Maler for invitasjon til telefonsamtale
Lær hvordan du utnytter e-postmarkedsføring for klientsamtaler med maler for invitasjon til telefonsamtale. Få tips, eksempler på emnelinjer og maler for ulike ...
6 min lesing
LiveAgent
Call Center
+1
Føler du deg uforbredt til klientmøtene dine? I så fall er du ikke alene. Mange bedriftseiere tar seg ikke tid til å forberede seg ordentlig til møtene sine, noe som kan føre til mye bortkastet tid og energi. I dag skal vi diskutere hvordan du best planlegger møtene dine med potensielle klienter slik at du kan få mest mulig ut av hver enkelt.
Viktigheten av planlegging før samtale
Ved å ta deg tid til å forberede deg ordentlig til møtene dine, vil du kunne gjøre hver enkelt så produktiv og effektiv som mulig. Planlegging før samtale lar deg bygge bedre forhold til klientene dine fordi du vil ha en bedre forståelse av deres behov.
Med planlegging før samtale kan du identifisere eventuelle innvendinger som klientene dine kan ha og håndtere dem før møtet. Selv om planlegging før samtale kan ta litt ekstra tid på forhånd, vil det spare deg tid i det lange løp ved å eliminere uproduktive møter.
Hvordan titulere en e-post for planlegging før samtale
Når du planlegger før samtale, er det viktig å ha et klart og konsist notatskrivingssystem. En måte å gjøre dette på er å titulere notatene dine med dato og tid for møtet, samt navn på klienten. Dette vil hjelpe deg med å holde styr på møtenotatene dine og forberede deg til hvert møte.
Du vil sannsynligvis måtte filtrere gjennom mange maler knyttet til ulike klienter eller prosjekter, så å titulere notatene dine med datoen kan hjelpe deg med å raskt identifisere hvilke som er knyttet til hvert møte.
Og siden du sender dem ut til teamet ditt, kolleger, salgsteam eller til og med bare deg selv, ville det være fordelaktig å ha møtetittelen i emnelinjen på notatene slik at alle enkelt kan finne dem etterpå.
Eksempler på emnelinjer for e-post for planlegging før samtale
- Møte med potensiell klient – [Klientens navn] [Dato for samtale]
- Planlegging før møte – [Dato for samtale] [Klientens navn] | * [Klientens navn] [Dato for samtale] | Planlegging før samtale |
- Planlegging før samtale [Klientens navn] [Dato for samtale]
- Møte med potensiell klient [Klientens navn] [Dato for samtale]
- Planleggingsstadium [Klientens navn] [Dato for samtale]
- Handlingsplan [Klientens navn] [Dato for samtale]
- [Klientens navn] [Dato for samtale] – Diskusjon før møte
Hvordan skrive en mal for planlegging før samtale
Planlegging før samtale trenger ikke å være komplisert. Faktisk kan det være så enkelt som å lage en liste over nøkelspørsmål som du vil stille til klientene dine. Ved å ha en vil du kunne sikre at hvert møte er fokusert og produktivt.
Start med formålet med samtalen. Hva håper du å oppnå og hvordan gjør du det? Dette vil tillate deg å identifisere hovedmålene for samtalen og fokusere hvert spørsmål på å oppnå disse målene.
Lag en agenda. Hvilke emner vil du diskutere under samtalen og hvorfor? Dette vil hjelpe til med å holde møtet på sporet og forhindre deg fra å bli avledet av andre emner.
Forbered bakgrunnsinformasjon om klienten. Dette kan inkludere alt fra selskapets historie til deres nåværende prosjekter. Du bør også liste opp spørsmål som den potensielle klienten din kan ha. Ved å ha denne informasjonen vil du kunne bedre forstå deres behov og hvordan du kan hjelpe dem.
Lag en liste over spørsmål som du vil stille til klienten, som kan være alt fra å avklare deres behov til å forstå deres budsjett. Dette vil bidra til å holde møtet fokusert og produktivt.
Til slutt, sett opp sammendragssmål for møtet. Hva håper du å oppnå innen slutten av samtalen? Dette vil tillate deg å måle suksessen til møtet, samt identifisere de neste trinnene i prosessen.
Hva skal inkluderes i en mal for planlegging før samtale
- Formål med samtalen
- Agenda
- Bakgrunnsinformasjon om klienten
- Spørsmål til klienten
- Sammendragssmål for møtet
- Neste trinn i prosessen
Maler og eksempler for planlegging før samtale
Møte med potensiell klient – [Klientens navn] [Dato for samtale]
[Klientens navn] [Dato for samtale]
Formålet med samtalen: å diskutere muligheten for å arbeide sammen om [Prosjektnavn].
Agenda: • Introduksjoner • Diskuter prosjektomfang • Spørsmål og svar
Bakgrunnsinformasjon om klienten: [Klientens selskap] er et [selskapsstørrelse] selskap som spesialiserer seg på [bransje]. De arbeider for tiden med et [prosjekttype] prosjekt kalt [Prosjektnavn].
Spørsmål til klienten: • Hva er budsjettet ditt for dette prosjektet? • Hva er tidslinjen for dette prosjektet? • Hva er målene dine for dette prosjektet?
Sammendragssmål for møtet: Innen slutten av møtet vil vi ha en klar forståelse av prosjektomfanget og målene. Vi vil også ha en forståelse av klientens budsjett og tidslinje.
Neste trinn i prosessen: • Send et forslag til klienten • Planlegg et oppfølgingsmøte for å diskutere forslaget
Planlegging før møte – [Dato for samtale] [Klientens navn]
[Dato for samtale] [Klientens navn]
Formålet med samtalen: nye ordninger for [prosjekt]
Agenda: • Introduksjoner • Nåværende situasjon • Spørsmål og svar
Bakgrunnsinformasjon om klienten: [Selskapsnavn] har vært vår klient i [tidsperiode]. De arbeider for tiden med et [prosjekttype] prosjekt og ønsker å endre [prosjektdetaljer].
Spørsmål til klienten: • Hvordan bør vi gå frem med endringene? • Hvilke teammedlemmer bør være involvert i prosjektet? • Hva er tidslinjen for prosjektet?
Sammendragssmål for møtet: Innen slutten av møtet vil vi ha en klar forståelse av hvordan vi skal gå frem med endringene og hvilke teammedlemmer som bør være involvert. Vi vil også ha en forståelse av tidslinjen for prosjektet.
| ### [Klientens navn] [Dato for samtale] | Planlegging før samtale |
[Klientens navn] [Dato for samtale]
Formålet med samtalen: å få klienten til å registrere seg for [produkt/tjeneste]
Agenda: • Introduksjoner • Presentasjon av [produkt/tjeneste] • Spørsmål og svar
Bakgrunnsinformasjon om klienten: [Klientens selskap] tilbyr [bransje] tjenester til [målmarked]. De er for tiden i prosessen med å utvide virksomheten sin og leter etter nye [produkt/tjeneste] leverandører.
Spørsmål til klienten: • Hvilke funksjoner leter du etter i en [produkt/tjeneste]? • Hva er budsjettet ditt for denne [produkt/tjeneste]? • Når trenger du denne [produkt/tjeneste] innen?
Sammendragssmål for møtet: Innen slutten av møtet vil vi ha en klar forståelse av klientens behov og krav. Vi vil også ha en forståelse av deres budsjett og tidslinje.
Neste trinn i prosessen: • Send et forslag til klienten • Planlegg et oppfølgingsmøte for onboarding
[Klientens navn] [Dato for samtale] – Diskusjon før møte
[Klientens navn] [Dato for samtale]
Formålet med samtalen: diskutere mulige løsninger for [eksisterende prosjekt]
Agenda: • Introduksjoner • Nåværende situasjon • Spørsmål og svar
Bakgrunnsinformasjon om klienten: [Klientens selskap] leverer [bransje] tjenester til [målmarked]. De arbeider for tiden med et prosjekt kalt [Prosjektnavn] og står overfor noen utfordringer. De var en tidligere klient av oss, og vi fullførte vellykket et prosjekt kalt [Tidligere prosjektnavn].
Spørsmål til klienten: • Hvilke utfordringer står du overfor med det nåværende prosjektet? • Har du et budsjett for det nye prosjektet? • Hvilke teammedlemmer arbeider med dette prosjektet?
Sammendragssmål for møtet: Innen slutten av møtet bør vi få en klar forståelse av utfordringene klienten står overfor ved å sende et forslag. Vi vil også vite om klientens budsjett og tidslinje.
Neste trinn i prosessen: • Ordne fornyelsen av samarbeidet • Samle mer informasjon om prosjektet under debriefingen
Planlegging før samtale [Klientens navn] [Dato for samtale]
[Klientens navn] [Dato for samtale]
Formålet med samtalen: å gi et forslag for [Prosjektnavn]
Agenda: • Introduksjoner • Presentasjon av forslag • Spørsmål og svar
Bakgrunnsinformasjon om klienten: [Klientens selskap] er en leder i [bransje] industrien. De har vært vår klient i [X] måneder/år, og vurderer å oppgradere [produkt/tjeneste].
Spørsmål til klienten: • Hva er dine tanker om forslaget? • Har du noen spørsmål om forslaget? • Når vil du starte prosjektet?
Sammendragssmål for møtet: Innen slutten av møtet bør vi ha etablert noen flere detaljer om prosjektet. Vi vil vite når de vil starte og ha en ide om deres tanker på forslaget.
Neste trinn i prosessen: • Send en kontrakt til klienten • Planlegg et møte for signering av kontrakten
Møte med potensiell klient [Klientens navn] [Dato for samtale]
[Klientens navn] [Dato for samtale]
Formålet med samtalen: å signere kontrakten for [Prosjektnavn]
Agenda: • Introduksjoner • Gjennomgang av kontrakten • Spørsmål og svar
Bakgrunnsinformasjon om klienten: [Klientens selskap] er en leder i sektoren [bransje]. De har vært vår klient i [tidsperiode], og vi har fullført noen få prosjekter sammen i løpet av den tiden. Det siste var kalt [Prosjektnavn].
Spørsmål til klienten: • Har du noen spørsmål om kontrakten? • Når vil du starte prosjektet?
Sammendragssmål for møtet: Innen slutten av møtet vil vi ha en signert kontrakt for prosjektet. Vi bør også vite når de vil starte prosjektet.
Neste trinn i prosessen: • Send en velkomstpakke til klienten • Planlegg et oppstartsmøte med klientens team • Send en e-post til teamet med bakgrunnsinformasjon
Planleggingsstadium [Klientens navn] [Dato for samtale]
[Klientens navn] [Dato for samtale]
Formålet med samtalen: å starte [Prosjektnavn]
Agenda: • Introduksjoner • Gjennomgang av prosjektmål • Spørsmål og svar
Bakgrunnsinformasjon om klienten: [Klientens selskap] er en leder i sin bransje, med fokus på [målmarked]. De har vært vår klient i noen år, og vi har fullført flere ulike prosjekter sammen.
Spørsmål til klienten: • Hvordan kunne vi forbedre samarbeidet vårt? • Har du noen spørsmål om prosjektmålene?
Sammendragssmål for møtet: Innen slutten av møtet bør vi ha en klar forståelse av klientens forventninger. Vi vil også vite hva deres tanker er om hvordan vi kan forbedre samarbeidet vårt.
Neste trinn i prosessen: • Send en takk-e-post til klienten • Planlegg regelmessige oppfølgingssamtaler med klientens team • Begynn arbeidet med prosjektleveranser
Mal for planlegging før samtale – God praksis
Når det gjelder planlegging av forhåndssalg, er det noen få nøkkeltingene du alltid bør gjøre før du hopper på en samtale med en potensiell klient. Dette inkluderer:
- Gjennomgang av klientens nettsted – kan gi deg mye informasjon om virksomheten deres, målmarkedet deres, osv. Det er et absolutt must-do når det gjelder planlegging før samtale.
- Verifisering av deres sosiale medieprofiler – forteller deg om deres tonefall og hva slags innhold de deler, osv.
- Gjennomgang av forslaget – avklare hva du tilbyr og hva klienten leter etter.
- Sjekk inn med teamet ditt – spør om noen andre har snakket med klienten nylig og om de har noen innsikt på faktiske salgsamtaler.
- Å ha en forståelse av klientens budsjett og tidslinje – for å tilpasse samtalen, komme opp med et realistisk forslag og sette forventninger.
- Forberedelse av spørsmål til klienten – for å få mest mulig ut av samtalen, liste opp noen få ting som du vil spørre på forhånd.
- Innsamling av bakgrunnsinformasjon om deres selskap – for å bygge forhold og vise at du er investert i deres virksomhet.
- Lære om deres bransje og målmarked – jo mer du vet, jo mer verdifull kan du være for dem og påvirkningsfull på deres kjøpsbeslutning.
- Skrive en liste over spørsmål som du kan bli spurt av klienten – salgspresentatører må være forberedt på alt, da klienten kan ha bekymringer om forslaget ditt.
- Be om anbefalinger – dette er en flott måte å vokse bedriften din og få flere klienter, men fungerer også som sosial bevis for virksomheten din.
- Utvikle en handlingsplan for planlegging før samtale for møtet – du må ha klare og faste mål i tankene for samtalen, samt vite hva du vil oppnå.
- Lag en oppfølgingsplan – etter samtalen bør du ha en ide om hva du skal gjøre neste. Det kan være å sende et forslag, planlegge et annet møte eller bare holde kontakten.
- Send en “takk”-note etter samtalen – vis takknemlighet til prospekten din for tiden deres og send dem et sammendrag av det som ble diskutert. Hvis du har noen tilleggsinformasjon som de kan finne nyttig, sørg for å legge det ved også.
Sammendrag
Planlegging før samtale er en viktig del av salgsprosessen som kan hjelpe deg med å få mest mulig ut av møtene dine med potensielle klienter. Ved å ta deg tid til å undersøke prospektene dine, forstå deres behov og utvikle en solid plan for møtet, vil du øke sjansene dine for å gjøre et vellykket salg.
