Kundeservicemaler
Forbedre kundeservice-e-poster ved å bruke maler for å spare tid, redusere feil og sikre konsistens. Malene dekker ulike scenarier som sinte eller fornøyde kund...
7 min lesing
Customer Service
Email Templates
+2
Fordeler med å bruke kundeservice-e-postmaler
E-post er fortsatt en av de viktigste kanalene for kundeservice for et stort antall forbrukere. Ikke alle bedrifter legger imidlertid mye innsats i å gi raske og profesjonelle svar—faktisk svarer noen ikke i det hele tatt. En undersøkelse viste at 62 % av selskaper ikke svarer på kundeservice-e-poster, 90 % gir ikke beskjed til kunden om at en e-post er mottatt, mens 97 % ikke følger opp for å sjekke om kundene er fornøyde med svaret.
Selv om det er nærmest umulig å skreddersy hver eneste e-post til potensielle eller eksisterende kunder, kan bruk av kundeservicemaler som dekker ulike scenarioer være til stor hjelp for kundeserviceteam—spesielt de som må håndtere store mengder e-poster. Med maler som utgangspunkt kan dine agenter hjelpe flere kunder på kortere tid og med mindre stress, samt sørge for at de gir en jevn og enhetlig service. Enten det er å sende en takk-e-post eller et automatisk fraværsvar, er det alltid fordelaktig å holde kommunikasjonen i gang med kundene dine.
Viktige fordeler:
- Spar tid og øk agentens effektivitet – Ved å bruke kundeservicemaler når du svarer kunder, slipper teamet ditt å lage individuelle svar, optimaliserer tiden og øker effektiviteten.
- Reduser antall menneskelige feil – Med ferdiglagde, utprøvde maler for kundeservice-e-poster, kan du eliminere menneskelige feil og redusere risikoen for å sende feilaktige meldinger som kan irritere kunder.
- Sikre konsistent bedriftskommunikasjon – Kundeservice-e-postmaler sørger for at alle på supportteamet er på samme linje, og at merkevarens stemme er til stede i hver interaksjon.
Vanlige e-postmaler for kundeservice
Å bygge opp sitt eget bibliotek med eksempler på e-postmaler for kundeservice kan både være utfordrende og tidkrevende. Det er mange situasjoner du må være forberedt på. Fra lengre og mer omfattende meldinger som beklagelses-e-poster og fornyelsespåminnelser til korte og presise e-poster som tilbakestilling av passord—her er noen utprøvde e-postmaler basert på ulike scenarioer ditt supportteam kan bruke og tilpasse etter behov når de kommuniserer med kunder og potensielle kunder.
Automatisk svar-e-postmal
Hei [NAVN],
Takk for at du kontaktet [SELSKAP]!
Dette er et automatisk svar for å bekrefte at vi har mottatt henvendelsen din, og vi vil svare deg så raskt som mulig. I løpet av [åpningstider] svarer vi vanligvis innen et par timer, men på kvelder og i helger kan det ta litt lenger tid.
Mens du venter, er du velkommen til å ta en titt på våre ofte stilte spørsmål eller bla gjennom vår kunnskapsbase hvor du finner mye veiledning om [PRODUKT].
Hvis saken din haster, kan du ringe oss på [nummer] eller starte en live chat med vårt supportteam. Vi ser frem til å få deg tilbake i drift!
Med vennlig hilsen, [DIN SIGNATUR]
Oppfølgings-e-post til kunde
Hei [NAVN],
Håper alt står bra til og at du er fornøyd med produktet ditt. Jeg sjekker bare inn for å høre om du har noen spørsmål eller trenger hjelp. Vi har lagt til en del nye funksjoner i det siste, og jeg vet det kan være vanskelig å holde oversikt over alt.
Som en påminnelse, her er en [lenke] til vår kunnskapsbase hvor du når som helst finner oppdatert informasjon om vårt produkt og selskap.
Ta gjerne kontakt om du har spørsmål, jeg hjelper deg mer enn gjerne.
Beste hilsen, [DIN SIGNATUR]
Takk for tilbakemelding-e-postmal
Kjære [NAVN],
Tusen takk for din positive tilbakemelding og for at du la igjen en anmeldelse på [nettsted], du ga oss et stort smil!
Teamet vårt jobber hele tiden for å forbedre [produkt/tjeneste], og det er alltid motiverende å høre gode ord fra våre kunder. Vi elsker at du liker oss, og det er også flott å vite at [produkt/tjeneste] har hjulpet deg med å nå dine forretningsmål.
Takk igjen for at du er en fantastisk kunde!
Beste hilsen, [DIN SIGNATUR]
Svar på sint kunde-e-postmal
Kjære [NAVN],
Jeg er veldig lei meg for å høre at du har hatt en så dårlig opplevelse at du ikke lenger ønsker å samarbeide med oss. Å tilfredsstille våre kunder har alltid vært vår høyeste prioritet, og jeg beklager at vi ikke klarte å møte dine krav.
Selv om vi skulle ønske at du ble værende, har jeg full forståelse for at du er skuffet og respekterer avgjørelsen din. Jeg beklager nok en gang eventuelle problemer vi kan ha forårsaket.
Si gjerne ifra om du har flere spørsmål, kommentarer eller tilbakemeldinger. Skulle du ombestemme deg, er jeg her for å hjelpe deg på alle måter jeg kan.
Lykke til videre! [DIN SIGNATUR]
Svar på fornøyd kunde-e-postmal
Hei [NAVN],
Vi er veldig glade for å høre at du er fornøyd med [PRODUKT/TJENESTE]. Hos [SELSKAP] jobber vi alltid for å levere den beste kundeopplevelsen, og det gjør virkelig dagen vår å vite at vi har lykkes med det.
Vi vil sette stor pris på om du vil legge igjen en anmeldelse på vår Facebook-side, da din innsikt kan hjelpe andre å lære mer om oss.
Takk igjen, og gi beskjed om det er noe vi kan gjøre for deg i fremtiden!
Vennlig hilsen, [DIN SIGNATUR]
Svar på kundeklage-e-postmal
[NAVN],
Jeg er veldig lei meg for å høre at du måtte vente i nesten 30 minutter hos vår kundeservice. Jeg forstår godt hvor frustrerende dette må ha vært for deg. Det burde aldri skjedd, da vi verdsetter kundens tid. Jeg har videreformidlet meldingen din til riktig medarbeider.
Vårt tekniske supportteam prioriterer nå problemet du opplever med programvaren vår, og jobber for å løse det. Jeg gir deg beskjed så snart det er fikset.
Takk for at du gjorde oss oppmerksomme på din negative opplevelse. Vi jobber for å sikre kundetilfredshet i hver interaksjon, og jeg beklager ulempene vi har påført deg.
Gi meg gjerne beskjed om det er noe mer jeg kan gjøre for deg imens.
Med vennlig hilsen, [DIN SIGNATUR]
Forsinket svar-e-postmal
Hei [NAVN],
Takk for at du kontaktet [SELSKAP]! Din henvendelse ble mottatt [dato] med referansenummer: [nummer]. Beklager at vi ikke har svart deg ennå. Vi opplever for tiden stor pågang på supporten, og takker for tålmodigheten mens vi jobber for å gi best mulig støtte til hver kunde. Du kan være trygg på at en av våre agenter følger deg opp så raskt som mulig.
Med vennlig hilsen, [DIN SIGNATUR]
Oppfølgings-e-postmal
Hei [NAVN],
Håper du har det bra. Jeg ville bare sjekke med deg angående problemet du hadde med [beskrivelse av problemet] forleden. Ble det løst?
Om det er noe vi kan gjøre for å forbedre opplevelsen din, gi oss beskjed ved å svare på denne meldingen. Jeg hjelper deg gjerne uansett og ser frem til å høre fra deg.
Ha en fin dag, [DIN SIGNATUR]
Fornyelsespåminnelse-e-postmal
Hei [NAVN],
Vi vil gjerne takke deg for at du har brukt vårt produkt det siste året, og håper vi har gjort en forskjell for deg.
Jeg ser at ditt årlige abonnement utløper om to uker, så jeg ville sjekke med deg om neste steg. Er du interessert i å fornye abonnementet ditt? Om du vurderer alternativene dine, tar jeg gjerne en prat for å hjelpe deg å bestemme deg.
Ser frem til å høre fra deg.
Med vennlig hilsen, [DIN SIGNATUR]
Refusjons-e-postmal
Hei [NAVN],
Vi har behandlet refusjonen din, og du kan forvente at beløpet vises på kontoen din innen 1–3 virkedager, avhengig av banken din.
Jeg er lei meg for at du ikke er fornøyd med produktet vårt, men har full forståelse for at det ikke passer for alle. Siden all tilbakemelding er viktig for oss, hadde det vært flott om du kunne gi litt mer detalj om hva du ikke likte.
Takk for tiden din og for at du ga oss en sjanse. Vi håper å høre fra deg igjen i nær fremtid.
Vennlig hilsen, [DIN SIGNATUR]
