Forhåndsdefinerte svar-funksjoner
Øk effektiviteten i kundeservice med LiveAgents forhåndsdefinerte svar! Lag lengre, tilpassbare svar med vedlegg. Prøv gratis i dag!
5 min lesing
Predefined answers
Ticket Management
+1
Hva er standardiserte meldinger?
Standardiserte meldinger, også kjent som makroer, er forhåndsbestemte tekstsvar. De skrives på forhånd og kan distribueres med ett enkelt klikk eller tastetilslag. De brukes vanligvis til å svare på ofte stilte spørsmål.
Hvordan er standardiserte meldinger forskjellige fra forhåndsdefinerte svar?
Til tross for lignende formål er standardiserte meldinger og forhåndsdefinerte svar to separate funksjoner.
Forhåndsdefinerte svar skiller seg fra standardiserte meldinger på tre måter:
- Standardiserte meldinger kan bare lagre en kort tekstsekvens
- Når du oppretter et forhåndsdefinert svar, kan du definere emnet for en e-post
- Forhåndsdefinerte svar kan inneholde vedlegg
Hvem bruker standardiserte meldinger?
Standardiserte meldinger brukes generelt av kundeserviceagenter og teknisk supportrepresentanter. Selgere og markedsførere bruker dem også. Imidlertid kan alle som kommuniserer hyppig på nettet og leter etter en raskere måte å svare på spørsmål på, dra nytte av å inkorporere dem i arbeidsflyten sin. Når du utforsker hva en agent er, er det viktig å gjenkjenne deres rolle i billettadministrasjonsprogramvare, der de håndterer og løser kundetickets.
Støtter LiveAgent standardiserte svar på alle kanaler?
LiveAgent-brukere kan svare på spørsmål med standardiserte svar på følgende kanaler:
- E-post
- Direktechat
- Tickets sendt via kundeportalen
- Forum
- Tilbakemeldinger og forslag
- Facebook Messenger
- Facebook-innlegg
- Viber
Hvordan opprette standardiserte svar
- Logg inn på LiveAgent.
- Klikk på Konfigurasjon (tannhjulikonet).
- Klikk på Automatisering.
- Klikk på Standardiserte meldinger.
- Klikk på Opprett melding.
- Gjør den standardiserte meldingen gjenkjennelig ved å definere et nøkkelord. Når du trenger meldingen, vil nøkkelordet gjøre det lettere å finne. For eksempel, hvis den standardiserte meldingen handler om fraktpolicyen din, kan nøkkelordet ditt være “frakt”.
- Skriv den standardiserte meldingen din.
- Velg hvilke avdelinger og agenter som skal kunne bruke den standardiserte meldingen.
- Klikk på Opprett.
Hvordan redigere standardiserte svar
- Logg inn på LiveAgent.
- Klikk på Konfigurasjon (tannhjulikonet).
- Klikk på Automatisering.
- Klikk på Standardiserte meldinger.
- Klikk på en eksisterende melding.
- Rediger meldingen etter dine ønsker.
- Klikk på Lagre.
Slette standardiserte meldinger
- Logg inn på LiveAgent.
- Klikk på Konfigurasjon (tannhjulikonet).
- Klikk på Automatisering.
- Klikk på Standardiserte meldinger.
- Finn meldingen du vil slette.
- Klikk på Søppelkasse-ikonet på høyre side av meldingen.
- En bekreftelsesboks vil dukke opp. Bekreft valget ditt ved å klikke på Ja.
Eksempler på standardiserte svar
LiveAgent lar deg opprette et ubegrenset antall standardiserte meldinger, noe som optimaliserer kommunikasjonen og gjør det til den beste billettadministrasjonsplattformen for virksomheten din.
Standard systemmeldinger inkluderer:
- Kan jeg hjelpe deg med noe annet?
- Kan du gi meg kontakt-e-postadressen din?
- Har du noen andre spørsmål jeg kan hjelpe deg med?
- Kontakt oss gjerne for mer informasjon eller hjelp
- Hei, min kollega avslutter skiftet sitt, så jeg tar over denne samtalen. Vær så snill og gi meg et øyeblikk for å komme ajour.
- Ha en fin dag.
- Hvordan kan jeg hjelpe deg?
- Jeg beklager de sene svarene mine, men jeg har flere klienter på nettet.
- Jeg skal gjøre mitt beste for å hjelpe deg.
- Jeg skal lukke denne chatten; kontakt oss igjen hvis du har noen andre spørsmål. Takk.
- Hvis du har noen andre spørsmål, vennligst gi oss beskjed.
- Takk for forståelsen.
- Vær så god.
Dette er imidlertid bare utgangspunktet (spesielt for direktechat-samtaler). Du kan opprette et ubegrenset antall egendefinerte meldinger som er bedre egnet for e-post, sosiale medier, meldingsapper eller kunnskapsbase-svar.
Hvilke typer standardiserte meldinger bør jeg opprette?
Standardiserte meldinger er der for å hjelpe deg. De bør være et verktøy som gjør kommunikasjonen enkel. Derfor, for å bestemme hvilke typer meldinger du bør opprette, tenk på hvilke typer spørsmål og forespørsler du svarer på daglig.
Hvis du ikke kan tenke på de vanligste spørsmålene, bla gjennom kundesupportprogramvaren din. Sjekk tidligere direktechat, e-post, sosiale medier og kunnskapsbase-tickets for å bestemme hvilke fraser som vil være mest nyttige å legge til i listen over standardiserte meldinger.
Når du oppretter meldingene dine, må du gi hver respons et relevant nøkkelord, slik at det er lettere å finne når listen blir for lang til å vise alle tilgjengelige meldinger.
Hvordan kan du dra nytte av å implementere standardiserte meldinger i arbeidsflyten din?
Standardiserte svar er fordelaktige for både kunder og agenter. De kan øke tilfredsheten, lønnsomheten og produktiviteten.
Raskere responstider og større kundetilfredshet
Takket være standardiserte svar kan kundene dine motta svar på spørsmålene sine på få sekunder. Å tilby rask og effektiv service vil skille virksomheten din fra konkurrentene og holde kundene dine lojale og tilfredse.
Forbedret agenteffektivitet
Standardiserte svar gjør det mulig for supportagenter å løse flere forespørsler på mindre tid. La oss for eksempel si at gjennomsnittlig agent kan svare på ti tickets per time. Med standardiserte svar i blandingen, bør de svare på enda flere forespørsler siden mengden skriving de må gjøre reduseres betydelig.
Agenter er mindre sannsynlig å få utbrenthet
Å svare på kundesp spørsmål på individuell basis blir alltid satt pris på, men er ikke særlig effektivt. Å skrive det samme svaret gjentatte ganger er ikke bare kjedelig, men kan også forårsake agentutmattelse.
De fleste kundeserviceagenter ønsker å føle at jobbene deres betyr noe og gjør en forskjell. Ved å skrive det samme svaret om og om igjen, kan de bli lei, frustrert og være mindre oppmerksom på detaljer.
Imidlertid, ved å implementere standardiserte svar, kan de raskt løse vanlige spørsmål (ofte stilte spørsmål) og gå videre til andre mer utfordrende forespørsler som krever kritisk tenkning. Som sådan er bruk av standardiserte meldinger den beste måten å forhindre agentutbrenthet på og sikre at agentene dine forblir engasjert og fornøyd med jobbene sine.
Kunnskapsbase-ressurser
Oppdag hvordan standardiserte meldinger kan forbedre supportspillet ditt. Lær alt om det ved å sjekke ut kunnskapsbase-artiklene, blogginnleggene og akademiet vårt, og ordlistesidene.
- Hvorfor standardiserte meldinger er viktige og hvordan du bruker dem
- Hvordan opprette og bruke standardiserte meldinger i LiveAgent
- Standardisert svar (Forklart)
- Standardiserte meldinger: Hurtigstartveiledning
- Forhåndsdefinerte svar – Funksjonsside
Klar til å svare på ofte stilte spørsmål med ett enkelt klikk?
Maksimer agenteffektiviteten ved å opprette standardiserte meldinger for hvert ofte stilte spørsmål du mottar. Prøv det i dag med vår 30-dagers gratis prøveperiode . Ingen kredittkort kreves.
