E-post-videresending

E-post-videresending brukes også til å omdirigere e-poster til en spesifikk e-postadresse. Dette er nyttig for forretningsfolk som har flere e-postkontoer. En personalisert e-postadresse kan gis til ulike klienter. Det forhindrer overbelastning av e-poster i postboksen.

E-post-videresending kan også være nyttig når en melding må nå mange mennesker over tid. Meldingen kan finne veien til mottakerne etter at forfatteren trykker send. Det er en flott måte å holde dine ansatte og kolleger informert uten mye ekstra innsats.

E-post-videresending i help desk-programvare refererer til den automatiserte prosessen med å omdirigere e-poster mottatt på en utpekt e-postadresse til en annen spesifisert e-postadresse. Denne prosessen hjelper til med å sentralisere kommunikasjonen, konvertere e-poster til billetter og administrere kundeinteraksjoner mer effektivt.

Hvordan fungerer e-post-videresending?

E-post-videresending fungerer gjennom konfigurasjonen av e-postservere. Når en e-post sendes til en utpekt adresse, behandler serveren regler som omdirigerer e-posten til en annen spesifisert adresse. Denne prosessen kan illustreres gjennom følgende trinn:

Konfigurasjon

Det første oppsettet innebærer å definere videresendingsregler på e-postserveren. Disse reglene spesifiserer kildens e-postadresse og måladressen som e-poster skal videresendtes til.

Behandling

Når en e-post mottas på kildeadressen, sjekker serveren for eksisterende videresendingsregler.

Omdirigering

Hvis en regel er til stede, videresender serveren automatisk e-posten til måladressen.

Levering

Den videresendede e-posten ankommer målinnboksen, som om den ble sendt direkte til den adressen.

Denne prosessen kan integreres med help desk-systemer for å konvertere e-poster til supportbilletter automatisk. For eksempel bruker systemer som Zendesk eller LiveAgent e-post-videresending til å opprette unike e-postadresser for hver kunde, og konverterer innkommende e-poster til billetter som kan administreres innenfor systemet.

Fordeler med e-post-videresending

Strømlinjeformet kommunikasjon

E-post-videresending letter sentraliseringen av kommunikasjonen, noe som gjør det mulig å administrere flere e-postkontoer eller adresser fra en enkelt innboks. Dette er spesielt nyttig for bedrifter som administrerer flere avdelinger eller team, hver med sin egen e-postadresse.

Forbedret kundesupport

I help desk-miljøer er e-post-videresending kritisk for effektiv kundesupport. Ved automatisk å konvertere e-poster til billetter, kan supportteam sikre at ingen forespørsel blir ubesvart og at hver billett blir dirigert til det mest kvalifiserte teammedlemmet for løsning.

Forbedret produktivitet

Administrering av e-poster gjennom et sentralisert system reduserer tiden brukt på å bytte mellom ulike e-postkontoer. Denne konsolideringen forbedrer produktiviteten ved å la supportagenter fokusere på å løse billetter i stedet for å administrere e-postlogistikk.

Integrasjon med CRM og salgsprogramvare

E-post-videresending kan integreres med Customer Relationship Management (CRM)-systemer og salgsprogramvare, noe som sikrer at kundeinteraksjoner spores og administreres effektivt. Denne integrasjonen støtter effektiv leadbehandling og forbedrer salgsprosesser ved å gi en fullstendig oversikt over kundeinteraksjoner.

Beste praksis for e-post-videresending

Definer klare videresendingsregler

Klart definerte videresendingsregler er essensielle for å sikre at e-poster blir dirigert til riktige mottakere. Disse reglene bør spesifisere hvilke e-poster som skal videresendtes og til hvem, noe som sikrer at viktige meldinger når de riktige personene eller avdelingene.

Gjennomgå og oppdater innstillinger regelmessig

Videresendingsinnstillinger bør gjennomgås og oppdateres regelmessig for å gjenspeile eventuelle endringer i organisasjonsstruktur eller e-poststyringstrategier. Denne praksisen sikrer at videresendingsregler forblir nøyaktige og effektive.

Unngå videresendingssløyfer

Det bør tas forholdsregler for å unngå å opprette videresendingssløyfer, der en e-post videresendtes frem og tilbake mellom adresser på ubestemt tid. Slike sløyfer kan forstyrre kommunikasjonen og føre til leveringsproblemer.

Vurder personvern og sikkerhet

Når du videresender e-poster, spesielt de som inneholder sensitiv informasjon, er personvern og sikkerhetshensyn av største betydning. Sikre at videresendede e-poster er tilgjengelige bare for autoriserte personer og at de er i samsvar med relevante personvernforskrifter.

E-post-videresending i help desk-systemer

LiveAgent tilbyr en universell innboks som integrerer e-post-videresending med billettopprettelse. Denne funksjonen lar agenter administrere e-poster, live chat, anrop og sosiale medier-meldinger fra ett enkelt grensesnitt, noe som forbedrer effektiviteten av kundesupportoperasjoner. I LiveAgent konfigureres e-post-videresending ved å integrere innkommende e-postkontoer, noe som muliggjør øyeblikkelig henting av e-poster når de ankommer innboksen, og tilbyr sanntidsbillettopprettelse og administrasjon.