Kampanjer for markedsføring via e-post
Lag effektive kampanjer for markedsføring via e-post med tilpassbare maler for å spare tid, opprettholde merkekonsistens og øke engasjement. Lær tips om emnelin...
15 min lesing
LiveAgent
Email Marketing
+2
Skal du på ferie og trenger å sette en melding om fravær fra kontoret? Eller kanskje du bare tar en dag fri og vil ikke bli forstyrret av arbeid. Uansett vil en god mal for fravær fra kontoret hjelpe deg med jobben.
Slike maler er vanligvis enkle og lette å bruke, slik at du kan tilpasse meldingen din akkurat som du vil. I dag viser vi deg noen få forskjellige maler for fravær fra kontoret som du kan bruke for dine automatiske svar på ferie.
Hvorfor bør du bruke en mal for fravær fra kontoret
De fleste bruker e-poststyringsverktøy, for eksempel automatiske svar med mal for fravær fra kontoret, når de er borte fra e-posten sin i en lengre periode – på ferie eller bare tar en dag fri, for eksempel. Du kan sette opp et automatisk svar som lar folk vite at du ikke sjekker innboksen din og kommer snart tilbake. På denne måten vil de ikke forvente et svar fra deg med en gang, og du kan nyte fritiden din uten å bekymre deg for arbeid.
Men det er også andre ganger når du kanskje vil bruke et malrespons. Hvis du vet at du kommer til å være opptatt og ikke vil kunne komme til e-posten din så ofte som vanlig, lar en melding om fravær fra kontoret folk vite at du kanskje ikke kan svare umiddelbart. De kan da bestemme seg for å vente på et svar eller finne en annen måte å kontakte deg på.
En melding om fravær fra kontoret kan også hjelpe til med å håndtere folks forventninger hvis du er overveldet av arbeid og ikke kan svare på hver e-post med en gang. Å la folk vite at du er opptatt men vil komme tilbake til dem så snart som mulig, kan hjelpe til med å unngå frustrasjon på begge sider.
Hvordan titulere en mal for fravær fra kontoret
Hold det ganske kort og konsist – Fravær fra kontoret, Automatisk svar for ferie eller Borte er alle gode alternativer. I emnelinjen er det også en god idé å inkludere når du kommer tilbake slik at folk vet hvor lenge de må vente på et svar.
For eksempel ville “Fravær fra kontoret til 15. januar” fungere bra. Dette hjelper også med filtrering hvis du har et e-postsystem som kan gjøre det, men fremfor alt lar det andre vite når de kan forvente et svar uten å måtte lese kroppen av e-posten din. På denne måten viser du at du bryr deg om tiden deres.
Eksempler på emnelinjer for fravær fra kontoret
- Fravær fra kontoret: [dato]
- Fravær fra kontoret: [feriedetaljer]
- Fravær fra kontoret: [årsak til fravær]
- På ferie: [dato] – [dato]
- Ferier: [dato] – [dato]
- OOO: sykdag
- Utilgjengelig: borte fra landet
- I tilfelle nødsituasjon:
- Borte fra skrivebordet på [dato]
- For tiden på ferie
- Jeg er ute av sløyfen
- Jeg kommer snart tilbake
- På sabbatsår
- Drar ut for litt R&R
Hvordan skrive en mal for fravær fra kontoret
Det er noen få ting å huske på når det gjelder kroppen av ditt automatiske svar på e-post.
For det første vil du sikre at det er klart at du er borte fra skrivebordet ditt og ikke vil kunne svare på e-poster med en gang. Hvis du vil sjekke innboksen din fra tid til annen, la folk vite når de kan forvente et svar. Hvis du er usikker, er det bedre å unngå denne delen enn å få folk til å vente på et svar som kanskje ikke kommer.
For det andre, i tilfelle en nødsituasjon, kan du legge igjen ditt private telefonnummer. Husk imidlertid å merke at du kanskje ikke kan ta opp med en gang, og be folk om å bare kontakte deg på denne måten hvis det er ekstremt presserende.
Det er også en god idé å inkludere hvem de kan kontakte i ditt fravær, samt all relevant informasjon de kanskje trenger (som frister eller prosjektoppdateringer). Og selvfølgelig, ikke glem å si når du kommer tilbake. Hold det kort og enkelt – ingen vil lese en roman når de prøver å komme i kontakt med deg.
Sist, men ikke minst – og dette er valgfritt – kan du inkludere en kort melding som lar folk vite hva de skal gjøre i ditt fravær. For eksempel hvor de ville kunne finne informasjonen de kanskje trenger hvis du ikke vil kunne gi den til dem.
Hva du skal inkludere i en mal for fravær fra kontoret
- Ditt navn
- Datoene du vil være borte eller datoen du kommer tilbake
- En kort melding som lar folk vite at du er borte fra kontoret eller at du kommer snart tilbake
- Hvem de kan kontakte i ditt fravær (hvis aktuelt)
- Når de kan forvente et svar fra deg (hvis du vil sjekke innboksen din mens du er på ferie)
- Alternative måter å kontakte deg på
Eksempler og maler for fravær fra kontoret
Formelle maler for fravær fra kontoret
Emne: Fravær fra kontoret
Jeg er for tiden borte fra kontoret og kommer tilbake 15. januar. Jeg sjekker e-posten min med jevne mellomrom, men hvis du trenger et umiddelbar svar, kontakt [Navn] på [e-postadresse] i stedet. Takk,
[Ditt navn]
Emne: Mal for fravær fra kontoret
Hallo, jeg er for tiden borte fra kontoret og kommer tilbake [dato]. Hvis du trenger umiddelbar assistanse, kontakt [Navn] på [e-postadresse] eller ring mobilen min på [telefonnummer], men vær oppmerksom på at jeg kanskje ikke kan svare umiddelbart. Takk,
[Ditt navn]
Emne: Fravær fra kontoret [dato fra-dato til]
Hallo, jeg er OOO uten e-posttilgang fra [dato fra] til [dato til]. For presserende saker i løpet av denne tiden, kontakt [Navn] på [e-postadresse] eller ring mobilen min på [telefonnummer]. Med vennlig hilsen,
[Ditt navn]
Emne: Fravær fra kontoret – Ferier
Hei, jeg vil være borte fra kontoret fra [dato fra] til [dato til] og har begrenset tilgang til e-post. Hvis du trenger umiddelbar assistanse i løpet av denne tiden, prøv å kontakte [Navn] på [e-postadresse] i stedet for meg, eller for presserende saker kan du prøve å ringe meg på [telefonnummer]. Beste ønsker, [Ditt navn]
Emne: Ferier [dato]
Hei, jeg er for tiden borte fra kontoret og nyter noe velfortjent fritid. Jeg kommer tilbake [dato], og jeg vil ikke ha tilgang til e-post før da. For presserende saker i løpet av denne tiden, kontakt [Navn] på [e-postadresse] i stedet, som har blitt varslet om å forvente ekstra korrespondanse i mitt fravær. Beste,
[Ditt navn]
Emne: Utilgjengelig: Borte fra landet [dato]
Hallo, jeg vil være borte fra landet for [dato fra]-[dato til]. Jeg vil ha begrenset tilgang til e-post i løpet av denne tiden. For presserende saker, kontakt [Navn] på [e-postadresse] i stedet for meg. Med vennlig hilsen,
[Ditt navn]
Emne: På sabbatsår [dato]
Hei, jeg er for tiden på sabbatsår og vil være borte fra kontoret til [dato]. Jeg vil ikke ha tilgang til e-post i løpet av denne tiden. Hvis det er en nødsituasjon, vil [Navn] på [e-postadresse] være kontaktbar i løpet av denne tiden. Vi ses snart,
[Ditt navn]
Emne: Sykefravær [dato]
Hei, jeg er borte fra kontoret og på sykefravær til [dato]. I løpet av denne tiden vil jeg ikke kunne sjekke e-posten min. I tilfelle en nødsituasjon, kontakt [Navn] på [e-postadresse]. Med vennlig hilsen,
[Ditt navn]
Emne: Fravær fra kontoret: Konferanse [dato]
Hallo, jeg er borte fra kontoret for å delta på en konferanse fra [dato]. Jeg vil svare på e-poster når jeg har tilgang, men for et raskere svar, kontakt meg på [telefonnummer] hvis det er et presserende problem. Takk,
[Ditt navn]
Emne: Fravær fra kontoret: Bedriftssamling [dato]
Hei, jeg er borte fra kontoret på en bedriftssamling fra [dato]. I løpet av den tiden vil jeg ha begrenset tilgang til e-post. I tilfelle en nødsituasjon, kontakt [Navn] på [e-postadresse] eller ring hovedkontoret på [telefonnummer]. Takk,
[Ditt navn]
Emne: Fravær fra kontoret [dato]
Hei, jeg vil være borte fra kontoret de neste [X] dagene. I mitt fravær, kontakt [Navn] som vil være mer enn glad til å hjelpe med eventuelle henvendelser du måtte ha. Takk for forståelsen. Beste,
[Ditt navn]
Emne: OOO [dato]
Hei, takk for at du kontaktet meg. Jeg er for tiden borte fra kontoret og kommer tilbake [dato] på det seneste. Jeg beklager ulempen og vil høflig be deg om å sende e-post til min kollega, [Navn], på [e-postadresse] i mellomtiden. Beste,
[Ditt navn]
Uformelle maler for fravær fra kontoret
Emne: Borte fra skrivebordet
Hei, jeg er for tiden borte fra skrivebordet mitt og drikker cocktails på en strand et sted. Jeg kommer tilbake [dato] og vil ha begrenset tilgang til e-post til da. Kollegaen min [Navn] vil håndtere e-postene mine i mitt fravær, så kontakt [ham/henne/dem] på [e-postadresse] for eventuelle presserende saker. Takk, og ha en fin dag.
[Ditt navn]
Emne: Tar en pause til [dato]
Hallo, beklager at du mistet meg. Jeg er borte fra kontoret til [dato]. Imidlertid vil jeg ta periodiske pauser fra å binge-se alt jeg har mistet for å sjekke e-posten min av og til mens jeg er borte. Hvis dette ikke er tidskritisk, vær sikker på at jeg vil svare når jeg kommer tilbake fra denne pausen. Beste,
[Ditt navn]
Emne: Fravær fra kontoret [dato]
Hei, jeg er borte fra kontoret fra [dato fra] til [dato til]. Jeg kan nås på mobilen min på [telefonnummer], men for presserende saker kontakt [Navn] i stedet. Vi ses snart,
[Ditt navn]
Emne: Jeg er (endelig) på ferie
Hei, jeg er borte fra kontoret og på ferie fra [startdato] til [sluttdato]. Jeg vil ikke ha tilgang til e-post i løpet av denne tiden, men hvis du trenger umiddelbar assistanse, kontakt kollegaen min [Navn] på [e-postadresse]. Takk,
[Ditt navn] P.S. Jeg gleder meg virkelig til denne pausen. 🎉
P.P.S. Hvis du trenger å nå meg presserende, ring mobilen min på [telefonnummer].
Emne: Jeg er ute av sløyfen [dato]
Hallo,
Jeg vil være borte fra kontoret fra [startdato] til [sluttdato]. Hvis du trenger umiddelbar assistanse, kontakt [kollegas navn] på [kollegas e-post]. Ellers vil jeg svare på meldingen din når jeg kommer tilbake. Ha en fin dag. Beste,
[Ditt navn]
Emne: Beklager, jeg er OOO [dato]
Hei [Navn], jeg er borte fra kontoret denne uken, men hvis du trenger noe presserende, kontakt gjerne kollegaen min [Navn]. Takk,
[Ditt navn]
Emne: Fravær fra kontoret fra [dato] til [dato]
Hei. Jeg er for tiden borte fra kontoret og kommer tilbake [dato]. I mellomtiden, hvis du trenger assistanse, kontakt [navn eller avdeling]. Skål,
[Ditt navn]
Emne: På stranden [dato]
Hei. Jeg er for tiden borte fra kontoret og nyter noe velfortjent fritid på stranden. Jeg kommer tilbake på kontoret [dato] og vil være glad til å svare på e-posten din da. Hvis du trenger assistanse mens jeg er borte, kontakt kollegaen min [Navn] på [e-postadresse]. Takk.
[Ditt navn]
Beste praksis for maler for fravær fra kontoret
Hold det kort
Når du skriver en melding om fravær fra kontoret, er det viktig å holde det kort og enkelt. Det er ingen grunn til å gå inn i store detaljer om hvem du er eller hva du gjør. Gi bare det essensielle slik at kollegaene dine vet hvordan de kan nå deg i tilfelle en nødsituasjon.
Bruk riktig tone
Meldingen din om fravær fra kontoret er en refleksjon av bedriftens kultur og verdier, så det er viktig å bruke riktig tone. Hvis du er usikker på hvilken tone du skal bruke, vær på siden av profesjonalitet.
Du vil ikke høres for uformell eller uprofesjonell ut, da det kan reflektere dårlig på bedriften din. Hvis bedriften din har sin egen merkbok og tone, bruk den som veiledning når du skriver meldingen din om fravær fra kontoret.
Hvis du bruker slang eller fagterminologi, sørg for at alle som leser meldingen din vil forstå det. Det som er morsomt for deg, er kanskje ikke morsomt for mottakerne av ditt automatiske svar, spesielt hvis de ikke er fra samme land eller region.
Legg til datoer for ditt fravær
Når det er mulig, legg til datoene for ditt fravær i meldingen din om fravær fra kontoret. Dette vil hjelpe kollegaene, klientene og/eller forretningspartnerne dine å vite når de kan forvente et svar fra deg. Hvis du ikke er sikker på når du kommer tilbake, gi et datointervall eller et estimat. I dette tilfellet er det bedre å være på siden av forsiktighet og gi en lengre tidsramme enn du tror du trenger.
Nevn alternative kontaktformer
I meldingen din om fravær fra kontoret, sørg for å nevne alternative kontaktformer i tilfelle en nødsituasjon. Dette kan være en kollegas e-postadresse, telefonnummer eller til og med en fysisk adresse. Hvis du er komfortabel med å dele dine personlige detaljer, kan du også inkludere mobilnummeret ditt eller sosiale medier-håndtakene dine.
Husk bare at jo mer informasjon du inkluderer, jo mer sannsynlig er det at noen vil kontakte deg mens du er borte. Som sådan bør du bare inkludere alternative kontaktformer hvis du er komfortabel med å bli kontaktet i løpet av fritiden din.
Hvis du bestemmer deg for å dele kontaktdetaljene til kollegaene dine, sørg for at de vet om det og er enige om å være kontaktpunktet før du legger til informasjonen deres i meldingen din om fravær fra kontoret.
Ikke gå for dypt eller for spesifikt
Når du skriver meldingen din om fravær fra kontoret, motstå fristelsen til å gå for dypt eller bli for spesifikk. Dette er ikke tiden til å dele livshistorien din eller de siste feriebildene dine. Kom rett til saken slik at kollegaene dine kan komme tilbake til arbeidet med minimal avbrudd, og forretningspartnerne dine kan finne informasjonen de trenger uten å måtte sile gjennom en roman.
Sett opp en intern og ekstern OOO-mal
Hvis du ofte har meldinger om fravær fra kontoret, sett opp en intern og ekstern OOO-mal for å spare tid. På denne måten er alt du trenger å gjøre å fylle ut blankkene med din spesifikke informasjon hver gang du trenger å gå bort fra skrivebordet ditt.
En intern melding om fravær fra kontoret sendes til personer innenfor bedriften din, mens en ekstern sendes til de utenfor. Hovedforskjellen mellom de to er at en intern OOO-melding ikke trenger å være så formell som en ekstern.
Oppsummering
Automatiske svarsmeldinger er en nødvendig ondskap når du trenger å ta litt tid bort fra arbeidet. Ved å følge disse beste praksisene, kan du skrive en melding om fravær fra kontoret som er profesjonell, informativ og nyttig for alle som vil motta dem. De kan til og med sette pris på en melding om fravær fra kontoret mer enn du tror.
