboks, etablerer respekt og har gode sjanser for å oppnå sitt formål.

Ta deg tid til å skrive en godt skrevet selvpresentasjons-e-postmal som du kan bruke for fremtidige forretningsforhold, og du vil være ett skritt foran konkurrentene.