Oppdag tips og maler for å starte profesjonelle e-poster med passende hilsener og åpninger for ulike forretningskontekster. Forbedre ditt første inntrykk og kommunikasjonseffektivitet med LiveAgent sine veiledninger og maler.
Med over 300 milliarder e-poster sendt og mottatt hver dag, er e-post et essensielt kommunikasjonsmiddel. Å finne ut hvordan man starter en forretnings-e-post på en profesjonell måte – spesielt når du skriver til noen du ikke kjenner – kan være en utfordring for markedsførere, selgere og kundeservicerepresentanter.
Faktisk kan måten du starter e-posten din på gjøre forskjellen mellom at mottakeren lukker e-posten med en gang (og sletter den) eller leser videre. Artikkelen nedenfor gir noen tips om hvordan du starter en e-post sammen med noen av de vanligste e-posthilsenene og e-poststartene du kan bruke i forretningskorrespondansen din. Fra overgangse-poster til nettverkse-poster, kan det å ha riktig mal til disposisjon være en velsignelse. Vi har også dekket deg hvis du trenger maler for avslutning av forretnings-e-poster.
Start med en passende hilsen avhengig av hvor formell du trenger å være. Inkluder alltid mottakerens navn (hvis du kjenner det) for å gjøre hilsenen mer personlig. Sist men ikke minst, dobbeltsjekk at du har stavet mottakerens navn riktig. Vårt proff-tips? Kopier og lim inn navnet deres slik det vises i tidligere e-poster, e-postsignaturer eller nettsteder for å sikre at du ikke gjør en stavefeil. Å ha et utvalg av markedsførings-e-postmaler til disposisjon kan gjøre markedsføringsinnsatsen din mye mer effektiv og virkningsfull.
Når du skriver til noen for første gang, introduser deg selv og inkluder en kortfattet setning om målet med e-posten din. Denne setningen kan avgjøre om mottakeren vil lese e-posten din eller ignorere den, så sørg for at formålet ditt er klart og overbevisende.
Hvis du har felles venner, kolleger eller bekjente, nevn dem da dette kan øke sjansene dine for å få et svar. For eksempel kan du gjøre et subtilt navnedrop slik: “Hei [Navn], jeg møtte vår felles venn Richard (fra [Bedrift]) i helgen og han nevnte at du trengte et nytt helpdesk-verktøy, da din nåværende leverandør bare ikke holder mål lenger…”
Hvis du ikke har skrevet til mottakeren på lenge eller hvis du har et uformelt forhold til mottakeren, ville det være passende å inkludere en rask, positiv merknad som “Jeg håper du har det bra.” Dette kan sette riktig tone for resten av e-posten din.
Alternativt, hvis mottakeren har delt noen oppdateringer på LinkedIn eller andre sosiale medier, kan du gjerne gratulere dem med deres siste prestasjoner (både personlige og profesjonelle). Du kan si noe som “Gratulerer med forfremmelsen” eller “Gratulerer, det er spennende å se [Mottakerens bedrift] anskaffe en så viktig klient som [Bedrift].”
Basert på konteksten kan du legge til en kort “takk”-linje i e-postkorrespondansen din. For eksempel, hvis prospekten/kunden din har kontaktet deg med en forespørsel, “Takk for at du tok kontakt” eller “Takk for at du kontaktet [Bedrift]” er et must-have. Men når du legger til en takknote, er det viktig å gjøre den personlig, da standard takknoteringer (som de nevnt ovenfor) er litt for generiske og kan virke kalde eller reserverte.
Ved ganske enkelt å legge til et navn før takklinja di, høres meldingen varmere og innbydende ut. Her er et eksempel: “Emily, takk skal du ha for at du kontaktet [Bedrift] og for å ha reist dette problemet. Du har helt rett…”
“Hei [Navn]” er sannsynligvis den vanligste og mest brukte e-posthilsenen i forretningsverdenen. Denne hilsenen anbefales generelt for semi-formell og uformell kommunikasjonsstil. Hvis du vil være litt mer formell, kan “Hei” erstattes med “Hallo.”
“Kjære [Navn]” er også passende for både formell og uformell kommunikasjon. For din bekvemmelighet har vi forberedt en hel liste over andre generiske hilsener som du kan velge fra når du starter den profesjonelle e-posten din. Sjekk dem ut:
Når du skriver til en eller to mottakere:
Når du skriver til tre eller flere mottakere:
Når du er usikker på mottakerens navn:
Etter hilsenen kan du inkludere en kort åpningssetning for å starte e-posten din. Det er imidlertid best å unngå setninger som disse hvis du skriver en formell e-post eller sender en kald e-post til en potensiell kunde, da de kan virke for vennlige. Du bør også være forsiktig med tonen du bruker i for eksempel et bedriftsbrev med unnskyldning. Her er noen av de vanligste eksemplene på e-post åpninger:
Hvis du er usikker på hva du skal skrive i begynnelsen av oppfølgings-e-posten din, vurder å inkludere en av følgende e-post åpningsfraser som kan bryte isen:
Når du svarer på en kunde eller prospekt, er en kort “Takk”-linje passende i mange tilfeller. Hvis du er usikker på hvordan du skal inkludere en “Takk” eller trenger mer inspirasjon, sjekk ut noen av alternativene våre:
Når du skriver en kald e-post til et prospekt, vil det første avsnittet avgjøre om prospektet ditt vil finne meldingen din verdt å lese, så det er viktig å imponere og skille seg ut. Her er noen eksempler på hva du kan inkludere i introduksjonsavsnittet ditt:
Hvis du vil lære mer, sjekk ut maler for kalde salgs-e-poster.
Å følge opp et prospekt, spesielt hvis de ikke har svart på tidligere meldinger dine, kan være vanskelig. Hvis det er tilfelle, prøv en av disse effektive e-post åpningssetningene – de kan være nyttige!
Hvis du vil lære mer, sjekk ut maler for salgs oppfølgings-e-poster.
Når noen kjøper produktet ditt eller registrerer seg for tjenesten din, bør du takke dem eller ønske dem velkommen til “familien” for å sikre at forholdet ditt starter bra. Den beste måten å gjøre dette på er ved å skrive en velkomst-e-post som inkluderer en takknote, en kort introduksjon og nyttig informasjon.
Gjerne sjekk flere maler for post-kjøp-e-poster og velkomst-e-postmaler.
Nesten hver kundeservice-e-post bør starte med en “Takk”-note, enten det er å svare på en enkel kundeserviceforespørsel eller å svare på en kundeklage. Her er hvordan det kan se ut:
Hvis du vil lære mer, sjekk ut kundeservice-maler.
Når du svarer på sinte eller misfornøyde kunder, sørg for å vise empati og send en unnskyldnings-e-post på vegne av bedriften din. Her er hvordan du kan gjøre det:
Starten av forretnings-e-posten din (hilsenen, åpningslinjen og den første setningen) er det første mottakeren ser når de åpner e-posten din. Ved å starte e-posten din på en profesjonell måte, er det mer sannsynlig at du skaper et positivt inntrykk på dem. Hilsenen du bruker og de første setningene du velger for starten av de profesjonelle forretnings-e-postene dine vil avhenge av publikummet ditt og konteksten for kommunikasjonen din. Bruk e-posthilsenene og e-post åpningsfraser nevnt ovenfor som inspirasjon når du er usikker på hvordan du skal starte neste e-post til en kunde eller et kaldt prospekt.
Husk å dobbeltsjekke e-postene dine for stavefeil eller grammatiske feil, og sørg for at du alltid staver mottakerens navn riktig. Vårt siste tips er å holde det kort og enkelt, da ingen vil lese lange e-poster. Kom til poenget raskt ved å bruke riktig tone, og du er i mål.
'Hei [Kallenavn]' og 'Hallo [Navn]!' er for uformelle og bør bare brukes hvis du har utvekslet e-poster før og har et godt forhold til mottakeren. På den annen side, 'Til hvem det måtte angå' og 'Kjære herre eller frue' anses som for formelle og litt foreldet, så de bør bare brukes i offisiell kommunikasjon eller når du ikke kjenner de eksakte navnene på personene du skriver til.
Ved å starte e-posten din på en profesjonell måte, er det mer sannsynlig at du skaper et positivt første inntrykk på mottakeren. Når du skriver til noen for første gang, er det inntrykket kritisk da det kan oppmuntre publikummet ditt til ikke bare å lese meldingen din, men også å svare på den.
Å starte en e-post på en uformell, personlig måte er generelt mer engasjerende, men å skrive på en for uformell og avslappet stil kan faktisk avskrekke publikummet ditt. Hvis du er usikker på hvilken tone du skal ta, er det sikreste valget ditt å være litt mer formell enn altfor uformell og vennlig. Om nødvendig kan du alltid justere tonen din basert på svaret du mottar fra mottakeren.
Vurder tone og formalitet når du starter en e-post. Bruk høflige hilsener, som 'Kjære [Navn]', og sett en høflig tone. Inkluder små vennligheter som 'Jeg håper denne e-posten finner deg vel,' for å skape en vennlig atmosfære. Disse gestene bidrar til en hensynsfull e-poståpning.
LiveAgent er den mest anmeldte og #1 helpdesk-programvaren for små til mellomstore bedrifter. Prøv det i dag med vår gratis 30-dagers prøveperiode. Ingen kredittkort påkrevd.
Lær hvordan du avslutter forretnings-e-poster effektivt med tips og maler. Inkluder en jevn avslutningslinje, profesjonell signering og kontaktinformasjon. Unng...
Lær å skrive effektive profesjonelle introduksjons-e-poster med tips om emnelinjer, brødtekst og vanlige feil å unngå. Oppdag betydningen av introduksjons-e-pos...
Forbedre dine nettverksferdigheter med LiveAgents e-postmaler og tips. Lær å skrive overbevisende emnelinjer og meldinger for effektiv kommunikasjon og relasjon...
Bli med i vårt fellesskap av fornøyde kunder og gi utmerket kundesupport med LiveAgent.
