Programvare for e-postadministrasjon

Hva er programvare for e-postadministrasjon

Programvare for e-postadministrasjon er et verktøy som blir brukt for å administrere store mengder e-poster. Programvaren administrer e-poster gjennom et billetterings system som lager en unike identifikator for hver e-post kjent som en billett ID. Programvaren gir hver e-post til en spesifikk agent eller avdeling basert på forhåndsdefinert automatisk arbeidsflyt regler.

Hva er forskjellen mellom en e-post klient/nettpost og programvare for e-postadministrasjon?

Nettpost og e-post klienter er mindre avanserte og tilbyr mindre nøkkelfunksjoner. I deres kjerne, ble nettpost og e-post klienter laget for personlig bruk, mens programvare for e-postadministrasjon var laget for solopreneurs, bedrifter og ordinasjoner som får tusenvis av e-poster vær dag og som trenger hjelp med og administrere de.

---

---

Hvor mange e-post adresser/e-post kontoer kan du integrere med et e-postadministrerings verktøy?

Avanserte e-postadministrerings verktøy som LiveAgent pålegger ikke noen grense for hvor mange e-post adresser som kan kobles til programvaren.

Er det trygt å bruke e-postadministrerings verktøy?

diskutabelt, er e-postadministrerings programvarer ofte tryggere en tradisjonell e-post. Se for deg dette senarioet:

• Du bruker Gmail eller Outlook for å løse kunde e-poster.
• Du har flere ansatte som tar forskjellige vakter.

Naturligvis, vil du måtte dele dine innloggings legitimasjoner med flere personer, noe som kan være en sikkerhets trussel — spesielt vis de bruker offentlige datamaskiner eller delte enheter med andre.

Med et e-postadministrerings system, kan alle de ansatte har deres egne unike innloggings legitimasjoner, så det er mye mer sikkert for deg og hele laget ditt.

Hvem kan få en fordel av å bruke e-postadministrerings programvarer?

E-postadministrerings programvarer kan være en fordel for alle som svarer masse vis av kundeservice e-poster vær dag– uansett bedrifts størrelse. Om du er et en-mans lag eller en stor bedrift, er en e-postadministrerings løsning noe du må ha. Mange rapporter har bekreftet at å utnytte e-post støtteprogrammer øker produktivitet, senker stressnivå og sparer til syvende og sist tid og penger.

Hvordan kan du få en fordel av e-postadministrerings programvarer.

Forbedret svartid på e-poster og økt kundetilfredshet

Det å bruke e-postadministrerings programvarer kan forbedre svartids noe som, etter vært, forbedrer kundeopplevelse og kundetilfredshet. Med automatiserte arbeidsflyt regler på plass , kan programvaren automatisk distribuere innkommende poster i mellom dine ansatte. Dagene for manuelle oppdrag og overvåkning av e-post aktiviteter er borte.

E-postadministrerings programvarer kaster ikke bort noe tid og forsikrer at alle har en klar forståelse av deres ansvar. Som sakt ovenfor, dette forbedrer svartid, fordi det fjerner forvirringer, e-post sporing, dagdriveri og manuell oppgaveadministrering. Med e-postadministrerings programvarer på plass, kan alle støtte agenter enkelt logge inn på programvaren og starte å svare kundeservice e-poster.

Øk produktivitet og senk stressnivået

Skjønnheten med et e-postadministrerings system er at den kan ta hånd om mange oppgaver og løse dem helt selv. For eksempel, kan programvaren bruke automatiserte arbeidsflyt regler for å løse billetter som ikke har fått noe svar på en spesifikk tid. Alternativt, kan programvaren sende ut automatiske e-post oppfølgere til kunder som ikke har fått svar på sin melding. Dette er bare tuppen av isberget.

Å ha disse type programvarer på plass tar vekk ekstra ansvar fra dine skuldrer. Den eliminerer repetitive og verdslige oppgaver, og senker derfor stressnivå og forbedrer produktivitet. I essensen, lager den, den perfekte arbeidsflyten.

Sparer penger og øker avkastning fra investering

Her er en annen grunn til at du burde forelske deg i e-postadministrerings programvaren. Det sparer deg penger. Når agentene dine ikke kaster bort tid på verdslige oppgaver, og deres hovedfokus er på å løse kunde oppgaver, sparer du penger.

Dessuten, i følge Financesonline, for hver $1 du investerer i din kundeopplevelse gjennom hjelpepult og like plattformer [som e-postadministrerings programvarer], kan du få en avkastning på dine investeringer på $3.

Eliminerer enheter og kontoovervåkning

Vis du vil ta det til et ekstra steg, kan du koble din e-postadministrerings programvare med andre kommunikasjons kanaler som live-chat, telefon eller sosiale media og forbedre din produktivitet enda mer. Du kan putte en stoppe for endeløse enheter og kontoovervåkning som er både distraherende og uproduktivt.

Å ha alle meldingene på en plass– uansett om det er e-poster, Instagram kommentarer eller ekte-tid live-chater gjøre det enda lettere å maksimere alle fordelene som kommer med e-postadministrerings system.

Hvordan funksjoner bør e-postadministrerings programvarer ha?

En delt universal e-post innboks

En delt universal innboks er stjerne funksjonen for e-postadministrerings programvarer. Lag innboksen strømlinjer alle meldingene fra flere e-post adresser, sosiale media kontoer, nettchatter og til og med telefoner.

Vis du aldri har jobbet med en samarbeidsplattform som den universale innboksen, kan dette være vanskelig og forestille seg, men helt ærlig, er det den beste funksjonen som vil forbedre dine kunders og agenters opplevelse med flere mil. kirsebæret på toppen er at alle agentene vil ha deres egne unike inn logging til systemet, som lar de jobbe med forskjellige problemer på samme tid.

Ler mer om delte postbokser.

Avdelinger og ansvar (overføringer)

De to andre stjerne funksjonene for e-postadministrerings programvarer er avdelinger og ansvar. Ved å lage forskjellige avdelinger for din markedsføring, IT støtte eller salgslag, vil du kunne organisere dine innbokser enda bedre. Filtrering vil bli lettere, og det å tildele ansvar via automasjon regler vil bli pice of cake.

Som et eksempel, kan du sette opp en automatisert arbeidsflyt regel som automatisk vil guide alle e-poster som har ordet “reset” og “password” rett til IT avdelingen, eller til og med til en dedikert IT-støtte representant.

Lær mer om Avdelinger eller ansvar

Arbeidsflytadministrering og e-post markedsføring automasjon regler

Vi rørte kort kreftene til e-post markedsføring automasjon. Det er utallige ting du kan gjøre med e-postadministrerings programvarer– alt fra å automatisk legge til koder til e-poster, tildele e-poster til avdelinger og agenter, til e-post planlegging som automatisk sender ut forhåndformatert oppfølge e-poster etter en viss periode av tid har gått siden din siste kontakt.

Lær mer om regler.

Robuste analyserings verktøy og rapporteringsfunksjoner

Med tradisjonelle e-poster, er det vanskelig å anslå hvor bra du gjør det når det kommer til ytelse og kvalitet. Møter du industri referanser som den gjennomsnittlige svarprosenten på e-poster? Er dine kunder tilfredsstilt med tjenesten de får?

Interessant nok, i følge en undersøkelse av Bain & Company, så tror 80% av CEOene i deres firma et de gir den beste kundeservicen. Men, bare 8% av deres kunder er enige. 

Med e-postadministrerings programvarer og rapporterings funksjoner, kan du indentifisere plasser som trenger forbedring takker være ekte data innside.

Lær mer om analyse og rapportering.

Lag samarbeids funksjoner og kollisjonsdeteksjon

Noen webposter (hovedsakelig Gmail) tilbyr en innebygget chat tjeneste. Men, de fleste post klientene/webposter gjør ikke det, noe som gjør de utilstrekkelig når det kommer til samarbeid. Vår mening, er at bruk av chat verktøy er motproduktisk, fordi det å bytte mellom verktøy kan få deg til å miste dine tanker, det kan også sløse bort verdifull tid.

E-postadministrerings programvarer som LiveAgent tilbyr innebygget interne chatte og ringe alternativer, noe som gjør det så lett som 1,2,3 å komme i kontakt med kollegaer når du føler at du sitter fast.

Dessuten har, verktøy som LiveAgent en kollisjonsdeteksjon funksjon på plass. Disse funksjonene sikrer at ingen e-poster blir svart to ganger. De varsler en vær agent som er på en e-post som blir jobbet med, noe som sikrer at ikke blir noe dobbelt eller at noen sletter alt arbeidet med et uhell.

Lær mer om agent kollisjonsdeteksjon, interne chatter, eller interne samtaler.

Tilpass bare e-post maler

En til funksjon som mangler fra lagret til de tradisjonelle e-post klientene/webpostene er tilpass bare e-post maler som kan bli brukt til og sende ut markedsførings e-poster som avispapirer, kundeservice e-poster som passord tilbake stillings e-poster, eller transaksjons e-poster som bekrefter en ordre. Selvfølgelig, er tilpass bare e-post maler tilgjengelig i LiveAgents e-postadministrerings plattform.

Lær mer om e-post maler.

CRM og tilpasset CRM felt

For å gjøre det enda bedre, har e-postadministrerings programvarer en fantastisk kundeforhold administrerings (CRM) funksjon. For uten om en innebygget CRM som alltid er ledig, så kan du ta opptak av kundeinformasjon om din klient som kan hjelpe deg og gi mer kunnskapsrik og  personlig kundeservice.

Lær mer om CRM.

Flere billett/e-post faner

Redd for å gå glipp av flere e-post faner? Ikke hver det. E-postadministrerings programvarer tilbyr denne funksjonene også. Dette lar deg svare flere e-poster samtidig, ved å enkelt bytte mellom e-post fanene. Denne funksjonen er spesielt brukbar sammen med hermetiserte svar/forhåndsdefinerte svar.

Lær mer om flere billett faner.

E-post koder

En til funksjon som tradisjonelle e-post klienter mangler som er fremtredenen i e-postadministrerings programvarer er koder. Koder brukes for å lage filter, organisere og for å se en e-posts innhold på et øyeblikk.

Lær mer om koder.

Oppgaveledere og SLA overvåkningsfunksjoner

Avanserte e-post administrerings programvarer inneholder funksjoner som oppfører seg som en oppgaveleder og varsler agenter om høy prioritet/kritiske e-poster som trenger å bli løst. Generelt, er e-poster (billettene) som kommer fram i oppgavelederen usvarte over en lengre periode eller bundet til SLAs (servicenivåavtaler)

Lær mer om å løse knappen.

Private notater

Private notater i e-postadministrerings programvarer lar deg avsløre ekstra informasjon om en gitt e-post, kunde eller resolusjon prosess. Dine kollegaer kan se disse notatene når som helst når de løser en bestemt post/spørsmål. Vis du ønsker, kan du også bruke private notater som en påminner.

Lær mer om notater.

Hermetiske meldinger og forhånddefinerte svar

Hermetiske svar er en til god funksjon som er en del av e-postadministrering programvaren. De lar deg lage forhånddefinerte svar til dine kunders mest spurte spørsmål. Når du får en e-post som krever et generisk svar til et spørsmål som det, kan du spare deg selv tid ved å enkelt trykke på hermetiske svar knappen og velge svare du ønsker.

Lær mer om hermetiske svar.

billett oppdeling/sammenslåing

E-postadministrerings verktøy som LiveAgent tilbyr billett-oppdeling og sammenslåing. Denne funksjonen er unik og kan forbedre løsnings tid og agent effektivitet. For eksempel, vis en innkommende e-post oppnår flere problemer og trenger og bli løst av flere avdelinger (som salg og IT) kan posten bli delt i to for å sikre raskere problem løsning. 

Alternativt, vis en klient sender flere e-poster om det samme problemet, kan e-posten sammensettes inn til en enkel e-post tråd.

Lær mer om å dele billetter og billett sammensetting.

Tredjepersons integrasjon

De fleste e-postadministrerings programvarene tilbyr tredjepersons integrasjon for å sikre den perfekte arbeidsflyten. Integrasjoner kan bli laget med betalings prosesser, kundeforhold administreringssystem, sosiale media apper og mer.

Å ha disse integrasjonene på plass sikrer at agentene ikke trenger og logge inn på tredjepersons apper og sette inn date på to systemer.

Se alle integrasjonene.

Interne kunnskapsbaser og ubegrenset lagringsplass

Limitert e-post lagring er noe vi alle kriger om daglig, ikke sant? Ikke vis du bruker e-postadministrerings programvarer! Verktøy som LiveAgent tilbyr ubegrenset e-post historie. Du trenger ikke å slette noen e-poster vis du ikke ønsker det, og det vil ikke være noen pålagte grenser på dokumentlagring. Du kan lagre ubegrenset antall av interne dokumenter, guider og øve best i programvaren selv.

Lær mer om intern kunnskapsadministrering.

Hvordan finne den rette e-postadministrerings programvaren

Overbevist på at e-postadministrerings programvarer er den rette løsningen for deg og din bedrift? Bra, læs videre for å finne ut hvordan du kan velge det rette e-postadministrerings verktøyet.

Skriv ned dine krav og gjør litt undersøkning

The første trinnet mot å finne den rette e-post sporing programvaren er å skrive ned dine krav og å tenke over ditt budsjett, siden hver e-post tjeneste leverandør tilbyr forskjellige funksjoner. Ønsker du et verktøy som enkelt brukes kun for å administrere e-poster? Ønsker du et verktøy som også vil strømlinje andre meldinger til din innboks? Hvilke ekstra funksjoner trenger du? Er det en skalerbar e-post tjeneste?

Når du har fått ned en liste med dine krav, er det på tide og gjøre litt utforskning. Vi anbefaler å se på alle tjeneste leverandørene’:

• Produkt anmeldelse portaler (som G2, Capterra, SoftwareAdvice, TrustRadius, GetApp)

• YouTube anmeldelser

https://youtu.be/4Flngmwnsuk

• Sosiale media
• Webside

• Sammenligning artikler

Når du har undersøkt alle programvarene, og vet hva du vil prøve ut, da er det på tide og lage en gratis prøveperiode.

Lag gratis prøveperiode kontoer og prøv ut funksjonene

Etter du har valgt ditt emne, er det på tide og lage en gratis prøveperiode. Vi anbefaler at du prøve ut alle nøkkel funksjonene og blir så kjent med dem som mulig. Prøv å:

• Tilkoble flere e-postadresser med din laginnboks
• Sett opp integrasjoner
• Inviter agenter/e-poste brukere til din programvare
• Lag avdelinger for ditt IT, markedsføring og salgs lag
• Sett opp automatiske regler for å finne den perfekte arbeidsflyten
• Sett opp e-post maler for kritiske e-poster

Mens du tester alt, lag notater om hva du liker og hva du ikke liker. Du vil fort se hvilken e-post plattform som er mest tunet med dine behov. Vis din gratis prøveperiode slutter for fort og du ønsker ekstra tid til og teste alle funksjonene, ikke nøl med og ta kontakt med kundestøtte.

De fleste e-postadministrerings programvare leverandørene vil bli mer en gald for å forlenge din prøveperiode med et par uker.

Fornøyde kunder er de beste kundene

Vi tilbyr portner migrasjons tjeneste fra de fleste populære løsningene.

View more

Avtal en demo/snakk med en salgsleder

Vis du ikke klarer og bestemme deg mellom to e-postadministrerings programvarer, avtal en demo og snakk med salgslederen. Presenter en liste over hva du ønsker og oppnå, spør spørsmål, og lag notater av servicen du får.

Generelt, kan din salgsleders oppførsel være en god indikator på hvordan du vil bli behandler av leverandørens kundeservice lag når du er en betalt kunde. Vis du føler at de har kunnskap om deres produkt og klar til og hjelpe hele tiden, da kan du være sikker på at du gjør et godt valg.

Men, vis du føler at de ikke kan svare på dine spørsmål og at de ikke er oppriktig interessert i din suksess, bør du gå for en annet e-postadministrerings programvare.

Hva er en god pris for en e-postadministrerings programvare?

Dette er et vanskelig spørsmål å svare. De fleste e-postadministrerings programvarene er abonnement-basert, så du kan forvente og betale per måned. Men, hver e-postadministrerings programvare er forskjellig i hva de tilbyr når det kommer til funksjoner, integrasjoner og agen seter.

Når vi ser på troverdige anmeldelse sider kan vi se at en normal pris er mellom $15- $39 per agent per måned.

Vis denne prisen er får høy for deg, tenk på å prøv et gratis e-postadministrerings verktøy.

Hva er en god gratis e-postadministrerings programvare?

Selv om gratise e-postadministrerings verktøy er utbredt, er de mer limitert når det kommer til funksjoner.

Ikke for å tute med våres eget horn, men LiveAgent tilbyr en ganske bra gratis e-postadministrerings plan som fortsatt tilbyr en stort antall gratise funksjoner. For eksempel tilbyr LiveAgent:

• 1 e-postadresse integrasjon
• Grunnleggende rapportering
• Kunnskapsbase administrering
• En 7-dagers billett historie
• 1 chat knapp og 1 telefonnummer integrasjon
• E-post sammenslåing og deling
• Tilpasset CRM billett felt
• Oppgavebehandling
• Koder
• Private notater
• E-post overføringer
• Flere e-post faner
• 24/7 kundestøtte

{ “@context”: “https://schema.org”, “@type”: “FAQPage”, “mainEntity”: [{ “@type”: “Question”, “name”: “Hva er e-postadministrerings programvarer?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “E-post administrerings programvarer er et verktøy som brukes for å håndtere store mengder av innkommende e-poster. Programvaren administrerer e-poster gjennom et billettering system som lager en unik identifikator for hver billett kjent som en billett ID. Programvaren tildeler da hver e-post til en spesifikk agent eller avdeling basert på forhåndsdefinerte arbeidsflyt regler.” } }, { “@type”: “Question”, “name”: “Hva er forskjellen mellom en e-post klient/webpost og e-postadministrerings programvarer?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Webposter og e-post klienter er mindre avanserte og gir færre funksjoner. I deres kjerne, var webposter og e-post klienter laget for personlig bruk, mens e-postadministrerings programvarer var laget for entreprenører, bedrifter og organisasjoner som får et stort antall e-poster og trenger hjelp med og administrere dem. .” } }, { “@type”: “Question”, “name”: “Hvem drar nytte av å bruke e-post administrerings programvarer?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “E-postadministrerings programvarer kan være en fordel for alle som svarer på mange e-post hver dag. Om du skulle være et en-manns lag eller en stor bedrift, er en e-postadministrering løsning noe du må ha. Mange rapporter har bekreftet at det å bruke e-post støtte programvarer har økt produktivitet, redusert stress nivå og til syvende og sist sparer tid og penger” } }] }