Mal for kundesupport
Øk effektiviteten i kundesupporten med LiveAgents gratis help desk-maler. Forbedre svartider og kundetilfredshet ved å bruke ferdigskrevne meldinger for ulike s...
7 min lesing
LiveAgent
Help Desk
+2
Selv om kundesupportagenter vanligvis må svare på et bredt spekter av spørsmål – heldigvis trenger de ikke å finne opp hjulet på nytt for vanlige spørsmål, supportforespørsler eller problemer. I stedet kan de bruke ferdiglagde maler for å redusere responstider og gi en konsistent kundeserviceopplevelse. Faktisk er forhåndsdefinerte svar, forhåndsdefinerte svar og maler noen av de viktigste funksjonene i enhver supportbillettingprogramvare. De gir agenter mer tid og mindre stress, hjelper til med å strømlinjeforme arbeidsflyten deres og fremskynder kundesupport. Kort sagt kan forhåndsdefinerte meldinger og maler:
- Hjelpe agenter med å gi passende og nøyaktige svar raskere;
- Spare en stor mengde tid og innsats for supportteamet ditt;
- Øke agentens selvtillit, effektivitet og produktivitet;
- Redusere opplæringstid for nye agenter;
- Sikre konsistent merkevaremelding i kundekommunikasjon;
- Forbedre servicekvalitet og øke kundetilfredshet.
Beste praksis for bruk av forhåndsdefinerte svar og maler i billettingSystemet ditt
- Involver hele organisasjonen din i prosessen for malopprettelse og evaluering for å få konstruktiv tilbakemelding fra flere fagfolk i ulike avdelinger.
- Sørg for at hver responsmal blir nøye gjennomgått før den går live og at det ikke er noen feil, stavefeil eller grammatikkfeil.
- Ikke bruk kjedelig, robotisk og ekstremt formelt språk – finn riktig stil og tone for publikummet ditt.
- Prøv og test ulike responsemaler for å finne de mest passende for organisasjonen din.
- 38 % av forbrukerne synes skriptede, upersonlige svar frustrerende – personaliser maler når du kan og tilpass svaret til hver kunde og deres spesifikke tilfelle.
- Ikke bruk forhåndsdefinerte svar og maler utelukkende for hastigheten på support – send bare meldingen hvis den er 100 % relevant og samsvarer med en kundes forespørsel.
- Revidér dine forhåndsdefinerte meldinger og maler regelmessig for å sikre at de forblir relevante og holder tritt med organisasjonens vekst og endrede kundebehov.
12 Eksempler på vanlige billettresponsemaler
Med et sett med ferdiglagde meldinger kan du oppnå en personalisert tilnærming samtidig som du reduserer byrden med å utarbeide hver respons fra bunnen av. Å lage et bibliotek med effektive forhåndsdefinerte svar og maler tar imidlertid tid og innsats. Her er noen grunnleggende supportbillettmaler basert på 12 vanlige scenarier. Bruk dem som utgangspunkt og tilpass dem til kundebasen din.
Bekreftelse på at en billett ble mottatt
Hei [NAVN],
Takk for at du kontaktet oss. Dette er bare en rask melding for å informere deg om at vi mottok meldingen din og allerede har begynt å arbeide med å løse problemet ditt [Billett-ID: (Nummer) datert (Dato)].
Hvis du har noen ytterligere spørsmål eller bekymringer, vennligst gi oss beskjed. Vi er tilgjengelige døgnet rundt og er alltid glad for å hjelpe.
Takk for at du er en lojal [BEDRIFT]-kunde.
Vennlig hilsen, [DIN SIGNATUR]
Oppdatering om billettfremgang mal # 1 (Vi arbeider med saken din)
Hei [NAVN],
Jeg ville gi deg en oppdatering før helgen om statusen for [Problem, Billett-ID]. Det er for tiden under behandling og blir arbeidet på av teknisk supportteamet vårt. Vi prioriterer forespørselen din, og jeg vil sørge for at dette problemet løses så snart som mulig.
Som et grovt estimat bør det være fikset på [ETA]. Vi holder deg oppdatert.
Takk for tålmodigheten din! [DIN SIGNATUR]
Oppdatering om billettfremgang mal # 2 (Vi har ikke glemt deg)
Hei [NAVN],
Det har gått en stund siden siste oppdatering, men vi ville forsikre deg om at vi ikke har glemt problemet ditt. Det har vært litt mer utfordrende enn gjennomsnittssaken, men teamet vårt av tekniske eksperter er forpliktet til å løse det så snart som mulig.
I mellomtiden vil vi holde deg oppdatert om eventuelle ytterligere oppdateringer. Takk for tålmodigheten din mens vi arbeider gjennom dette.
Vennlig hilsen, [DIN SIGNATUR]
Be om mer informasjon fra en kunde
Hei [NAVN],
Takk for at du sendte inn billetten din [Billett-ID] på [Dato]. Kunne du vennligst gi oss litt mer kontekst? Når startet dette problemet? Har det skjedd konsekvent, eller skjer det av og på? Har du prøvd noen løsninger på egen hånd?
Disse spørsmålene vil hjelpe oss med å finne en mer personalisert løsning på problemet ditt.
Ser frem til å høre fra deg, [DIN SIGNATUR]
Informere kunden om at problemet ble løst
Hei [NAVN],
[AGENTNAVN] fra [BEDRIFT] her. Håper du har det bra!
Du rapporterte et problem med [Problem] på [Dato]. Som lovet, kontakter jeg deg for å fortelle deg at det har blitt løst. Problemet viste seg å være mer komplekst enn vi trodde, så det tok litt lengre tid å få det fikset. Men alt burde være bra nå. Kunne du bekrefte at alt fungerer?
Hvis du har flere spørsmål eller kommer over andre problemer, gi meg beskjed, jeg vil være glad for å hjelpe.
Ha en fin dag, [DIN SIGNATUR]
Billettavslutningsmal
Hei [NAVN],
Din [Problem, Billett-ID] har blitt løst. Takk for tålmodigheten og tiden din, og vi håper kundesupporten vår var tilfredsstillende.
Hvis det er noe annet vi kan gjøre for deg, vennligst ikke nøl med å svare på denne e-posten eller ring oss på (nummer).
Beste, [DIN SIGNATUR]
Billettavslutning på grunn av manglende respons
Hei [NAVN],
Jeg kontakter deg angående saken din hos oss vedrørende [Saksemne]. Det har gått [Nummer] dager siden vi hørte fra deg, så jeg ville gi deg beskjed om at vi skal lukke denne billetten. Du kan alltid åpne den på nytt eller opprette en ny billett hvis du trenger ytterligere assistanse.
Takk for at du arbeider med oss!
Vennlig hilsen, [DIN SIGNATUR]
Innrømmelse av en feil i problemløsning
Hei [NAVN],
Vi kontakter deg med en uheldig oppdatering på forespørselen din [Billett-ID] datert [Dato]. Vi innrømmer at det var en feil fra vår side, og vi er virkelig lei oss for det. Det faktum at vi (forklaring på hva som ble gjort feil).
Vi forstår at dette er ubeleilig, men vi gjør for tiden vårt beste for å løse dette. Vi er igjen ekstremt lei oss for denne hendelsen. Jeg vil personlig informere deg om eventuelle ytterligere oppdateringer.
Takk for tålmodigheten og forståelsen din, [DIN SIGNATUR]
Unnskyldning for et bedriftsomfattende problem
Hei [NAVN],
Takk for at du kontaktet oss. Dessverre opplever vi tekniske problemer for øyeblikket. Teknisk supportteam vårt arbeider allerede med det og tjenesten burde være oppe og kjørende på [ETA].
Vi gir deg beskjed så snart vi er tilbake. Våre oppriktige unnskyldninger for ubeleilighetene dette måtte ha forårsaket deg. Takk for at du er tålmodig mens vi løser dette.
Vennlig hilsen, [DIN SIGNATUR]
Svar på en feilrapport
Hei [NAVN],
Takk for at du rapporterte [feil]. Det ser ut til å være en glitch i applikasjonen. Vi har logget dette i feilsporingssystemet vårt, forvent en ny versjon med rettelsen snart. Våre oppriktige unnskyldninger for eventuelle ubeleilighetene dette måtte ha forårsaket deg.
Vi setter pris på tålmodigheten din, [DIN SIGNATUR]
Oppfølgingsmal
Hei [NAVN],
Du har nylig kontaktet oss angående [Problem], som ble [Løst/Lukket]. Vi kontakter deg for å sikre at det ikke har vært relaterte problemer siden. Hvis du har noen oppdateringer, vennligst gi oss beskjed. Vi vil være glad for å hjelpe deg videre.
Takk, [DIN SIGNATUR]
Kundeservice oppfølging
Hei [NAVN],
Du har nylig kontaktet oss om [Problem], som ble løst på [Dato]. Vi vil gjerne høre hva du synes om kundesupporten vår. Vennligst ta deg tid til å vurdere tjenesten vår ved å klikke på en av lenkene nedenfor:
Bra, jeg er fornøyd Dårlig, jeg er ikke fornøyd
Din tilbakemelding er verdsatt og vil hjelpe oss med å forbedre oss!
Med vennlig hilsen, [DIN SIGNATUR]
